В последние годы бизнес стал более динамичным и разнообразным. Операции стали мобильными - рабочие группы теперь разбросаны по всему миру и работают на ходу.

Независимые поставщики программного обеспечения ответили новым поколением программного обеспечения для управления проектами, которое пытается предложить более высокую функциональную сложность при минимальной сложности.

Руководители проектов и члены команд теперь имеют на выбор широкий спектр решений PM - начиная с упрощенного управления задачами и заканчивая полностью профессиональными пакетами.

Вот три ключевых совета, которые следует учитывать перед выбором приложения для управления проектами.

1) Случайное и профессиональное управление проектами

Прежде всего, спросите себя, насколько полно и функционально должно быть решение PM для вашего конкретного бизнес-кейса?

Используйте шкалу ABC.

«A» означает простое управление задачами и подходит для планирования отдельных действий. Цель здесь - отслеживать конкретные задачи или списки дел.

«B» относится к групповым инструментам, которые включают в себя назначение задач, отслеживание хода выполнения и отчетность. Эти инструменты работают для автоматизации небольших маркетинговых, кадровых и административных проектов - проектов, которые требуют группового взаимодействия, но не являются критически важными для бизнеса.

«C» включает в себя все полнофункциональные комплекты управления проектами для профессиональных и критически важных для бизнеса мероприятий по управлению проектами (таких как услуги системной интеграции или консалтинг). Эти предложения имеют широкую функциональность, включая назначение задач, распределение ресурсов, планирование бюджета, выставление счетов, и часто могут включать объем управления портфелем, необходимый для поддержки PMO. В зависимости от отрасли - скажем, строительства - функциональные возможности также могут быть в значительной степени сосредоточены на управлении ресурсами и активами, а также на интеграции с ERP и системами подачи заявок.

2) Барьеры реализации

Второй момент, который следует учитывать перед выбором системы управления проектами, - это препятствия, которые вам, возможно, придется преодолеть после покупки.

Например, вам нужно будет спланировать ожидаемый уровень сопротивления со стороны вашей команды, если им придется применять другое программное обеспечение в своей повседневной работе. Или вам нужно будет предвидеть другое серьезное препятствие, такое как проблемы с переносом данных.

Внедрение программного обеспечения может привести к необходимости проведения нескольких длительных и дорогостоящих учебных занятий и, что еще более тревожно, к снижению общей производительности. Если ваша команда не полностью подключена к новой системе, вы можете столкнуться со сложным беспорядком, который просто добавляется поверх, а не заменяет текущие ручные процессы.

Миграция данных может стать серьезной проблемой для сценария «C» - с данными проекта, хранящимися в огромных объемах и множестве внешних систем, вы должны выделить достаточно времени для этого шага. Конечно, в сценариях «A» и «B» вам, возможно, даже не придется беспокоиться о синхронизации данных.

3) Сотрудничество

Существует два основных варианта развертывания: локальная установка или SaaS (программное обеспечение как услуга).

В приведенных выше сценариях «A» и «B» - с небольшими объемами данных и небольшим количеством высокоприоритетных проблем безопасности - версия облака / SaaS имеет наибольший смысл. Таким образом вы избежите проблем с обслуживанием оборудования, а также проблем с обновлениями и затратами на инфраструктуру.

С другой стороны, для критически важных для бизнеса сценариев управления проектами (как в «C») вашими приоритетами будут безопасность и доступность данных. Локальные решения предоставляют компаниям гораздо более высокие стандарты безопасности, и вы можете получать доступ к своим данным (и хранить их) на месте.

Какие еще соображения вы бы добавили перед выбором программного обеспечения для управления проектами? Включите их в комментарии!