Вы тот человек, который составляет список в начале дня, а затем сокрушает его до захода солнца?

Или вы тот человек, который хочет быть таким человеком, но заканчивает большую часть дня горсткой незавершенных проектов, пропущенными сроками и электронными письмами, ожидающими ответов?

Давайте будем честными: все мы хотим быть похожими на людей из первого сценария, но большинство из нас постоянно ведет борьбу, чтобы не быть вторыми.

Что ж, у меня для тебя есть секрет.

«Как добиться успеха» - это не о том, чтобы быть сверхчеловеком. Речь идет о правильных инструментах и их эффективном использовании. Это больше Бэтмен, чем Супермен.

Чтобы делать вещи эффективно, как на работе, так и в личной жизни, вам нужна работающая система. А для менеджера проекта - по должности или случайно - организация и тайм-менеджмент являются важными навыками.

В конце концов, если вы не можете следить за своими приоритетами и расписанием, как вы можете руководить своей командой в этих областях?

Но просеивать тысячи приложений для повышения продуктивности или пытаться жонглировать проектами между десятком разных приложений на вашем телефоне контрпродуктивно. Итак, я провел для вас исследование и нашел пять приложений, которые вы можете начать использовать сегодня, чтобы упорядочить свой процесс «Приступая к делу».

Что такое процесс «Как добиться успеха»?

Если вы не знакомы с системой «Как сделать что-то», то вот краткое руководство: «Как добиться результата» - это философия продуктивности, основанная на одноименной бестселлере Дэвида Аллена.

С тех пор, как книга была впервые опубликована в 2001 году, движение «Приступая к делу» стало явлением: сертифицированные инструкторы работают по всему миру, а в 2008 году был проведен глобальный саммит.

Как и мантра Элвиса Пресли ( забота о бизнесе или TCB ), «Приведение в порядок вещей» сокращенно известно как GTD.

Систему GTD можно описать следующим образом: чем вы продуктивнее, тем меньше у вас будет стресса .

Другими словами, делайте больше за меньшее время, чтобы больше расслабляться.

Ключ к этому, согласно системе Аллена, состоит в том, чтобы расставить приоритеты для вашего почтового ящика, чтобы вы могли убрать беспорядок и сосредоточиться на своей задаче, одновременно перемещая незавершенные задачи в надежную очередь, пока они не станут вашей задачей.

В 2001 году эти инструменты все еще были физическими - настоящий картотечный шкаф и настольный календарь. Но в 2018 году вы можете получить доступ к версиям всех этих инструментов на своем телефоне.

Для некоторых людей наличие физического календаря или списка дел - их самый надежный способ организоваться, и это нормально.

Но с начала 2000-х технологии прошли долгий путь, и приложения никуда не денутся.

Инструмент GTD на вашем смартфоне включает в себя такие функции, как автоматизация и совместная работа, с которыми ваш старый надежный блокнот или календарь-ежедневник просто не может конкурировать, и он может сэкономить ваше рабочее время и деньги и помочь вашей команде оставаться на связи.

5 приложений GTD для экономии времени и снижения стресса

Сосредоточившись на пяти ключевых инструментах системы GTD - почтовый ящик, мусорная корзина, файловая система, контрольный список и календарь - мы придумали пять вариантов ниже, которые охватывают все шаги GTD.

Я выбрал эти варианты после прочтения нескольких досок объявлений GTD, чтобы увидеть, что рекомендуют и что используют настоящие практики. Эти пять инструментов возникали снова и снова. Некоторые из них предназначены только для iOS (в конце концов, пользователей Apple довольно много), но я также включил кроссплатформенные варианты, чтобы охватить всех.

Приложения перечислены в алфавитном порядке.

1. G Suite

Android | iOS

Почтовый ящик Gmail вместе с экосистемой приложений G Suite ( Источник )

Система GTD начинается с почтового ящика, а G Suite - дружественная к GTD экосистема - включает в себя небольшую программу под названием Gmail. Возможно, вы слышали об этом: это единственный в мире самый популярный кроссплатформенный почтовый клиент .

Оттуда вы можете архивировать старые электронные письма или хранить их в отсортированных папках для текущих проектов, к которым вам нужно вернуться.

В G Suite также есть Документы Google (или Keep) для заметок и составления контрольных списков, а также Календарь Google для отслеживания расписания вашей команды. Сотрудничество - это сильная сторона G Suite: участники команды могут комментировать все, от документов до таблиц и презентаций, и отвечать на них. И, конечно же, все интегрировано.

Это почти похоже на то, что Google создал G Suite с учетом GTD .

2. Задачи Microsoft

Android | iOS

Microsoft To-Do на ноутбуке и iPhone ( Источник )

Если вы уже знакомы с приложениями GTD и вам интересно, почему Wunderlist (любимое немецкое приложение для управления задачами) нет в этом списке, то это потому, что Microsoft купила Wunderlist в 2015 году и пообещала заменить его Microsoft To-Do.

По состоянию на лето 2018 года Wunderlist все еще существует, но генеральный менеджер Microsoft To-Do Ори Артман сказал в 2017 году: «Как только мы убедимся, что включили лучшее из Wunderlist в Microsoft To-Do, мы выйдем на пенсию. Wunderlist ».

Хорошая новость заключается в том, что, как сказал Артман, Microsoft пообещала включить все лучшие функции Wunderlist (такие как бесплатная версия, совместная работа, кроссплатформенная функциональность, уведомления и подзадачи) в To-Do.

To-Do также включает отличительную функцию My Day, которая позволяет пользователям вытащить несколько задач из своего бэклога, чтобы сосредоточиться на решении этого дня. Если вы энтузиаст управления проектами Agile , вам понравится эта функция.

3. OmniFocus

iOS

OmniFocus работает на iPhone ( Источник )

OmniFocus доступен только на устройствах iOS, поэтому, если вы не являетесь пользователем Apple, можете сразу перейти к пятой позиции. Если вы являетесь пользователем Apple, ищущим приложение GTD, вам стоит внимательно изучить OmniFocus.

Жертвуя сверхпростотой в пользу мощности, OmniFocus добавляет немного веса в отдел функций для пользователей, которые не возражают против небольшого беспорядка в пользовательском интерфейсе в обмен на несколько дополнительных функций.

Последнее обновление - OmniFocus 3 , выпущенное весной 2018 года, - включает новые функции, такие как автоматизация, теги и пакетное редактирование. Если вы действительно серьезно относитесь к GTD, вам понравится, как OmniFocus был построен специально на основе GTD , направляя пользователя от почтового ящика к обработке и делегированию организации к действию и проверке.

Имейте в виду, что совместная работа не является сильной стороной OmniFocus, который предназначен для отдельных пользователей (у разработчика есть другой продукт, OmniPlan , для командных проектов). Если ваши проекты требуют совместной работы, вам понадобится отдельный инструмент .

4. Вещи

iOS

Представление списков в приложении "Вещи" ( исходный код )

Приложение с любопытным названием «Things» началось как программа для Mac немецким стартапом Cultured Code в 2007 году и фактически было одним из первых приложений, выпущенных для iPhone, когда в 2008 году был запущен App Store.

Вещи остались верны Apple, помогая запустить iPad и Apple Watch с обновленными версиями популярного приложения для повышения производительности. Он выиграл престижную премию Apple Design Award в 2009 и 2017 годах и сейчас находится в третьем поколении: «Things 3» был выпущен в мае 2017 года.

Как Вещи сохраняются более десяти лет, приобретая новых учеников каждый год? Рецензенты считают, что минималистичный дизайн хорошо сочетается с экосистемой Apple, а приложение имеет достаточно функций - входящие, файловую систему, список дел, календарь - чтобы полностью реализовать вашу систему GTD без посторонних функций, отвлекающих вас.

В то время как OmniFocus выделяется возможностями настройки и глубины функций, Things выделяется своей простотой и минималистичным дизайном. Как и OmniFocus, Things также исключает совместную работу, поэтому вы можете использовать его для решения своих задач, но вам понадобится еще один инструмент, чтобы вовлечь свою команду.

5. Todoist

Android | iOS

Взгляд Todoist на день без задач ( разве это не было бы хорошо?), Работающий в браузере ( Источник )

Если последние два приложения показались вам идеальными, но у вас нет устройства Apple, вам повезло. Todoist использует лучшие элементы OmniFocus и Things и предоставляет их в кроссплатформенном пакете. У него даже есть версия для браузера.

Начиная с 2007 года (приложение было создано боснийским беженцем Амиром Салихефендичем, чтобы он мог организовать свои собственные проекты), Todoist собрал пять миллионов пользователей (это на полпути к Flintstones Vitamins )!

Что отличает Todoist от других? Он имеет бесплатную опцию, он включает инструменты для совместной работы (в отличие от OmniFocus и Things, которые предназначены для одного пользователя) и имеет уникальную функцию геймификации, вознаграждающую пользователей «кармой» за выполнение задач.

Он также имеет все функции, необходимые для реализации оптимизированного процесса GTD. Но, пожалуй, самая сильная сторона Todoist заключается в том, что вы можете использовать его на любом устройстве с браузером.

Какие ваши любимые приложения GTD?

Вот и все. Я надеюсь, что эти приложения помогут вам избавиться от лишнего мусора. Помните, что каждому нужно адаптировать свою систему. Так что попробуйте несколько из них, если вам нужно, и посмотрите, что прилипнет.

Какие ваши любимые приложения GTD? Делитесь ими в комментариях!