Все проекты - это работа, но не вся работа - это проект.

Я чувствую вашу боль: вы переросли электронные таблицы и устали пытаться сотрудничать по электронной почте.

Вы обратились в Google за помощью в поиске автоматизированного инструмента, но вместо того, чтобы найти решение, вы столкнулись со страницами и страницами списков продуктов, продаваемых как программное обеспечение для управления проектами , все они сильно различались по функциональности и цене.

Все ли они служат одной цели? Как узнать, какой инструмент вам действительно нужен? Ответ заключается в понимании разницы между проектом и работой.

Эти знания позволяют вам лучше оценивать свои собственные потребности и позволяют оценивать продукты на предмет того, чем они являются на самом деле , а не того, как их продают продавцы.

Мы рассмотрим это объяснение в серии из двух частей. В этой статье мы объясним разницу между проектами и работой и рассмотрим, когда вам следует использовать программное обеспечение для управления проектами по сравнению с инструментом управления работой.

В нашей следующей статье мы немного углубимся в управление работой и расскажем, как выбрать правильное решение для управления работой в соответствии с вашими потребностями.

Что такое проект? (А что еще?)

Проекты - это мероприятия, которые привязаны ко времени (имеют конец), производят уникальный результат / результат и выполняются в соответствии с согласованными ограничениями (например, объем, сроки, бюджет / ресурсы).

Все остальное - работа, а не проект. Эти усилия включают:

• Обычная деятельность (например, ответы на электронную почту, ежедневные задачи, текущая работа)
• Общение / сотрудничество с коллегами
• Специальные запросы, не требующие больших усилий
• Управление процессом

И хотя эта внеплановая работа не является проектом, ею все же нужно управлять.

Почему важно проводить различие между проектами и другими рабочими усилиями?

Важно отличать проекты от работы по нескольким основным причинам:

• Таким образом, вы знаете, какую степень контроля, надзора и уровень процессов управления проектами следует применять к инициативе.
• Итак, вы знаете, какой тип программного обеспечения лучше всего поддерживает ваши усилия.

Небольшие единицы работы, требующие минимальных усилий, не требуют такой же строгости и применения процессов управления проектами, как проекты. Обременение таких инициатив такой степенью надзора и контроля может вызвать ненужные узкие места, затянуть сроки и перегрузить ключевые ресурсы.

И если вы не знаете, как отличить инструменты управления проектами от инструментов управления работой, вы рискуете заплатить за функции, которые вам не нужны и которые вы не будете использовать.

В нашем отчете о пользователях программного обеспечения PM за 2019 год 38% респондентов заявили, что не используют функциональные возможности диаграммы Ганта (используемые для планирования проектов) в своем решении PM. Это значительное количество пользователей, которые переплачивают за решение PM, хотя им следовало бы вместо этого использовать инструмент управления работой.

Вот где это становится сложным: из- за отсутствия лучшего слова термин «проект» широко применяется к большинству рабочих усилий, будь то стратегическая бизнес-инициатива с высоким риском / высокой доходностью или сдержанное совместное усилие, параллельное повседневной работе. сегодняшние обязанности.

Это проблематично по нескольким причинам:

1. Термин «проект» означает разные вещи для разных людей - в частности, технических бизнес-профессионалов и нетехнических бизнес-профессионалов (т. Е. Менеджера проекта по сравнению с общим руководителем группы). Эта изменчивость может вызвать недопонимание и путаницу. Проще говоря: вы не можете услышать «проект» и предположить, что это означает менеджеров проектов, уставы проектов, оценки рисков, заинтересованные стороны и т. Д. Вместо этого копните немного глубже, чтобы выяснить, является ли инициатива настоящим проектом или нет.
2. Теперь, когда термин «проект» используется для описания большинства рабочих усилий, программное обеспечение для управления проектами превратилось в более общий термин; он используется для обозначения ряда решений, от более легких инструментов управления задачами / работой до надежного программного обеспечения для управления портфелем. Фактически, большая часть того, что продается как «программное обеспечение для управления проектами», не предназначена для управления реальными проектами (инициативами с установленными сроками, объемом и бюджетом / ресурсами). Вместо этого большинство из них предназначены для управления задачами, расписаниями и командами, которые сгруппированы вместе для общей внеплановой работы.

В каких случаях использовать программное обеспечение для управления проектами и программное обеспечение для управления работой?

Используйте настоящее программное обеспечение PM, когда вы управляете реальным проектом, потому что вам нужен инструмент, способный управлять объемом, сроками и ограничениями бюджета / ресурсов и контролировать их. Вы должны отслеживать эти ограничения и сообщать об этих ограничениях заинтересованным сторонам, и это сложно сделать точно, если инструмент, который вы используете, не предлагает этих возможностей.

Если вам не нужно отслеживать тройные ограничения, значит, вы не управляете настоящим проектом и можете использовать любой тип программного обеспечения для управления работой, которое соответствует вашим потребностям (все, от личных списков дел и общих инструментов управления задачами до программного обеспечения для совместной работы. ).

Вот три способа отличить инструменты управления проектами от инструментов управления работой:

• Как он используется / для чего предназначен
• Функциональность
• Целевой конечный пользователь

Важно отметить, что функции PM и инструментов управления работой часто частично совпадают. Но если оно не предлагает планирование проекта - в частности, в отношении управления бюджетом и ресурсами - тогда это не формальное решение для управления проектами, и вместо этого оно попадет в категорию управления работой.

Как мне найти подходящие инструменты для моих нужд?

Во-первых, помните, что рынок управления проектами находится в движении, постоянно развивается, и что терминология для описания современных рабочих усилий и программных продуктов еще не пришла в норму.

Подумайте вот о чем: 20 лет назад проекты были формализованными стратегическими бизнес-инициативами, которые выполнялись почти исключительно сертифицированными менеджерами проектов, которые следовали традиционной методологии Waterfall.

В 2019 году, когда термин «проект» широко используется для описания почти всех рабочих усилий, нетехническим бизнес-пользователям поручаются ведущие инициативы так же часто (если не чаще), чем сертифицированным менеджерам проектов, и в течение первого года после Agile Манифест был придуман в 2001 году. Agile или гибридно-гибкие методы являются доминирующей методологией в большинстве организаций.

Поставщики не злонамеренно сеют путаницу, называя свои продукты «программным обеспечением для управления проектами», если они не предназначены для управления правильно обозначенными проектами. Скорее, большинство из них находятся между камнем и наковальней, называя свое программное обеспечение тем, чем оно является, в отличие от того, что большинство нетехнических бизнес-пользователей ищут в Интернете.

Итак, как пройти через жаргон и найти подходящие инструменты для своих нужд?