Как выбрать подходящее программное обеспечение для управления работой

Все проекты - это работа, но не вся работа - это проект (часть 2).

В нашей последней статье мы разобрали разницу между «проектами» и нестандартной «работой» - например, повседневными задачами, сотрудничеством с коллегами, низкими усилиями и / или специальными запросами с низким уровнем риска и т. Д. - отметив, что в то время как этот тип работы не требует строгого формального управления проектом , им все равно нужно управлять.

Войдите в программу управления работой!

Если вы услышали сверчки вместо хлопков после этого входа, вы не одиноки. Существует много путаницы в том, что такое программное обеспечение для управления работой и чем оно отличается от программного обеспечения для управления проектами. Мы здесь, чтобы это прояснить.

В этой статье мы объясним, что такое программное обеспечение для управления работой, и рассмотрим варианты использования различных типов инструментов управления работой. Цель? Поиск подходящего инструмента для ваших нужд.

Быстрый обзор программного обеспечения для управления работой

Возможно, вы слышали, как программное обеспечение для управления работой упоминается под разными именами, в том числе:

• Инструменты для совместной работы на рабочем месте
• Программное обеспечение для управления командой
• Инструменты повышения производительности команды
• Социальное программное обеспечение
• Инструменты для социального сотрудничества

Вы заметите, что здесь повторяются несколько ключевых тем: команды и сотрудничество.

Это связано с тем, что целевая аудитория программного обеспечения для управления работой - это нетехнические бизнес-профессионалы и работники умственного труда, и важнейшая цель этих инструментов - облегчить сотрудничество между пользователями.

Ключевые особенности включают:

• Управление задачами
• Сотрудничество
• Отчетность и аналитика
• Управление документами / контентом
• Управление рабочим процессом

Функции программного обеспечения для управления работами и управления проектами частично совпадают ; Ключевое отличие состоит в том, что инструменты управления проектами включают планирование и отслеживание проекта и предназначены для управления тройными ограничениями проекта (объем, сроки и бюджет). Инструменты управления работой не обеспечивают такой степени контроля.

Примеры использования программного обеспечения для управления работой

Согласно Gartner, инструменты управления работой подходят для ситуаций, когда работа не может быть строго спланирована и где точный порядок задач не определен ( полный отчет доступен клиентам Gartner ).

Этот тип работы более распространен в определенных ролях и отраслях, чем в других, часто где работа является более совместной, требующей творческого решения проблем, а не подробной последовательности инструкций и соблюдения строгих рабочих процессов.

Сценарии использования инструментов управления работой включают:

• Консультации
• Маркетинг
• Координация мероприятий
• Управление в чрезвычайных ситуациях
• Исследовательская работа
• Разработка стратегии

4 категории программного обеспечения для управления работой

Вот как Gartner разбивает различные категории программного обеспечения для управления работой ( полный отчет доступен клиентам Gartner ) :

1. Личный список дел

Онлайн-версия списка дел, рассчитанная на человека. Примеры включают: Any.do , Todoist , Wunderlist .

• Легко использовать
• Рентабельность ( множество бесплатных опций )

• Ограниченная функциональность
• Нацелено на человека, а не на команду

2. Совместное управление задачами / работой

Действует как централизованное рабочее пространство; предназначен для команд; позволяет пользователям назначать задачи, отслеживать рабочие усилия и сотрудничать / общаться вокруг этих усилий. Примеры включают: Asana , Basecamp и Trello .

• Повышает прозрачность и подотчетность
• Возможности отслеживания позволяют получить представление о производительности пользователя / команды

• Наиболее ценно при использовании вместе со стандартизованными процессами
• Не предназначен для управления настоящими проектами; Отсутствует возможности планирования проектов, отслеживания проектов, управления ресурсами и бюджетом.

3. Инструменты для совместной работы

Предоставляет общую платформу, которая позволяет нескольким пользователям общаться и координировать свои действия посредством обмена файлами, видеозвонков и обмена сообщениями. Примеры включают: Slack , Yammer и Confluence .

• Оптимизирует общение и сотрудничество
• Часто поставляются со встроенной интеграцией в инструменты управления задачами и проектами.

• Требуется соглашение о том, как использовать (например, план коммуникации и иерархия инструментов)
• Может иметь неприятные последствия и снизить производительность вашей команды

4. Гибкие инструменты

Как правило, специфично для групп разработчиков программного обеспечения, обеспечивает совместное рабочее пространство для выполнения и отслеживания задач на каждом этапе жизненного цикла разработки. Примеры включают: Leankit , Pivotal Tracker и SpiraTeam .

• Повышает прозрачность и подотчетность
• Оптимизирует общение и сотрудничество

• Часто узкоспециализированный
• Наиболее ценно при использовании вместе со стандартизованными процессами

Как найти подходящее программное обеспечение для управления работой, отвечающее вашим потребностям

Теперь, когда у вас есть представление о том, как разные инструменты используются для разных целей, вот ваши следующие шаги:

• Проанализируйте потребности конечных пользователей и определите, какие функции необходимы, а какие есть. В зависимости от требуемых функций вы сможете ответить на вопрос: «Нужен ли мне автономный инструмент только для управления задачами или совместной работы или полнофункциональное решение для управления работой?»
• Создайте короткий список продуктов на основе функциональности и требований команды (облачные, локальные, предложения по обслуживанию клиентов и т. Д.). Вы можете использовать наш каталог и фильтровать список продуктов по функциям, которые вы ищете.
• Проверяйте продукты, спрашивая продавцов, кто их целевой пользователь и предлагают ли они вам дополнительные функции.
• Сузьте свой список (от трех до пяти продуктов), продемонстрируйте продукты и оцените их.
• Купите инструмент, который лучше всего соответствует вашим потребностям.

Чтобы получить дополнительные советы о том, как получить максимальную отдачу от инвестиций в программное обеспечение, не забудьте подписаться на наш блог .