Поскольку удаленная работа становится больше реальностью, чем преходящей тенденцией, менеджерам проектов потребуются новые стратегии для управления виртуальными командами.

Когда я начинаю писать эту статью, сидя в своей гостиной, я представляю, как жизнь миллионов работающих людей, таких как я, внезапно изменилась из-за COVID-19. Каждый из нас по-своему стал практиком управления виртуальными проектами: проводим ежедневные встречи в режиме онлайн, проверяем комментарии в командных чатах на предмет обновлений работы и подтверждаем свое ежедневное расписание в цифровых календарях.

Хотя хорошо быть частью команды, которая отлично умеет работать виртуально, иногда мне все же не хватает того, чтобы подойти к коллеге, чтобы прояснить сомнения или просто поговорить о следующей корпоративной вечеринке. Я знаю, что это всего лишь отвлекающие факторы, которые со временем утихнут, но облегчит ли это задачу моему менеджеру, который управляет командой из 20 человек и координирует несколько проектов каждый день?

Нет, это станет еще сложнее, потому что удаленная работа не исчезнет, ​​и новое поколение, которое заменит многих из нас на рабочих местах, будет требовать ее как части корпоративной культуры, а не как удобного преимущества. Поколение Z - те, кто родился в период с середины-конца 1990-х до начала 2010-х годов - сильно отдает предпочтение удаленной работе, и Gartner заявляет, что к 2030 году это предпочтение увеличит спрос на 30% ( полный контент доступен только клиентам Gartner ) .

Итак, если вы менеджер проекта, руководитель группы, руководитель группы или кто-то в этом роде, вы должны быть готовы справиться с тем, что вам предстоит. Мы подробно остановились на трех наиболее распространенных проблемах управления виртуальными проектами и стратегиях их решения.

Проблема №1: неэффективное общение

Коммуникация - это проблема для виртуальной команды, поскольку у них нет возможности взаимодействовать со своими коллегами или руководителями так часто, как это могла бы сделать совместная команда. Это может привести к тому, что члены команды будут чувствовать себя разобщенными, что приведет к плохому общению внутри команды.

В результате важную коммуникацию по проекту можно упустить, не обязательно из-за пренебрежения со стороны сотрудников, а потому, что каналы и процессы коммуникации не способствуют управлению виртуальным проектом.

Как это преодолеть

Как менеджер, вы должны стремиться облегчить общение, создавая среду информационной прозрачности и предоставляя команде нужные средства коммуникации.

Обеспечение информационной прозрачности: для управления виртуальной командой необходимо удвоить усилия, чтобы каналы коммуникации оставались открытыми. Это означает, что вам следует чаще общаться с членами команды, поощряя их задавать вопросы о рабочих процессах и совместно находить решения для узких мест и проблем.

Вы также должны обсудить слабые и сильные стороны членов команды во время встреч и соответственно распределить проекты. Наконец, должны быть инициативы, такие как одноранговые соединения, для развития навыков и обмена знаниями.

Empower команд с правильными инструментами: В то время как электронная почта является распространенным инструментом для командной связи, вы должны смотреть за ним и включают в себя такие инструменты, как веб - конференций программного обеспечения , онлайн доски программное обеспечение и средства обмена мгновенными сообщениями по укреплению команды связи.

Например, инструменты веб-конференции и интерактивной доски могут помочь членам вашей команды проводить онлайн-встречи и проводить мозговой штурм по проектам. С другой стороны, приложение для обмена мгновенными сообщениями позволит членам команды напрямую связываться друг с другом и обсуждать проекты.

Проблема № 2: Неясные ожидания команды

Поскольку общение является проблемой, менеджерам часто трудно донести свои ожидания до виртуальной команды. С другой стороны, командам трудно объяснить путаницу вокруг своих ролей и обязанностей.

Из-за нечеткого представления о целях и действиях наступает неэффективность, поскольку люди начинают следовать различным процессам для выполнения аналогичной работы. Кроме того, возникнут конфликты из-за фундаментального непонимания ключевых результатов проекта.

Как это преодолеть

Чтобы убедиться, что у всех есть четкое представление об общей цели проекта, сформулируйте четкие рекомендации по ожидаемому поведению команды и проводите частые встречи, чтобы прояснить командные роли и обязанности.

Регулярно информируйте команду об их обязанностях: вам необходимо регулярно обсуждать, чего вы ожидаете от членов своей команды. Это включает в себя повторение индивидуальных обязанностей и того, насколько важна каждая из них для достижения долгосрочных бизнес-целей, а также краткосрочных результатов.

В начале нового проекта четко спланируйте график и наметьте объем работы, которую каждый участник должен выполнять каждый день. Наконец, проводите виртуальные встречи команды специально для выяснения того, правильно ли члены команды соответствуют своим ролям.

Определите и примените передовые методы удаленной работы: при управлении виртуальной проектной группой очень важно предложить удаленной команде четкие рекомендации. Вы можете организовывать онлайн-встречи для достижения консенсуса по таким темам, как предпочтительные каналы связи, ожидаемое поведение (например, оставаться доступным на платформах для обмена сообщениями) и методы совместной работы (например, активное участие в групповых онлайн-мероприятиях).

Кроме того, вы должны предоставить четкие инструкции о том, как и кому задавать вопросы, касающиеся конфликтов, управления отпусками и других проблем процессов, которые могут повлиять на совместную работу команды.

Проблема № 3: Плохое отслеживание производительности

В удаленной команде легко не видеть повседневную работу каждого члена команды. Как правило, менеджеры видят выполненную работу, что может стать помехой, если члены команды постоянно срывают сроки выполнения проекта или выполняют работу неоптимального качества.

Тем не менее, менеджеры, любопытствующие о том, что делают члены команды каждый час, также являются рецептом для конфликтов. Микроменеджмент - это не ответ; что важно, так это то, чтобы менеджеры получали адекватную информацию о работе команды, чтобы предлагать регулярные конструктивные отзывы.

Как это преодолеть

Чтобы члены команды работали с максимальной отдачей, вам следует проводить упражнения по укреплению доверия и регулярно обсуждать эффективность работы.

Регулярно обсуждайте производительность: регулярные обсуждения производительности вдвойне полезны. Во-первых, они позволят вам проинформировать членов команды, находятся ли они на правильном пути, и предложить конкретные рекомендации по улучшению. Во-вторых, члены команды получают возможность рассказать о проблемах, с которыми они сталкиваются в своей повседневной работе, и найти решение.

Однако для того, чтобы обсуждения эффективности были эффективными, они должны быть целостными и включать отзывы не только от вас, но и от групп коллег и других ключевых заинтересованных сторон.

Укрепляйте доверие в команде: упражнения по укреплению доверия - проверенные инструменты для повышения продуктивности и заинтересованности членов команды. В виртуальной команде такие упражнения нужно проводить чаще.

Один из способов укрепить командное доверие - признать каждую маленькую победу членов команды и признать их усилия и упорный труд. Публикация достижений и конструктивная обратная связь наедине - это проверенный временем метод повышения морального духа и уверенности команды. После наград и поощрений, где это возможно, вы обязательно получите дополнительные баллы.

Вывод

Нравится вам это или нет, но виртуальное управление проектами никуда не денется. По мере того, как все больше представителей поколения Z присоединяются к персоналу, количество членов команды, работающих виртуально, будет увеличиваться.

Ясно одно: компаниям необходимо разработать новые стратегии для повышения производительности своих виртуальных команд. Будь то поддержка команд с помощью технологий удаленной работы , изменение рабочих процессов в соответствии с потребностями географически разнесенной команды или переосмысление командных коммуникационных стратегий, компаниям необходимо подготовиться к изменяющемуся облику нашей работы.