Обновление 07.07.2017: эта статья была обновлена ​​и теперь включает в себя дальнейшие полезные советы, а также новые точки зрения, основанные на отзывах читателей.

Принесение кофе и вывоз мусора кажутся стереотипными задачами для стажера, но в общей схеме стажировки эти второстепенные просьбы - это навыки, которые могла бы дать любая работа с минимальной заработной платой.

Словарное определение стажировки - это « временная должность с упором на обучение на рабочем месте, а не просто на работу». Принесение кофе не многому может научить, кроме как развить способность подчиняться приказам. То есть, если только вы не управляете Starbucks, и это реальная причина, по которой у вас есть стажеры.

Некоммерческие организации используют бюджет, основанный на пожертвованиях, и должны максимально использовать каждый собранный доллар. Поэтому необходимо научиться максимально эффективно использовать своих стажеров. Ваши стажеры могут помочь своевременно завершить крупные проекты, помочь в организации мероприятий и обратиться к избирателям, чтобы вызвать энтузиазм в новом деле. Но без надлежащего лечения стажеры не принесут вам большой пользы.

Как бывший стажер, я поделюсь своим опытом ниже ,  чтобы показать, как вы можете помочь своим стажерам принести максимальную пользу вашей некоммерческой организации.

1. Определите сильные и слабые стороны

Вы бы наняли Тима Кука тренировать «Патриотов Новой Англии» или поручили бы Биллу Беличику руководить Apple? Конечно, нет. Патриоты оказывались не на том футбольном матче после использования Apple Maps, и Apple начинала спускать шины у каждого сотрудника Microsoft.

Если не считать шуток, у этих двоих есть свои сильные стороны, и, очевидно, есть и свои слабости. Беличик может быть не таким искусным генеральным директором (если только он не обманывает), а Тим Кук, вероятно, не является тренером НФЛ. Стажеры работают так же. Каждый стажер имеет разное происхождение и поэтому имеет разные сильные стороны и навыки.

Перед началом стажировки вы должны определить, что стажер надеется получить от стажировки и какие конкретные навыки он может использовать.

Некоторые стажировки ориентированы именно на определенные навыки, но многие из них - это просто  общие стажировки, которые требуют встречи такого рода. Если ваши текущие потребности в стажерах требуют кого-то, кто хорошо разбирается в вычислениях, было бы лучше не привлекать стажеров с художественным образованием, и наоборот.

Если они не уверены, в чем заключаются их сильные стороны, есть ресурсы, которые помогут вам определить их сильные стороны. Strengthsfinder книга и тест оценить сильные и слабые стороны ваших сотрудников, в том числе ваших интернов. Этот и другие инструменты оценки - идеальный способ начать разговор о том, в чем могут заключаться навыки ваших стажеров.

Определив сильные стороны своих стажеров, вы лучше поймете, где их разместить, будь то работа над новым проектом, работа над разработкой и работа с донорами, ведение социальных сетей или ведение блога для вашей некоммерческой организации .

Принуждение стажеров к работе в тех областях, где они вряд ли будут работать, никогда не является хорошей политикой. Вы могли бы подумать, что это здравый смысл, но, исходя из личного опыта моих стажировок, внимание к этим навыкам не так распространено, как должно быть, и приводит к проблемам в будущем.

2. Относитесь к своим стажерам так, как будто они - часть команды

Многие стажеры подают заявки на специальную стажировку из-за их страсти к проблеме, которой занимается некоммерческая организация. По моему опыту, для того, чтобы любой сотрудник, включая стажеров, был вовлечен в вашу организацию, требуется нечто большее, чем просто страсть к миссии. Если стажеры не чувствуют, что они принадлежат к организации, в которой они работают, это увлечение быстро проходит.

Это не секрет, чем выше боевой дух ваших сотрудников, тем выше их производительность. Один из способов подорвать моральный дух ваших стажеров - относиться к ним как к посторонним и подчиненным, которые выполняют задачи, которые никто другой не хочет выполнять.

Попробуйте проводить упражнения по тимбилдингу как с сотрудниками, так и с стажерами. Эти мероприятия помогут вашим новым стажерам наладить отношения с вашими сотрудниками, а также улучшить их навыки общения и решения проблем.

Мероприятия по тимбилдингу (щелкните ссылку для получения дополнительной информации об активности):

• Zombie Escape: творческое занятие по решению проблем - выйдите из комнаты, решая головоломки, чтобы найти спрятанный ключ, прежде чем один из членов команды зомби будет выпущен на свободу.
• Battle of the [Air] Bands: сплочение команды - организуйте свой воздушный оркестр, репетируйте свою песню и исполняйте свою песню. Команды голосуют за победителей. Реквизит приветствуется!
• Офисные мелочи: сплочение команды - легкое занятие, в котором организованные команды отвечают на викторины, связанные с работой.
• Башня со спагетти из зефира: творческое решение проблем / совместное упражнение - используя только сухие спагетти, малярную ленту, один ярд веревки и зефир, команды построят самую высокую башню, какую только смогут.

Важно помочь своим стажерам вписаться в них и дать им почувствовать себя частью команды, это придает им и их работе чувство важности.

Пригласите своих стажеров на мероприятия и мероприятия вместе с остальной частью вашей организации, включите их в крупные проекты и поручайте им важные и значимые задачи для выполнения. Придание им чувства важности и цели вместо того, чтобы поручать им скромную, занятую работу, приведет к повышению этики работы и большей мотивации у ваших стажеров.

Никто не любит чувствовать себя аутсайдером, в том числе и стажеры.

3. Будьте гибкими и понимающими со своими стажерами.

В конце концов, это стажеры, а не опытные сотрудники. Чего вы ждали?

Чаще всего ваши стажеры только впервые начинают работать в профессиональной среде и могут не привыкать к вашим стандартам. Стажеры могут быть такими же, как первокурсники в старших классах в первый день учебы: новички во всем, вызывающие умиление и вооруженные МНОЖЕСТВОМ вопросов. Отличительной чертой любого настоящего руководителя является его способность работать с новыми или трудными подчиненными и направлять их таким образом, который приведет к их успеху.

Стажеры только изучают свои сильные стороны в рабочих условиях, поэтому их первый выбор обязанностей может оказаться не таким, как они думали. Гибкость и разрешение стажерам опробовать различные аспекты организации поможет вам сформировать команду стажеров, которая принесет максимальную пользу. А пока они будут ошибаться, это естественно.

Во время своей первой стажировки я очень быстро понял, что логистика и электронные таблицы не были моей специальностью, но письмо и графический дизайн выделялись как мои самые сильные стороны. Именно это открытие фактически привело меня к тому, чем я занимаюсь сегодня в Platforms ! Гибкость в прошлом со стороны моих руководителей - это то, что помогло мне точно понять, чем я хочу заниматься в карьере.

4. Ободряйте

Подобно тому, как ваши стажеры чувствуют себя частью команды, поощрение является ключевым компонентом поддержания морального духа. Стажеры неизбежно совершают ошибки, поэтому, чтобы поддерживать продуктивность, вы должны поощрять и поддерживать своих практикантов.

Отсутствие безопасности на работе и страх неудачи (или увольнения) подрывают производительность труда, что ведет к ухудшению морального духа и даже личного здоровья. Для стажеров это чувство усиливается тем фактом, что они просто не знают многого о работе, с которой их знакомят. Вот почему так важна поддержка со стороны их руководства.

Означает ли это, что вы должны следить за своими стажерами и баловать их? Конечно, нет. Но когда они совершают честные ошибки, вы должны дать своим стажерам позитивный взгляд на вещи, который им понадобится для достижения успеха.

Вместо того, чтобы резко упрекать стажеров за ошибки, превратите эти ситуации в возможности для обучения, где вы можете вдохновить их на то, чтобы добиться большего успеха в будущем.

5. Стимулируйте

Никто не встает по утрам и не идет на временную работу, которая платит очень мало (если вообще платит) просто за их здоровье. Стажировка предназначена для обучения в будущем, но иногда даже этого недостаточно, чтобы мотивировать стажеров работать с максимальной отдачей каждый день.

Предоставление вашим стажерам стимулов для выполнения задач - простой и легкий способ максимизировать их продуктивность.

Когда я был стажером, такая простая вещь, как приз за набор X людей на мероприятие или бонус за X количество телефонных звонков, оказывала решающее влияние на производительность труда. Стажёру труднее увидеть выгоды или долгосрочные выгоды для организации, в которой вы работаете, по сравнению с краткосрочными выгодами от хорошо выполненной работы.

Возможные награды за упорный труд:

• Угощайте стажеров обедом
• Денежные бонусы (если вы можете себе это позволить)
• Приглашения на особые мероприятия (гала-концерты, проекты и т. Д.)
• Свидетельство о достижении
• Рукописная благодарность

Даже простые стимулы, такие как профессиональная ссылка на будущего работодателя, могут помочь мотивировать стажера делать все возможное. В конце концов, стажировка призвана научить новым навыкам и открыть дверь в будущую карьеру. Готовность помочь открыть эти двери может дать вашим стажерам дополнительный импульс, необходимый им для выполнения поставленных задач.

Подробнее о стажёрах и управлении некоммерческими организациями

Каким был ваш лучший опыт общения со стажерами и что сделало этот опыт таким замечательным? Что вы сделали, чтобы извлечь максимум из своих стажеров? Обязательно дайте нам знать в комментариях ниже!

Здесь, в Platforms , я пишу обо всем, что нужно знать о некоммерческом секторе, от программного обеспечения для некоммерческих организаций до самых последних тенденций. Узнайте больше об управлении некоммерческими организациями здесь:

• 5 главных мифов об управлении некоммерческими организациями, которые должны умереть
• 5 бесплатных программ для управления волонтерами
• 10 способов сэкономить на накладных расходах некоммерческих организаций
• Как управлять стажерами для реализации миссии вашей некоммерческой организации этим летом