10 способов сэкономить на накладных расходах некоммерческих организаций

Некоммерческие организации созданы для решения социальных проблем, которые, как правило, невозможно решить с целью получения прибыли. Эти организации полагаются на доноров, которые верят в способность некоммерческих организаций действовать от их имени и максимально эффективно использовать предоставленные им деньги.

Каждый пятый американец считает, что благотворительные организации должны тратить около 23% своего бюджета на накладные расходы, которые включают в себя администрацию, сотрудников, офисы, материалы, некоммерческое программное обеспечение и оборудование. В то время как некоторые некоммерческие организации делают все возможное, чтобы минимизировать накладные расходы, другие могут не знать, с чего начать.

Вот десять способов сэкономить на накладных расходах некоммерческих организаций.

1. Рассмотрите облачные вычисления при запуске

Я уже писал ранее о том, как облачные вычисления революционизируют индустрию программного обеспечения для управления членством . По мнению Gartner, когда дело доходит до экономии средств на накладных расходах, внедрение облачных вычислений - отличный способ снизить затраты в краткосрочной перспективе .

Существует множество вариантов облачного некоммерческого программного обеспечения на выбор.

С другой стороны, если вы хотите максимально сократить расходы, вы не можете получить ничего дешевле, чем бесплатно. Соответствующие критериям некоммерческие организации имеют доступ к таким функциям, как Google для некоммерческих организаций , бесплатная программа с множеством инструментов для работы с донорами, доступными пользователям.

Однако в этой стратегии есть одна загвоздка. Облачные вычисления лучше всего подходят для небольших и менее авторитетных некоммерческих организаций, которые не могут позволить себе предварительные затраты на размещение данных на месте и наем ИТ-команды. По мере роста некоммерческой организации переход к управлению данными на месте становится более предпочтительным финансовым вариантом.

2. Привлекайте больше добровольцев

Некоммерческие организации всегда будут нуждаться в оплачиваемых сотрудниках, а также в лидерах на местах, но правильная организация и использование волонтеров творит чудеса с вашим накладным бюджетом.

Есть два подхода к привлечению волонтеров :

1. Привлечение с помощью маркетинговых методов, таких как официальные объявления, социальные сети, кампании по электронной почте, предоставление стимулов и т. Д.

2. Относитесь к своим нынешним волонтерам с вниманием и заботой, что приведет к тому, что больше добровольцев присоединятся из уст в уста.

Подобно борьбе с истощением доноров , ваша борьба за привлечение новых добровольцев при сохранении текущего списка помощников будет определяться предоставляемыми вами стимулами , тем, что вы просите у своих добровольцев, и вашим уважением к времени, которое вам дают.

То, как вы будете относиться к своим волонтерам, не только определит количество волонтеров, которых вы привлечете, но также сыграет важную роль в привлечении качественной волонтерской помощи.

3. Совместное использование офиса с некоммерческими партнерами

Моя самая первая стажировка в районе метро DC была в некоммерческой организации « Молодые американцы за свободу» (YAL). Я получил стажировку благодаря своей работе в качестве президента отделения YAL в моем кампусе. Еще до того, как я увидел их офис, мое воображение взяло верх. Я представлял себе офис как большое предприятие, полное офисов.

Я обнаружил, что их офис на самом деле представляет собой небольшую часть здания, принадлежащего близкой партнерской организации с аналогичными целями. Сначала я был немного разочарован увиденным, но через короткое время я понял, насколько умным был этот ход. Вместо того, чтобы тратить деньги на излишне роскошные офисы, YAL направляла деньги на программы и обещала, что хвастается перед своими спонсорами.

Это партнерство было выгодным для YAL, поскольку позволяло сократить лишние расходы и оказать максимальное влияние. Если ваша некоммерческая организация может работать в непосредственной близости с другими организациями, не снижая производительности, совместное использование офисов и зданий является эффективным методом сокращения накладных расходов.

4. Совместите некоммерческие функции с некоммерческими партнерами.

Подобно разделению офиса, некоммерческие организации с аналогичными функциями могут многое выиграть от партнерства и объединения усилий, особенно в отношении затрат.

Я очень быстро узнал, что YAL имеет прочные партнерские отношения с другими подобными некоммерческими организациями, как только я начал получать необходимые материалы от этих организаций, когда я был президентом отделения.

Многие акции активизма были поддержаны различными организациями с точки зрения финансирования мероприятий, материалов и других форм информационной поддержки. Когда я начал работать в YAL, я понял, что эти методы идеально подходят для сокращения расходов на заказ, печать и доставку материалов.

5. Старайтесь избегать использования единого источника.

Независимо от того, покупаете ли вы программное обеспечение для некоммерческих организаций, закупаете материалы или заказываете офисную технику, для некоммерческих организаций лучше избегать использования единого поставщика. Единый источник - это практика выбора одного поставщика в качестве источника для одного или нескольких материалов или продуктов.

В то время как использование единого источника позволяет сократить время, затрачиваемое на поиски вокруг, риски использования единого источника потенциально дорого обходятся вашей некоммерческой организации. Единый источник исключает конкуренцию, следовательно, снижает стимулы для поставщиков продуктов предлагать продукты более высокого качества по более низкой цене.

Избегая использования одного источника, вы открываете свои возможности для покупок у других поставщиков, чтобы найти лучшие предложения. Ваш некоммерческий бюджет на накладные расходы поблагодарит вас за это.

6. Рассмотрите возможность покупки без складских запасов.

Есть множество некоммерческих организаций, у которых нет ресурсов для покупки больших офисных помещений и складских помещений, чтобы освободить место для всех материалов, необходимых для выполнения их операций. Чтобы компенсировать это, многие поставщики предлагают закупку без складских запасов , при которой продавцы соглашаются хранить закупленные материалы до тех пор, пока они не понадобятся покупателю.

Вместо того, чтобы тратить деньги на дополнительное хранилище или офисное пространство, у некоммерческих организаций есть возможность сэкономить на накладных расходах, организуя закупки без складских запасов со своими поставщиками.

7. Регулярно оценивайте своих поставщиков.

Еще одно преимущество отказа от использования единого поставщика - это возможность регулярно оценивать ваших поставщиков и сравнивать их цены и услуги с другими вариантами на рынке.

Люди - существа привычки , что делает нас склонными к тому, чтобы делать то, что не может быть относительно полезным просто потому, что «так всегда делалось». Когда дело доходит до поставщиков, это искушение, которого следует избегать любой ценой.

Ежегодная, полугодовая или (если у вас есть ресурсы) ежеквартальная оценка ваших поставщиков необходима для того, чтобы контролировать накладные расходы и эффективность. Не ждите, пока проблема столкнется с вами, чтобы определить, стоит ли продолжать отношения с поставщиком.

8. Аутсорсинг печати

Надеюсь, у вашей некоммерческой организации никогда не было проблемы с сотрудником, делающим 12 000 копий своей задницы на вашем принтере / копировальном аппарате, или с офисным писателем, распечатывающим всю рукопись своего грядущего бестселлера о горячих романах. Даже если этого никогда не было, все мы знаем, что печать стоит денег.

Отличный способ сократить лишние расходы на печать - передать управление печатью на аутсорсинг . Когда вы передаете печать на аутсорсинг, вы поручаете третьей стороне печатать все основные материалы для вашей некоммерческой организации. Это означает, что больше не нужно заменять чернильные картриджи, ремонтировать / заменять принтеры или опечатки, которые накапливаются с течением времени.

Вы будете отдыхать спокойно, зная, что вам никогда не придется бросать взгляд на двенадцатую главу этого дрянного любовного романа, скапливающегося на лотке принтера.

9. Принесите свое собственное устройство.

Офисные телефонные системы - это немалые расходы. Средняя стоимость офисной телефонной системы с голосовой почтой и единой системой обмена сообщениями колеблется от 1500 до 11000 долларов. Кто бы мог подумать, что стационарные системы будут стоить так дорого сегодня?

Если вы работаете в небольшой некоммерческой организации, необходимость в специальных офисных телефонных системах является предметом споров, особенно с учетом того, что по состоянию на 2013 год у 91% взрослых есть собственные личные сотовые телефоны. вариант, если для работы нет необходимости в конкретных телефонах.

Если рабочие планы являются необходимыми расходами, доступны другие мобильные планы, такие как Grasshopper , которые стоят намного меньше, чем традиционная офисная телефонная система.

10. Проверьте скидки на рассылку для некоммерческих организаций.

Пока ваша некоммерческая организация соответствует определенным критериям (перечисленным ниже), USPS предлагает некоммерческую стандартную почту в качестве более дешевого варианта доставки материалов и других товаров, что значительно экономит вашей некоммерческой организации.

Стоит отметить, что это предложение доступно только для внутренних перевозок, но не для международных, поэтому, если большая часть ваших отправлений находится в пределах Соединенных Штатов, эта программа принесет пользу вашему бюджету.

Вот список подходящих типов организаций:

• Сельскохозяйственная
• Образовательные
• Братский
• Труд
• Филантропический
• Религиозный
• Научный
• Ветераны
• Должностные лица по регистрации избирателей
• Национальные и государственные политические партии

Если вы подпадаете под одно из этих описаний, вы можете пользоваться более дешевыми тарифами на рассылку.

Вывод

Важно отметить, что, хотя сокращение накладных расходов является преимуществом для некоммерческих операций, чрезмерная зацикленность на накладных расходах является вредной практикой. Есть исследования, которые показывают недостаточную эффективность некоммерческих организаций из-за « цикла голодания для некоммерческих организаций» .

Не существует волшебного соотношения для некоммерческого бюджета, который следует тратить на накладные расходы и программы. Вместо этого ваша некоммерческая организация должна найти, какие суммы работают лучше всего, и при этом делать все возможное, чтобы избежать лишних расходов.

Вы реализовали какие-либо из этих предложений? Что сработало для вас, а что нет? Дайте нам знать в комментариях ниже!