Поговорим о плохом. Давайте поговорим о том, что происходит, когда вы перестаете получать деньги вовремя. Чеки начинают поступать медленнее, бизнесу становится меньше работы, банкам больше бояться, а люди, которые должны вам деньги, получают больше рычагов, потому что вы приходите в отчаяние. Может быть, вам повезет, и все вернется на круги своя - или кто-то выкупит вас - а может, вам не повезет, и двери закроются.

Своевременность поступления платежей - ключ к тому, чтобы свет оставался включенным. Наличие отличной программы управления дебиторской задолженностью сделает все проще.

Вот пять шагов, чтобы убедиться, что ваша система обеспечивает поступление наличных денег.

1. Назначьте человека, отвечающего за управление дебиторской задолженностью.

Вы не можете следить за всем в одиночку. Когда платежи проходят сквозь щели, становится плохо. Если чья-то работа будет поддерживать дебиторскую задолженность в рабочем состоянии, как швейцарские часы, это упростит выполнение всех остальных рекомендаций из этого списка.

Как минимум, вам понадобится кто-то, кто разбирается в бухгалтерском учете, знает, как работает банковское дело, и кто любит телефоны. Помимо отслеживания вещей, дебиторская задолженность делает неудобные телефонные звонки.

«Вы просрочены на 30/60/90 дней, господин клиент». «Нам нужно разработать план платежей, господин клиент». «Мы не сможем отправить вам больше работы, пока не получим оплату, господин покупатель».

Этот человек является лицом вашей компании, когда ваша компания пытается получить деньги от людей, которым трудно платить . Они должны быть представительными, прямыми и надежными.

2. Получить условия оплаты в письменной форме.

Это касается выставления счетов в целом, но это основа отличного управления дебиторской задолженностью. Условия оплаты являются причиной того, что некоторые компании ставят чек по почте. Если вы не сообщите им, когда это должно быть, они будут ждать, пока вы не позвоните им десять раз и не пригрозите приостановить обслуживание дважды.

Уточняя условия оплаты и требуя от клиентов ответственности, вы настраиваете систему, в которой платежи приходят вовремя.

Теперь ваш менеджер по дебиторской задолженности не тратит весь день на телефон, выслеживая опоздавших плательщиков. Вместо этого они могут сосредоточиться на поддержании порядка в бухгалтерских книгах и упреждающем обращении к вашим лучшим клиентам.

3. Используйте программное обеспечение для управления дебиторской задолженностью.

На данный момент в справочнике дебиторской задолженности Platforms перечислено 74 варианта . Есть варианты для предприятий, есть варианты для малого бизнеса. Есть платные варианты, есть бесплатные. Вариантов программного обеспечения достаточно, чтобы любой бизнес мог найти то, что соответствует их размеру и бюджету.

Наличие программного обеспечения, отслеживающего все деньги, которые вам причитаются, означает, что вы можете сократить упущенные из виду платежи.

Пакеты счетов к получению могут генерировать письма, предоставлять вам снимки вашего бизнеса с помощью регулярных отчетов и хранить все контактные данные ваших клиентов по оплате в одном месте. Многие параметры также связаны с бухгалтерскими программами, что позволяет сократить время ввода и количество ошибок при регистрации платежей.

4. Будьте активны, связываясь с вами.

Вместо того, чтобы преследовать людей, когда они опаздывают, почему бы не сообщить им о предстоящем платеже? Вы можете обращаться ежемесячно, ежеквартально или раз в полгода, в зависимости от условий оплаты. Таким образом, ни у кого нет оправдания пропуску платежа, и ни у кого не возникает чувства, что его преследуют.

Ваш бизнес также может создать положительный репертуар среди клиентов. Каждое напоминание о выставлении счета - это возможность сообщить новости о вашей организации, выразить признательность или предложить обратную связь. Вместо того, чтобы пытаться превратить эти взаимодействия в напряженные разговоры об оплате, вы в приятной манере информируете своих клиентов.

5. Используйте итерацию, чтобы сократить время оплаты.

Очевидно, первая цель любой системы дебиторской задолженности - получить деньги. Как только вы это заблокируете, вам следует сосредоточиться на сокращении времени, необходимого для получения оплаты. Общепризнанно, что деньги, полученные сейчас, более ценны, чем деньги, полученные в будущем .

С помощью отчетов и планирования вы можете сократить время оплаты и сделать больше, используя время, которое теперь есть у вас и ваших денег.

Последние мысли

Лучший способ оставаться на шаг впереди - иметь твердый план. Дебиторская задолженность - это ваш план получения оплаты, даже если кажется, что мир работает против вас. Ознакомьтесь с полным списком вариантов программного обеспечения для работы с дебиторской задолженностью Platforms , чтобы найти то, что идеально подходит для вашего бизнеса. Вы также можете заглянуть в наш финансовый блог, чтобы получить больше советов и идей.

Заголовок Рэйчел Вилле