Программное обеспечение для учета рабочего времени - лучший способ оплачивать рабочее время ваших сотрудников и делать клиентов счастливыми и информированными. Как и все остальное, было бы здорово, если бы мы могли также использовать учет времени, чтобы сократить количество повторяющихся записей и документов. Хорошие новости, многие решения для учета рабочего времени работают с другими программами и напрямую вносятся в программу выставления счетов.

Вы можете легко настроить их в выбранном вами программном пакете - если вы еще не выбрали его, почему бы не проверить каталог программного обеспечения для учета рабочего времени Platforms - и связать его с выбранным вами пакетом программного обеспечения для выставления счетов , среди многих других маленьких уловок. Вот несколько рекомендаций, чтобы все работало бесперебойно на ходу.

Зеркальные сущности для успеха

В идеальном мире настройка программного обеспечения вашего бизнеса будет отражать настройку вашего бизнеса. Все, что вы делаете в течение дня, может быть полностью зафиксировано в программном обеспечении, и вы никогда не упустите момент работы.

Давайте подумаем о том, как применить это к нашей настройке учета рабочего времени и выставления счетов . Если мы хотим, чтобы сотрудники отслеживали время, которое они вкладывают в конкретный проект за деньги, нам понадобятся четыре вещи в обеих программах - сотрудники, время, проекты и ставки.

Если вы используете такую ​​программу, как Toggl , вы можете автоматизировать большую часть этого создания. Например, Toggl работает с FreshBooks и синхронизирует множество данных. В частности, FreshBooks может выталкивать своих пользователей, проекты и задачи в Toggl. Затем вы можете использовать эти настройки в Toggl, чтобы отслеживать время по этим проектам и задачам.

В зависимости от вашего программного обеспечения для учета рабочего времени вам придется создавать больше или меньше этих полей самостоятельно.

Все работают вместе

Самая большая проблема с любым программным обеспечением - это растущее распространение. После того, как вы настроите свой бизнес в своем программном обеспечении для выставления счетов и учета рабочего времени, вам нужно будет заставить своих сотрудников использовать его. Это означает выбор программного обеспечения, которое может работать там, где работают ваши сотрудники.

Большинство программных пакетов для отслеживания времени теперь поставляются с мобильными приложениями. Это позволяет вам отслеживать время независимо от того, где вы находитесь и чем занимаетесь. Что еще более впечатляюще, некоторые из них теперь оснащены расширенными функциями, отслеживающими время, даже если вы не обращаете на них внимания.

У Paymo , например, есть расширенное настольное приложение, которое отслеживает вашу работу на предмет оплачиваемых действий. В конце концов, вы можете просто оглянуться на действия, которые вы предприняли в течение дня, и назначить их соответствующим проектам. Даже если вы забыли, Paymo поможет вам отслеживать время.

Единственный способ не пропустить отслеживаемое время - это в первую очередь отслеживать все время.

Держите клиентов довольными отчетами

После того, как вы все настроили и все будут использовать эту настройку, вы можете начать делать своих клиентов более счастливыми. Прошли те времена, когда в счетах говорилось что-то вроде «Работа над проектом - 1 час». Благодаря более подробному отслеживанию вы можете дать своим клиентам реальное представление о работе, которую вы выполняете для них.

Некоторое программное обеспечение для отслеживания рабочего времени включает портал, через который клиенты могут войти в систему и получить дополнительную информацию о выполняемой вами работе. Time Doctor - я полагаю, это просто Doctor Who для бизнеса - поставляется с клиентским логином, где вы можете предоставлять клиентам скриншоты работы и подробности о задачах, над которыми вы работали.

Даже если вы не получите клиентский портал, программное обеспечение для учета рабочего времени даст вам возможность показать вашим клиентам больше работы, которую вы выполняете. Это не только убеждает их, что вы делаете успехи, но и готовит их к оплате, которую вы собираетесь отправить.

Расширьте свои возможности с помощью API

Если всего этого недостаточно, вы всегда можете расширить свой функционал с помощью API. Time Doctor и Toggl предлагают API-интерфейсы, которые позволяют расширять их функциональность. Выделите тайм-аут в свое программное обеспечение для создания отчетов , Excel или любую другую систему управления данными, которая принимает правильные входные данные.

Вы можете связать свою работу с другими членами вашей компании. Обновляя CRM, инструменты продаж или пакеты отчетности, вы можете лучше понять, как ваша компания проводит время и какие клиенты приносят прибыль.

API-интерфейсы - это продвинутая техника - например, разжигание огня одной спичкой или дюжиной спичек, если вы я - поэтому вам понадобится технически подкованный сотрудник, чтобы получить от них максимальную отдачу.

Вывод

Работа с программным обеспечением для учета рабочего времени сводится к тому, чтобы ничего не пропало. Чем больше вы отслеживаете, тем больше вы можете выставить счет и тем больше вероятность, что вам заплатят. Объединяя свои решения, работая со всеми своими сотрудниками и держа клиентов в курсе, вы получите больше от каждой работы.

Полный список вариантов учета рабочего времени вы можете найти в каталоге Platforms . Кроме того, вы можете заглянуть в наш финансовый блог, чтобы получить больше советов и идей.

Заголовок Рэйчел Вилле