Компании любого размера - от киосков с лимонадом до многомиллиардных оборонных подрядчиков - должны знать, на что тратятся их деньги. В противном случае они могли бы выйти из бизнеса, купив 200 фунтов лимонов за 20 чашек лимонада или 50 катапультируемых сидений для десяти истребителей.

Практика предотвращения подобных просчетов называется управлением расходами или управлением закупками - другими словами, надзором и управлением финансовыми расходами внутри организации.

Управление закупками может включать в себя несколько бизнес-функций, таких как закупки , управление контрактами и цепочка поставок, поэтому использование автономных систем для каждой части процесса не является эффективным способом решения задач.

С другой стороны, интегрированная система закупок объединяет все методы и процессы, которые организации используют для управления расходами, и повышает их прозрачность.

Как интегрированное управление закупками может помочь

Есть много способов, которыми интегрированное программное обеспечение для управления закупками может помочь вашей организации сэкономить деньги, снизить неэффективность и улучшить коммуникацию. Давайте посмотрим на несколько.

1. Централизованный доступ к данным

Доступ к информации - один из важнейших факторов роста бизнеса. Простой доступ к данным может быть конкурентным преимуществом и эффективным барьером для входа.

Пример интегрированной платформы управления расходами ( Источник )

С помощью решения для управления расходами вы можете централизовать доступ к данным о расходах, чтобы все заинтересованные стороны могли принимать решения более эффективно. Поскольку программное обеспечение хранится в облаке, данные могут быть доступны всем пользователям в любое время и из любого места.

Кроме того, поскольку данные обновляются в режиме реального времени, вы можете быть уверены, что у всех сторон есть самые свежие данные для работы. Программное обеспечение также защищает и разделяет данные, чтобы вы могли контролировать доступ к конфиденциальной информации.

Наряду с централизованным доступом к данным интегрированная платформа управления закупками также поставляется с множеством инструментов связи, которые позволяют заинтересованным сторонам легко сотрудничать.

2. Прозрачность и прозрачность процесса.

Благодаря централизованному доступу к данным операции становятся более прозрачными и прозрачными. Прошли те времена, когда различные отделы и бизнес-подразделения тратили деньги без надзора и хоронили эти транзакции в длинных отчетах и ​​сложных таблицах.

Интегрированное программное обеспечение для управления закупками также может повысить точность. Благодаря интеграции и другим автоматизированным методам программное обеспечение может получать детали транзакций непосредственно из исходных систем, а поскольку в них не участвует человеческий фактор, нет места для подделки или неточностей в данных.

Возьмем, к примеру, расходную транзакцию. Когда сотрудник покупает билет на самолет в автономном режиме и должен ввести данные в отчет о расходах, есть вероятность, что при вводе данных может быть допущена ошибка, или сотрудник, планирующий план, может завысить сумму, чтобы потребовать больше. Однако решение для управления закупками может быть интегрировано со сторонними решениями для бронирования, поэтому все детали транзакции могут быть отправлены непосредственно в отчет о расходах.

В процессах, связанных с расходами, таких как закупки и кредиторская задолженность, существует большая потребность в прозрачности, чтобы гарантировать, что средства не управляются ненадлежащим образом. Программное обеспечение для управления расходами регистрирует все действия заинтересованных сторон и делает их доступными для проверок и аудитов.

3. Единая платформа для всех покупок.

Возможно, самым большим преимуществом интегрированного решения для закупок является то, что оно предлагает организациям единую платформу для запуска всех процессов и действий, связанных с расходами. Это помогает организациям избежать многих ловушек, связанных с несвязанными процессами и отсутствием сотрудничества между бизнес-подразделениями.

При управлении расходами данные должны беспрепятственно перемещаться между различными системами, поскольку задачи взаимозависимы, а с помощью интегрированного решения эти данные доступны быстрее и удобнее.

Возьмем, к примеру, закупки и кредиторскую задолженность. Хотя один отдел или подразделение закупает необходимые материалы, эти счета должны оплачиваться группой по расчетам с поставщиками. Если данные по закупкам недоступны или если между этими подразделениями возникают перерывы в коммуникации, платежи идут наперекосяк, и бизнес останавливается.

Платформа расходов, напротив, обеспечивает беспрепятственный доступ в режиме реального времени ко всей информации о покупках, так что AP-подразделение может немедленно проверять счета и производить платежи.

4. Критически важная аналитика

Gartner заявляет, что аналитические программы станут еще более критически важными во всех отраслях и во всех отраслях (полное исследование доступно клиентам Gartner).

Аналитика быстро становится одной из самых важных стрел в колчанах организаций. Они предлагают возможности для конкурентного преимущества и - в силу того, что позволяют организациям постоянно улучшать свои процессы и управление задачами - даже позволяют им развивать и развивать способности и ключевые компетенции.

Преимущества аналитики не ограничиваются несколькими людьми или бизнес-подразделениями. Благодаря интегрированному программному обеспечению для управления закупками аналитика может быть полезной для всех заинтересованных сторон. Программное обеспечение включает в себя подразделения и подразделения и позволяет выполнять бизнес-процессы более достоверно и информативно.

Поскольку аналитика и управление данными прививают дисциплину и точность заинтересованным сторонам, прогнозы и прогнозы могут быть сделаны с гораздо большей точностью.

5. Полная или частичная автоматизация закупочных процессов.

Автоматизация - одна из основ интегрированного решения для управления закупками. Это помогает автоматизировать многие процессы управления расходами. Это сводит к минимуму вмешательство человека и, как следствие, возможность человеческой ошибки, а также увеличивает скорость и точность процесса.

В управлении расходами различные задачи, такие как ввод данных в отчеты о расходах и маршрутизация утверждений, могут быть полностью автоматизированы, когда сотрудники будут только контролировать и утверждать их.

В закупках вы можете автоматизировать заказы, обработку заказов на закупку, утверждения и проверки. Входящие счета-фактуры можно автоматически сортировать и сопоставлять с существующими счетами-фактурами, чтобы помочь специалистам AP обрабатывать их быстрее.

Аналитику также можно автоматизировать - программному обеспечению можно дать указание автоматически обрабатывать данные и делать выводы. Эти идеи могут быть автоматически переданы заинтересованным сторонам посредством отчетов, отправленных по электронной почте.

6. Возможность расширения за счет будущих интеграций.

Хотя решение по расходам поставляется предварительно интегрированным, это ни в коем случае не является закрытым решением.

Пользователи имеют возможность дополнительно интегрировать решения с платформой, чтобы увеличить объем ее операций и обеспечить им большую сплоченность и синхронизацию между бизнес-подразделениями.

Вы можете интегрировать программное решение для онлайн- подписи, чтобы сделать утверждения более эффективными, и вы можете интегрировать программные решения для управления взаимоотношениями с клиентами или управления персоналом , если это необходимо.

Пришло время попробовать интегрированное решение для управления расходами

Интегрированная платформа расходов может быть очень полезной для эффективного и всестороннего управления вашими процессами, связанными с покупками. Это поможет вам избежать многих ошибок, присущих бизнес-решениям, и обеспечит беспроблемный опыт.

Просмотрите каталог программного обеспечения для управления закупками Platforms и отфильтруйте такие функции, как управление контрактами, управление запасами и обработка счетов, чтобы увидеть некоторые интегрированные системы закупок, которые доступны для проверки.