Назовите это упрямым. Назовите это глупым. Называйте это как хотите, я решила спланировать собственную свадьбу.

Как и большинство моих представителей поколения миллениалов, планирующих мероприятия, я ограничен в средствах, но я также полагал, что как человек, обладающий знаниями в области событийной индустрии, убийственной системой маркировки электронной почты и склонностью к поделкам с использованием горячего клея, я смогу справиться с этим.

Пока все (в основном) хорошо.

Самым большим шоком на сегодняшний день - помимо того, сколько стоит цветочная композиция, когда она становится «свадебным букетом», - это количество оплошностей, совершаемых мной так называемыми профессиональными организаторами мероприятий.

В поисках места для свадьбы я встречал суперзвезд, которые находятся на вершине своего мастерства, но также встречал некоторых игроков, которые не вышли из маленькой лиги.

Поэтому я хотел бы поделиться некоторыми взглядами на процесс поиска места проведения мероприятия с точки зрения клиента, который применим, если вы свадебный зал или конференц-зал:

1. Будьте до смешного полезны.

Один менеджер по недвижимости прислал мне по электронной почте брошюру, которая называлась [место проведения] .pdf.pub. Она явно пыталась сохранить файл Microsoft Publisher в формате .pdf, добавив «.pdf» в конец имени файла. Это, конечно, не сработало. Он не открывался.

Когда я попросил ее повторно отправить его в виде файла .pdf, она повторно отправила тот же самый файл с «надеждой, что вы сможете открыть этот».

Вопреки ее желаниям, этого не произошло.

Это был намек на то, что он не требовал даже посещения, и был исключен из нашего списка потенциальных мест.

«Быть ​​до смешного полезным» - одна из основных задач Platforms , и она должна стать вашей и в индустрии мероприятий, иначе вы потеряете клиентов вроде меня, которые не хотят иметь дело с неприятностями.

Вам нужно предугадывать потребности своих клиентов. Приятно быть готовым ответить на их вопросы - даже лучше, когда им не нужно спрашивать.

И я задаю много вопросов.

Произведите на меня впечатление, зная, о чем я, скорее всего, спрашиваю, и отвечая на него полностью. Это принесет вам основные очки домового.

Создайте веб-сайт , на котором есть основная информация, которую может спросить любой, кто заинтересован в аренде вашего помещения для проведения мероприятий: вместимость, часы работы, ограничения по типу мероприятия.

Если вам неудобно публиковать свои ставки (или если они часто меняются или определяются на индивидуальной основе), убедитесь, что вы легко найдете свою контактную информацию или форму для запроса дополнительной информации. И весь ваш сайт должен быть оптимизирован для мобильных устройств.

Если кто-то обращается к вам напрямую, будьте готовы отправить им четкий, профессионально выглядящий пакет со всеми мелкими деталями, которые могут загромождать ваш веб-сайт: возможные планы мероприятий, полные цены, стулья или другое доступное оборудование и многое другое.

Вы заметите, что «полезный» в наши дни также означает техническую смекалку. Учитывая, что профессионалы в области мероприятий, входящие в рабочую силу, моложе и чувствуют себя комфортно в постоянно меняющемся цифровом мире, вам нужно быть на их уровне, иначе они уйдут разочарованными.

2. Используйте свой лучший актив: своих предыдущих клиентов.

Я просмотрел почти все из 850 заведений в округе Колумбия, перечисленных на WeddingWire . Через некоторое время все они начинают сливаться. (Не помогает то, что большинство из них названо каким-то вариантом особняка Old Manor Estate.)

Что отличает места, так это их отзывы, положительные или отрицательные. В наши дни и эпохи, когда вас трепещут, не имеет значения, планируете ли вы свой большой день или собираетесь купить программное обеспечение, отзывы имеют значение .

Если у ролика было множество плохих комментариев, его сразу же списали. Я был в восторге от мест с множеством добрых замечаний. Никаких отзывов, и я задался вопросом, достаточно ли давно это место проведения или у него есть опыт, чтобы снять многие трогательные моменты свадьбы.

Может показаться, что это так, но обзоры не полностью вышли из-под контроля. Убедитесь, что у вас есть профиль на WeddingWire и The Knot или на Yelp или TripAdvisor для тех, кто работает в других отраслях . Поощряйте своих клиентов (особенно если вы знаете, что им понравилось) оставлять отзывы в Интернете, обсуждая их впечатления. У WeddingWire и Yelp есть инструменты для добавления своих логотипов и ссылок на отзывы прямо с вашего сайта - отличный способ продемонстрировать положительный ажиотаж, который вы создали.

3. Последующие действия и доведение до конца.

Один из самых впечатляющих моментов общения на этом пути исходил от неожиданного источника: от местных государственных служащих.

Я связался по электронной почте с кем-то в ближайшем окружном офисе, который курирует одну из его гостиниц по аренде для мероприятий. Она заранее познакомила меня с гидом и предоставила ей всю необходимую информацию о нашем мероприятии. Гид прибыл на экскурсию подготовленным и хорошо осведомленным о нас, приветствуя меня по имени. Через час после нашего отъезда она отправила электронное письмо, в котором поблагодарила нас за посещение и поздравила с помолвкой. Позже, когда я задал дополнительный вопрос по электронной почте, кто-то сразу ответил мне.

В конечном итоге мы выбрали это место не из-за самого места, но если бы поиск был основан исключительно на обслуживании клиентов, он бы победил.

Оборотная сторона наступила, когда мы прибыли на место встречи, чтобы найти гида, который понятия не имел, кто мы такие, в каком сезоне мы планируем пожениться или сколько гостей мы ожидаем - она ​​знала только, что проводит экскурсию. Мне пришлось заполнить форму буфера обмена той же информацией, которую я включил в свое первоначальное электронное письмо, адресованное управляющему недвижимостью.

Во время тура у нас возникло несколько вопросов, на которые она не знала ответа. Она записала их и сказала, что менеджер свяжется с ответами.

Я не слышал ни писка раньше, чем через месяц после нашего визита. За это время мы не только поселились в другом месте, но и внесли залог.

Отзывчивость, будь то ответ на вопрос о планировании или избежание серьезного кризиса, - вот как вы преуспеете в качестве места проведения.

Это один из факторов, который снова и снова упоминается в обзорах. Даже если мы не невесты, те, кто планирует мероприятие, хотят быть уверены, что персонал заведения ценит обслуживание клиентов и не допустит, чтобы детали пропали без вести .

Последующие действия после того, как вы проведете экскурсию по месту проведения мероприятия. Отвечайте на электронные письма максимум в течение двух дней. Если вы говорите, что что-то сделаете, поместите стикер на свой компьютер, создайте событие в календаре или используйте программное обеспечение для управления событиями, чтобы установить оповещение, чтобы убедиться, что это будет выполнено.

4. Заранее расскажите о стоимости.

Я не собираюсь примерять свадебное платье, выходящее за рамки моего бюджета, и я не собираюсь посещать заведение, которое стоит слишком дорого.

Не призывайте меня организовать тур для вас, чтобы узнать цену. Я откажусь и буду раздражаться из-за того, что вы не уважаете меня как клиента, работающего с ограниченным бюджетом. Место, где это было сделано, для записи, находилось далеко за пределами нашего ценового диапазона. Тратить свое время и бензин в машине, чтобы поехать и выяснить это, было бы расточительным и утомительным, когда электронное письмо избавит нас от всех проблем.

Это также означает, что все ваши расходы будут указаны заранее. Мы посетили и нам понравилось место, которое, казалось, могло соответствовать нашим планам, пока полное предложение, отправленное нам после нашего визита, не включало до сих пор не упомянутую 20% «плату за обслуживание». Что, если вы ищете минимум еды и напитков в размере 8000 долларов (да, это реальная вещь, и мне больно), помимо платы за место проведения, 20% - это большая сумма денег. Это было неутешительно и вычеркнуло это место из списка.

В меньшем масштабе, если вы спросите, не хотим ли мы подавать вино к ужину, обратите внимание, что бокалы для вина стоят 1 доллар за штуку. Никто не любит неожиданные платежи, поэтому положите все на стол, чтобы не потерять клиента позже.

5. Будьте внимательны к деталям.

Некоторые невесты любят детали. Крошечные стразы, нашитые на вуаль, карточки рассадки с ручной штамповкой, повсюду монограммы.

Меня не волнует ни один из них, но когда дело доходит до бюджета или графика на день, я неравнодушен к деталям. Я хочу знать, что профессионалы в области мероприятий, с которыми я работаю, придерживаются того же мышления.

Внимание к деталям часто сопровождается полезностью и вниманием, но на этом стоит остановиться подробнее.

Вы будете очень признательны, если будете внимательно слушать, когда я излагаю вам свое видение, или (внимательно читая), когда я задаю вопрос по электронной почте. Делайте заметки - это то, что я делаю с вашим пространством, поэтому разумно, что вы должны поступить так же со мной как потенциальным клиентом.

Когда пришло время говорить, будьте готовы ответить на каждый озвученный вопрос или озабоченность.

Я отправил одному менеджеру письмо с шестью вопросами (я предупреждал вас, я задаю много вопросов) в формате маркированного списка. Она ответила на первые три.

Да, это раздражает, но это также означает, что теперь я должен тратить время на то, чтобы заново задавать свои вопросы, а вы должны тратить время на ответы на другое электронное письмо. Оба наши времени драгоценны; не тратьте его зря по неосторожности.

Вы тоже можете потерять больше времени. Обсуждая цену за площадку, тот же менеджер согласился с предложенными мной условиями, в том числе отказом от платы. Примерно через неделю, когда пришло время платить залог и согласовывать контракт, она усомнилась в недостающей сумме гонорара. Она не осознавала, что согласилась отказаться от него, но с цепочкой электронных писем спорить было невозможно. Менеджер правильно сделала, выполнив свое слово, но эту ошибку было бы слишком легко повторить.

Вывод

Планирование свадьбы, как и любое другое мероприятие, сопряжено с трудностями, которые необходимо преодолеть. Поиск места встречи не должен входить в их число, поэтому постарайтесь сделать его как можно проще.

Есть еще совет по поводу места проведения свадьбы или чего-то еще? Присоединяйтесь к комментариям ниже!

Изображения Эбби Калер