Событийный менеджмент - это далеко не застойное пространство.

Только за последний год мы стали свидетелями того, как пространство для проведения мероприятий стало безналичным, раздали пакеты с цифровыми подарками и инвестировали в стриминг толпы. Я уверен, что в 2017 году будет еще много новых тенденций, которые продолжат менять отрасль.

Тем не менее, несмотря на репутацию, организаторы мероприятий не застрахованы от страха перемен . В то время как все эти новые технологии и прорывы в сфере обслуживания гостей тасуют индустрию, некоторые организаторы мероприятий продолжают повторять ошибки прошлого.

Считайте, что это вмешательство. Если вы все еще придерживаетесь этих проверенных и неудачных методов, я здесь, чтобы не дать вам оттолкнуть гостей и выбрасывать деньги.

Это четыре худшие вещи, которые нужно остановить на событиях (и как их исправить).

1. Бумага

Я объявляю тотальную вендетту против использования бумаги, когда и если технология станет доступной.

Запрет на бумагу включает в себя листы для входа, бирки с именами, листовки и все остальное, что еще не было создано для программного обеспечения для управления событиями . Рискуя походить на Джона Оливера, сейчас 2017 год!

У нас есть смартфоны, беспилотные автомобили , виртуальная реальность , 3D-принтеры , и вы даже можете заказать доставку алкоголя прямо к вашей двери, если вы живете в районе, где это разрешено. Так почему же мы все еще зависим от бумаги, как и мы?

Если мое посрамление «за текущий год» вас не убедит, то, возможно, убедят цифры. EventPilot создал калькулятор, который вычисляет денежные затраты и затраты на выбросы CO2 при использовании бумажных технологий на мероприятиях .

Вместо регистрационных листов и именных бирок технология RFID позволяет участникам мероприятия регистрироваться по беспроводной сети и переносить свою информацию с собой в электронном виде, куда бы они ни пошли. Вы не только сэкономите деньги в долгосрочной перспективе, отказавшись от бумаги, эта технология сэкономит вам и вашим участникам время за счет автоматизации процессов регистрации.

2. Отсутствие знаков

Есть несколько вещей, которые раздражают больше, чем блуждание по многочисленным конференц-залам модных отелей в поисках встречи, на которой вы должны присутствовать.

Ваши гости не всеведущи (насколько мне известно), поэтому ваша работа как менеджера мероприятий - направлять их к назначенным им местам, групповым сессиям и столовым соответственно. Если участники мероприятия платят деньги за участие, учитывайте каждый их доллар. Не позволяйте им тратить свое время (и, следовательно, деньги) на блуждание в поисках того, где они должны быть.

Вместо этого у входа в место проведения мероприятия должны быть вывешены знаки, которые будут направлять посетителей на мероприятие и в назначенные им места в течение всего времени их пребывания на мероприятии. Также не помешает разместить персонал в разных ключевых зонах заведения, чтобы помочь направить посетителей в их соответствующие пункты назначения, сэкономив время вам и вашим гостям.

3. Бесполезная хабар

Хорошо, что я вычистил из дома всю накопившуюся бесполезную добычу . В противном случае я бы квалифицировался как кандидат на следующий сезон накопителей.

Это не значит, что вся добыча бесполезна. Я хранил и ношу футболки, бесплатные солнцезащитные очки и храню все флешки, которые попадаются мне в руки.

Тем не менее, сложно отследить всю бесполезную хабрость, которую изрыгают на посетителей мероприятия, от портативных вентиляторов до пакетов с почтовыми ящиками.

Прекрати!

Простое нанесение вашего логотипа на любой старый обычный предмет не обещает, что вы увидите какую-либо выгоду, если предмет не имеет реальной выносливости, такой как футболки. Даже футболки не всегда верны, если размещение логотипа неприятно (если посмотреть на футболки со сплошным принтом ). Никому не нравится быть рекламным щитом для вашего продукта, если реклама липкая.

Отличный критерий для оценки своей награды - спросить других или даже себя, воспользуетесь ли вы предметами, которые раздаете. Важно, чтобы вы ответили на этот вопрос правдиво, вместо того, чтобы оправдываться за свою добычу просто потому, что она ваша. В противном случае все деньги, которые вы вложили в эти материалы, сначала попадут в чей-то шкаф, а в конечном итоге - на свалку.

4. Использование таблиц Excel.

Хотя это правда, электронные таблицы Excel, безусловно, являются обновлением любых бумажных таблиц, которые вы могли бы использовать для организации посетителей, оборудования и временных интервалов, но это не эффективный инструмент организации.

Большинство вариантов программного обеспечения для управления событиями уже предварительно загружены функциями электронных таблиц, которые интегрируются со всеми другими вариантами использования ваших данных о событиях. Пришло время оставить устаревшее программное обеспечение и принять будущее программного обеспечения для управления событиями.

Вывод

Есть ли что-нибудь, что вы видели или пережили на мероприятиях, которые, по вашему мнению, длились достаточно долго? Дайте мне знать о ваших худших событиях в разделе комментариев ниже!