Планируете свое самое первое мероприятие? У нас есть твоя спина.

Время паники. Ваш босс попросил вас спланировать мероприятие. В вашей компании нет команды по организации мероприятий, поэтому все зависит от вас.

Не волнуйся. Вы вполне можете это сделать. И мы здесь, чтобы помочь. В этом руководстве из восьми шагов о том, как спланировать мероприятие, есть все, что вам нужно для начала.

Следуйте ему - и вкладывайте большие средства в программное обеспечение для управления событиями - и вы должны выйти из этого с мероприятием, которое заставит ваших посетителей уже согласиться на ваше следующее.

Вот 8 шагов, которые нужно выполнить, чтобы спланировать мероприятие

1. Определите свои цели и график мероприятия.

Планирование мероприятия - сложная задача. Прежде чем зайти слишком далеко, подумайте, почему вы хотите разместить это у себя. Вы хотите расширить свою клиентскую базу? Увеличить доход от продаж? Обучать клиентов? Нанимать новых сотрудников?

Вы даже можете осознать, что мероприятие - не лучший выбор для достижения вашей цели. В конце концов, только 49% предприятий используют событийный маркетинг в качестве канала своей многоканальной маркетинговой кампании *.

Однако, если вы готовы продолжить мероприятие, расширьте свою цель, указав целевых участников. Например, событие с целью вовлечения будет нацелено на потенциальных клиентов в верхней части воронки.

Эти определения будут определять многие ваши решения позже.

Сейчас также хорошее время, чтобы установить график вашего мероприятия. Это поможет вам выяснить, сколько времени у вас есть на каждый из следующих шагов.

Вы не хотите выбирать дату, когда есть много других конференций в вашей целевой отрасли, по нескольким причинам:

• Повышенные цены на аренду
• Снижение явки
• Труднее выделиться

Покопайтесь, чтобы узнать, когда происходит большинство событий в вашей отрасли, и выберите дату за пределами этой сферы.

Вы также должны убедиться, что вы установили дату достаточно далеко, чтобы все было сделано без перегорания.

2. Определите свой бюджет.

Это наименее гламурная часть всего шебанга, но вам нужно выяснить, как вы платите за все забавные вещи (еда, динамики, сувениры, каноны конфетти). В конце концов, мероприятия могут быть довольно дорогими.

Bizzabo сообщает, что для компаний, проводивших мероприятия, 21% их маркетинговых бюджетов были выделены на эти мероприятия . Важно правильно распределить свои ресурсы.

Вот несколько вещей, которые следует учитывать при планировании бюджета мероприятия:

• Логистика мероприятия (размер, длина, место проведения, персонал, доставка)
• Программные потребности (от нишевых инструментов для цифровых вывесок до необходимого программного обеспечения для управления событиями )
• Все необходимое (кейтеринг, аудио / видео оборудование, украшения)
• Удобства (например, велнес-услуги, усыновление собак, сумки и т. Д.)
• Дополнительные расходы (всегда нужно пространство для маневра)

После того, как вы точно выяснили, сколько все будет стоить, вы готовы составить экономическое обоснование того, куда идут все эти деньги.

3. Найдите место проведения

Если вы устраиваете более крупное мероприятие, вам нужно будет выбрать город, в котором вы планируете проводить мероприятие. Если вы проводите меньшее местное мероприятие, это не беспокоит. В любом случае, запланируйте мероприятие, которое будет легко доступно большинству ваших потребителей, потенциальных клиентов и целевой аудитории.

После того, как общее местоположение определено, самое время выбрать конкретное место.

Составьте короткий список мест, которые вы хотите исследовать, на основе популярных мест проведения мероприятий в этом районе, рекомендаций других предприятий и местных торговых публикаций. Проведите максимально возможную проверку места проведения и / или их холдинговой компании самостоятельно, а затем запланируйте туры по местам, которые сохранились в вашем списке.

Вот несколько вопросов, которые следует задать себе и поставщикам, с которыми вы встретитесь во время этих туров:

• Сколько комнат (больших и маленьких) вам понадобится?
• Насколько близко это к аэропорту?
• Насколько близко это к нескольким отелям?
• У заведения уже есть договор с кейтеринговой компанией?
• Какое аудио / видео оборудование включено в аренду?
• Какая у них политика безопасности?
• Какие удобства они предлагают?

4. Выберите свою технологию

Есть много программного обеспечения. Некоторые из них будут полезны для вашего мероприятия, а некоторые могут помочь в будущих мероприятиях.

На самом базовом уровне прочтите руководство для покупателей программного обеспечения для управления событиями Platforms и выясните, какой инструмент подходит именно вам.

Программное обеспечение для управления мероприятиями может помочь вам с регистрацией, продвижением, организацией и, что наиболее важно на этом этапе, планированием.

Вам также следует рассмотреть следующие инструменты:

1. Для билетов, рекламных акций и платежей: программное обеспечение для бронирования мероприятий.
2. Для вывесок на мероприятии: программное обеспечение для цифровых вывесок.
3. Для прямой трансляции конференции: программное обеспечение для веб-конференций
4. Для маркетинга и продвижения: программное обеспечение для электронного маркетинга и управления социальными сетями.
5. Для посетителей: мобильные приложения для мероприятий
6. Для самого мероприятия: Программное обеспечение для конференций

Если вы инвестируете в несколько инструментов, убедитесь, что все они интегрированы друг с другом, прежде чем тратить деньги. Это обеспечит беспроблемный пользовательский интерфейс, и ничего не упадет.

Вы также захотите убедиться, что ваши посетители проходят такую ​​же гладкую процедуру регистрации. Сделайте так, чтобы вашей аудитории было как можно проще найти способ щелкнуть эту кнопку покупки.

Один из способов сделать это , чтобы убедиться , что ваши различные инструментами маркетинга программного обеспечения ( автоматизации маркетинга , маркетинг электронной почты , и социальные медиа маркетинга , чтобы назвать несколько) может интегрироваться с вашей регистрацией программного обеспечения.

5. Найдите своих партнеров и поставщиков.

В зависимости от места, которое вы выберете, они могут предлагать специальные предложения или иметь собственные услуги общественного питания и предложения A / V. Если вы не можете привлечь внешних поставщиков, вам следует проверить, предлагают ли они какие-либо конкретные предложения, которыми вы можете воспользоваться (например, они могут предлагать сделки для некоммерческих организаций или скидки, если вы достигнете определенного порога количества участников).

Если вам разрешено привлекать сторонних / внешних поставщиков, сделайте покупки вокруг, чтобы убедиться, что вы получаете лучшую сделку.

Помимо еды, достопримечательностей и звуков, вам следует обратить внимание на следующее:

• Транспорт (к месту проведения и обратно для тех, кто остановился в отелях)
• Оздоровительные предложения (включая фитнес-классы, усыновление собак, уроки ремесел и т. Д.)
• Темпинговое агентство (чтобы убедиться, что ваше мероприятие полностью укомплектовано кадрами)
• Безопасность (чтобы убедиться, что ваше мероприятие полностью безопасно)
• Развлечения (потому что события не должны быть связаны только с бизнесом)

Вы также должны быть начеку для любых потенциальных партнеров, которые могли бы помочь финансировать и организовать это мероприятие. Комбинируя ресурсы, вы сокращаете свои расходы с точки зрения денег и ресурсов, а также потенциально повышаете посещаемость за счет выхода на неиспользованные рынки, к которым имеет доступ ваш партнер.

Однако по тем же причинам, о которых мы говорили при выборе места проведения, важно правильно проверить своих партнеров и поставщиков.

6. Определите, что вас привлекает.

Что заставит людей посетить ваше мероприятие?
Может дело в тематике, может в спикерах. Это зависит от мероприятия и, более того, от ваших участников.
Подумайте о своей аудитории. Что их взволнует? Что их будет мотивировать?
Если, например, вы устраиваете праздничный банкет для своей компании, еда может быть частью вечера, но награды - это то, на чем все будут сосредоточены. Если вы организуете корпоративное мероприятие, подумайте о рынке, на который вы выходите, и его болевых точках. Что им нужно знать? Найдите ораторов, которые могут с этим поговорить.

Постарайтесь сосредоточиться на привлекательных достопримечательностях. Если вас привлекает человек / группа людей, найдите кого-нибудь с большим и страстным поклонником, который теперь с большей вероятностью посетит ваше мероприятие.

7. Создайте свою маркетинговую кампанию.

Вы хотите посадить людей на эти места? Это шаг, который делает это.

Вам необходимо разработать единое видение темы вашего мероприятия и построить вокруг него свою маркетинговую кампанию. Ваша тема должна быть привязана к целям, которые вы поставили в начале, и аудитории, которую вы преследуете.

Оттуда вам нужно будет задействовать столько каналов, сколько есть в распоряжении вашей маркетинговой команды. Помимо электронного маркетинга, контент-маркетинга, закупок рекламы и маркетинга в социальных сетях, вам следует обратиться к тем, кто заранее ответил на приглашение, чтобы узнать, будут ли они продвигать мероприятие в социальных сетях.

Убедитесь, что весь ваш маркетинг (как графически, так и с точки зрения копирования) построен на этой основной теме. Предложите реферальные ставки тем посетителям, которые привлекают больше членов аудитории (например, если кто-то убеждает другого человека принять участие, предоставьте бесплатное повышение их билета). Один из самых популярных программных инструментов для управления кампаниями - monday.com . Если вас интересуют продукты с аналогичными функциями, альтернативы monday.com - отличное место для начала.

8. Разработайте план развития ваших новых отношений с участниками.

Событие еще даже не произошло, но вы уже должны думать о нем в рамках процесса планирования.

У вас должен быть план развития отношений, которые порождает событие.

На мероприятии заложите основу для будущих отношений, предложив много бесплатных подарков с информацией о вашей компании (например, ручки, магниты, папки, сумки и т. Д.).

Таким образом, после мероприятия люди по-прежнему будут думать о вашей компании каждый раз, когда они будут открывать холодильник или упаковывать продукты.

После мероприятия разошлите участникам опросы, чтобы вы могли оценить успех и получить конкретную информацию (например, какая демографическая группа имела лучший / худший опыт или наибольшее / наименьшее присутствие на мероприятии).

Пришло время начать планировать свое мероприятие

Подумайте о мероприятии, которое вы недавно посетили. Как вы думаете, каковы были их цели? Соответствовал ли результат этим целям?

Теперь начните думать о своих целях. Как лучше всего их достичь? Добро пожаловать на первый шаг. Вы можете сделать это.

Прокомментируйте ниже об особенно успешном мероприятии и о том, что, по вашему мнению, сделало его незабываемым. Бонусные баллы, если вы укажете, как вы могли бы настроить его, чтобы он работал на вашем собственном мероприятии!

* Многоканальное маркетинговое исследование Gartner показало, как компании используют аналитические подходы для предоставления релевантных, персонализированных бесед, а также как они используют технологии, методы и сроки, чтобы сделать данные о клиентах действенными, атрибутивными и конфиденциальными в контексте более широких бизнес-целей. . Опрос проводился онлайн внешним партнером в период с ноября 2018 г. по январь 2019 г. среди 381 респондента, включая США (n = 218, 58%), Канаду (n = 66, 17%) и Великобританию (n = 97, 26%). %); От респондентов требовалось участие в принятии решений, касающихся стратегии многоканального управления их компании и ее исполнения. От респондентов также требовалось возложить ответственность как минимум на 3 цифровых канала. Семьдесят девять процентов респондентов были из организаций с годовым доходом в 1 миллиард долларов и более. Респонденты представляли самые разные отрасли: финансовые услуги (82 респондента), высокие технологии (88 респондентов), производство (44 респондента), потребительские товары (32 респондента), СМИ (13 респондентов), розничная торговля (61 респондент), поставщики медицинских услуг. (31 респондент) и путешествия и гостеприимство (30 респондентов). Опрос был разработан совместно группой аналитиков Gartner, которые следят за маркетингом, и был рассмотрен, протестирован и администрирован командой Gartner Research Data Analytics. Заявление об ограничении ответственности: результаты этого исследования не отражают глобальные результаты или рынок в целом, а представляют собой простое среднее значение результатов для целевых стран, отраслей и сегментов компаний, охваченных в этом исследовании. потребительские товары (32 респондента), СМИ (13 респондентов), розничная торговля (61 респондент), поставщики медицинских услуг (31 респондент), а также путешествия и гостиничный бизнес (30 респондентов). Опрос был разработан совместно группой аналитиков Gartner, которые следят за маркетингом, и был рассмотрен, протестирован и администрирован командой Gartner Research Data Analytics. Заявление об ограничении ответственности: результаты этого исследования не отражают глобальные результаты или рынок в целом, а представляют собой простое среднее значение результатов для целевых стран, отраслей и сегментов компаний, охваченных в этом исследовании. потребительские товары (32 респондента), СМИ (13 респондентов), розничная торговля (61 респондент), поставщики медицинских услуг (31 респондент), а также путешествия и гостиничный бизнес (30 респондентов). Опрос был разработан совместно группой аналитиков Gartner, которые следят за маркетингом, и был рассмотрен, протестирован и проведен группой аналитики данных Gartner. Заявление об ограничении ответственности: результаты этого исследования не отражают глобальные результаты или рынок в целом, а представляют собой простое среднее значение результатов для целевых стран, отраслей и сегментов компаний, охваченных в этом исследовании. протестировано и администрируется группой аналитики данных Gartner. Заявление об ограничении ответственности: результаты этого исследования не отражают глобальные результаты или рынок в целом, а представляют собой простое среднее значение результатов для целевых стран, отраслей и сегментов компаний, охваченных в этом исследовании. протестировано и администрируется группой аналитики данных Gartner. Заявление об ограничении ответственности: результаты этого исследования не отражают глобальные результаты или рынок в целом, а представляют собой простое среднее значение результатов для целевых стран, отраслей и сегментов компаний, охваченных в этом исследовании.