Помните старые добрые времена, когда выбрать электронную почту и облачное хранилище было легко? Было время, когда нужно было использовать как можно больше места за наименьшие деньги, как пиксели в цифровой камере.

Тем временем Dropbox , MediaFire , Office 365 и Google Apps начали предлагать 1 ТБ за 10 долларов в месяц или меньше. А с Mega вы можете получить 50 ГБ бесплатно. Это около двух миллионов фотографий. Или 250 000 песен, если по какой-то странной причине вы сохраняете песни вместо потоковой передачи. Фактически, вам даже не нужно платить за массивное хранилище. После того, как Microsoft недавно обменяла 100 ГБ бесплатного хранилища на два года на новую учетную запись Bing Rewards , теперь они предлагают 100 ГБ бесплатного хранилища OneDrive на один год для пользователей Dropbox.

К счастью, несмотря на то, что количество вариантов растет, большинству центров обслуживания клиентов действительно нужно рассматривать только два основных направления: Google Apps и Office 365.

В обслуживании клиентов общение имеет первостепенное значение. Возможность быстро и легко передавать жизненно важную информацию нужному человеку в нужное время повлияет на вашу способность обеспечивать безупречное обслуживание клиентов или подорвать ее.

Электронная почта - неоптимальное средство общения с клиентами. Программное обеспечение для отслеживания билетов или, что еще лучше, унифицированная система с автоматическим предложением и базой знаний, вообще говоря, стоит вложенных средств. Чтобы сравнить варианты, ознакомьтесь с 8 альтернативами Zendesk для улучшения качества обслуживания клиентов и Сравнение программного обеспечения службы поддержки: 5 популярных вариантов .

Однако полностью избавиться от электронной почты невозможно. Для электронной почты, управления документами и совместной работы, внутреннего чата, ведения календаря и некоторых других функций вы, вероятно, выиграете от программного обеспечения для повышения производительности и совместной работы.

К счастью, определить, что лучше всего для вашей службы поддержки, довольно просто. В отличие от большого количества программного обеспечения, интеграция на самом деле не является большой проблемой для обслуживания клиентов. Если вы используете программное обеспечение службы поддержки, вы можете делать почти все, что вам нужно, в этой системе.

Итак, какое программное обеспечение для повышения производительности и совместной работы вам больше всего подходит? На самом деле все сводится к тому, какую электронную почту вам больше нравится использовать, Gmail или Outlook. И поэтому большинство людей находят Gmail более интуитивно понятным в настройке и использовании. Поэтому, если вы не являетесь поклонником Outlook или действительно не проводите много времени в Word или Excel, Google Apps - ваш лучший выбор.

InfoWorld сравнивает Google Apps и Microsoft 365

Сравнение Google Apps Cirrus и Microsoft 365

По крайней мере, это то, к чему это привело бывшего сотрудника Microsoft Рахула Суда. Когда он ушел из компании, чтобы начать свой бизнес, его команда попробовала Google Apps и Microsoft 365 одновременно. Что его команда обнаружили , что , потому что они любили Gmail и не использовать Excel много, это больше смысла для них , чтобы пойти с Google Apps. Преимущество Gmail над почтой Microsoft 365, которая не является Outlook.com, включает мгновенный поиск, место для хранения и отсутствие необходимости в загрузке.

Однако Таблицы - это не Excel. А Google Calendar - это не календарь Outlook. «Такие вещи, как управление шрифтами, финансовое моделирование и эффективные презентации - все это в Office 365 в течение всего дня», - написал Суд . Действительно, для таких вещей, как форматирование и функции, такие приложения, как PowerPoint, намного мощнее. Однако, как InfoWorld рецензент Вуди Леонард выразился , «Там нет необходимости качать кувалду , когда обычный молоток будет делать.»

Microsoft 365

Полная интеграция вашего рабочего процесса с файлами, которые вы создаете, открываете и редактируете чаще всего, - это довольно большая проблема. Microsoft Word - это самое популярное приложение для обработки текстов на планете, которое насчитывает около 500 миллионов пользователей . Способность Microsoft 365 расширять предложения Office, несомненно, является его самой сильной стороной.

С подпиской на Office 365 вы можете совместно работать над презентацией PowerPoint в реальном времени со своими коллегами, наблюдая, как они вносят изменения. Открытие Excel показывает вам все ваши недавние документы, независимо от того, сохранили ли вы их на рабочем столе или в OneDrive.

Настольное приложение предлагает доступ к жесткому диску вашего рабочего компьютера с домашнего компьютера, если оба компьютера включены и подключены к Интернету с запущенным OneDrive.

Microsoft работает над функцией, которая будет автоматически сортировать и оценивать фотографии в соответствии с их значением и важностью для вас.

Меры безопасности на 365 довольно сложны. Смена ПИН-кода и стирание данных с утерянных или украденных устройств полезно. Управление хранением становится проще, если вы можете установить элементы управления на централизованном уровне. Вы можете предотвратить проблемы со сторонними приложениями, заблокировав Office для пользователей.

К сожалению, пользователям Linux, Blackberry или Kindle Fire, которые хотят получить доступ к своим файлам в этих операционных системах, не повезло. Верхний предел размера загружаемых файлов также составляет 2 ГБ. В Интернете можно воспроизводить только видеофайлы .MP4 и .WMV; другие видео и аудио форматы требуют загрузки.

Последняя потенциальная проблема в основном затронет пользователей, которые совмещают бизнес и отдых, или тех, кто работает в определенных отраслях. У Microsoft самый строгий кодекс поведения. Нагота, порнография и расизм в ваших файлах запрещены.

Конечно, оформить подписку на Office 365 непросто и недешево. На выбор около пяти тысяч планов и опций, и ни один из них не стоит дешево. «Если вы ищете простое прямое сравнение функций и цен, вы явно не понимаете игру», - написал Леонхард.

Google Apps

Если вы каким-то образом не обязаны гиганту, которым является Microsoft, Google Apps - ваш лучший выбор. Что сегодня не так безумно, как несколько лет назад. «Еще в июне 2011 года, если бы вы спросили несколько руководителей, нужно ли их сотрудникам запускать Word, Excel и PowerPoint, вы, вероятно, услышали бы громкое, хотя и невнятное« Да! » - написал Леонард. «В настоящее время статус триумвирата Офисов далеко не так безопасен».

Самый большой недостаток Google Apps - ограниченная интеграция с Microsoft Office. Вы можете сохранять и просматривать эти файлы, но не можете редактировать, совместно работать над ними или делиться ими. Однако вы можете делиться файлами Google Docs и совместно работать над ними, и для многих пользователей этого достаточно.

Google Apps может похвастаться большинством других преимуществ Microsoft 365, а также некоторыми дополнительными функциями. Интеграция с Gmail очень полезна. Вы можете предварительно просмотреть вложения, а затем сохранить их в облаке двумя щелчками мыши. Вы можете смотреть все свои видео прямо с Диска. Многие люди находят Google Hangouts простым в использовании для общения в чате и видеочате.

Кроме того, сторонние приложения делают все, от редактирования открытого текста до редактирования видео, отправки факсов и подписания документов.

Согласно TalkinCloud, Google Apps проще в использовании. Он также лучше работает с большим количеством мобильных устройств. Действительно, риэлторская компания Royal LePage попробовала и то, и другое, и обнаружила, что Google Hangouts лучше всего подходит для связи с «клиентами в любой момент, и когда личная встреча невозможна с каких бы то ни было агентов мобильного устройства».

Идти вперед

И Microsoft, и Google активно внедряют инновации и постоянно внедряют новые функции. У Суда есть интересное предложение для Microsoft в будущем. Было время, когда каждая компания покупала Microsoft Office недолго думая. Microsoft нужно сделать то же самое с 365. А как? «Им необходимо сделать его полностью совместимым с Google Apps», - написал Суд. «Им следует создать стороннее приложение для Google Apps, полностью совместимое с Диском, Gmail и Adobe Acrobat Reader. Если Microsoft сможет представить лучший календарь для Gmail со встроенной поддержкой Skype и / или Hangouts, это будет огромным бонусом. Они должны сделать его бесплатным в течение 90 дней, а затем взимать разумную абонентскую плату. Я могу представить, что многие люди вскочили бы на это, в том числе и мы ».

Вывод

Gmail и Hangouts невероятно просты в настройке и использовании, и по этой причине они довольно распространены. Конечно, SharePoint, Word, Excel и PowerPoint невероятно мощны, и от них по-прежнему требуется много работы. Однако большинству центров обслуживания клиентов не потребуется полная функциональность Microsoft Office для выполнения работы.

Если для вашей работы требуется Office, расширение до 365 - хороший шаг. Если вы можете выполнять свои задачи в Googleverse, Google Apps удовлетворит ваши потребности.

Что вы используете и почему? Дайте нам знать об этом в комментариях!