Внедрение новой системы на рабочем месте? Вот 3 способа, которыми сотрудники могут это сорвать

При внедрении новой программной системы на рабочем месте HR должен ожидать холодного отношения со стороны сотрудников - или того хуже.

Вы знаете, что новая система управления талантами или другое программное обеспечение, которое вы приобрели, - отличное вложение для вашего бизнеса.

Но ваши сотрудники? Да, они не так уверены.

На самом деле, многие из них, вероятно, откровенно ненавидят идею использования новой системы на работе. А если не признать и не обратить внимания на эти негативные настроения, это может в конечном итоге вызвать множество проблем с реализацией вашей новой системы - даже больше, чем само программное обеспечение.

Чтобы помочь, давайте рассмотрим три ситуации, в которых поведение сотрудников может помешать внедрению вашей новой системы, и подробно рассмотрим некоторые решения, чтобы этого не произошло.

3 распространенных способа, которыми сотрудники мешают внедрению программного обеспечения

1. От старых привычек (и систем) трудно избавиться

Ситуация

Вот что было в вашей старой системе: она работает. На самом деле, он работает очень хорошо - настолько хорошо, что сотрудники не совсем понимают, почему вы вообще от него избавляетесь.

Вы хотите, чтобы все перешли на новую систему. Но до тех пор, пока не истечет срок действия лицензии на старую систему, сотрудники будут цепляться за нее всю жизнь, и это вызывает задержки с переносом и внедрением данных.

Решение

Не думайте, что ваши сотрудники понимают причины внедрения новой системы. С их точки зрения, старая система может не иметь недостатков, хотя на самом деле она должна быть устранена из-за закулисных причин, таких как соображения безопасности или повышенная стоимость.

Будь то плакаты в офисе или электронное письмо от генерального директора или главы отдела, создание кампаний, объясняющих «почему» внедрения новой системы, может иметь большое значение для облегчения перехода.

Если вы проявили должную осмотрительность во время поиска программного обеспечения, вы, вероятно, уже знаете о двух-трех функциях, которых сегодня у ваших сотрудников нет, и которые вам понравятся. Выделение их в своей кампании также может быстрее привлечь рабочих.

2. Суперпользователи взяли верх

Ситуация

Кажется, что все идет хорошо, пока не начнут поступать жалобы: система «слишком запутанная», а сотрудники «слишком много работают, чтобы изучить новую систему прямо сейчас». Рабочие начинают просить своего менеджера или HR позаботиться о некоторых задачах в новой системе за них.

Эти запросы сначала выполняются, потому что руководство знает, что люди все еще учатся. Но вскоре небольшая группа суперпользователей взяла на себя всю работу с новой системой, снизив свою продуктивность и, в первую очередь, поставив под угрозу саму цель внедрения.

Такая ситуация часто возникает с решениями самообслуживания, которые распределяют задачи, изначально выполняемые одним человеком или отделом, на весь персонал, чтобы сбалансировать рабочую нагрузку. Если сотрудники активно не возьмут на себя эти задачи в новой системе, преимущества от внедрения аннулируются.

Решение

Примите меры, чтобы сделать выполнение этих задач максимально простым для работников. Если в вашей новой системе есть интуитивно понятное мобильное приложение, попросите сотрудников загрузить его. Если вы можете интегрировать новую систему с инструментом совместной работы, таким как Slack, работники уже знают, как использовать, сделайте это. Все, что может снизить входной барьер, может иметь значение.

ADP может интегрироваться со Slack через виртуального помощника ADP ( Источник )

Также воспользуйтесь преимуществами своих суперпользователей. Будь то общение один на один или групповой сеанс, попросите своих суперпользователей объяснить сотрудникам, как именно выполнять общие задачи в новой системе. Сотрудники будут более вовлечены, когда учатся у кого-то из них, а не у какого-то незнакомца, представляющего вашего поставщика программного обеспечения.

Если все остальное терпит неудачу и работники по-прежнему не используют систему сами, произведите повторную оценку. Возможно, некоторые задачи слишком нерегулярны или сложны для самообслуживания, что лучше всего подходит для простых, стандартизированных процессов (таких как просмотр квитанций о заработной плате или обновление адреса).

3. Сотрудники покинули корабль.

Ситуация

Через несколько недель кажется, что вы победили рабочую силу. Сотрудники, наконец, используют новую систему по назначению, а некоторые даже с энтузиазмом.

Однако, когда вы приедете через шесть месяцев, ситуация изменилась к худшему. Многие сотрудники отказались от новой системы, и ее использование снизилось более чем наполовину. Теперь руководство задается вопросом, не пора ли отключиться от всего этого. Ой!

Решение

Компании все чаще инвестируют в технологии, чтобы поощрять выгодное, но необязательное поведение своих сотрудников. Вспомните реферальное программное обеспечение , с помощью которого сотрудников просят направлять своих друзей на вакансии, или системы признания сотрудников , с помощью которых они поощряются к признанию достижений других людей.

Эта необязательная часть может быть убийцей реализации, особенно после того, как закончился период медового месяца с новым программным обеспечением. Компании должны продолжать работать, чтобы поощрять постоянное использование, а иногда регулярных напоминаний по электронной почте просто недостаточно.

Один из методов, который вы можете использовать для продления срока использования, - это поэтапное внедрение. Рабочие знакомятся с новыми функциями или приложениями с течением времени, а не со всеми сразу.

Геймификация также может быть эффективной. Внедряя такие элементы, как системы баллов, списки лидеров или реальные вознаграждения (денежные или неденежные) за приглашение друзей на работу или оставление отзывов коллегам, вы можете побудить сотрудников продолжать использовать программное обеспечение.

Что, если проблема заключается в новой системе?

Аналитик Gartner Майк Бёрден резюмирует эту идею о сотрудниках, которые в конечном итоге отказываются от внедрения программного обеспечения, в отчете «Проекты трансформации персонала должны решать нетехнологические проблемы» ( полное исследование доступно клиентам Gartner ):

Он прав. Как бы мы ни уделяли внимание всем аспектам внедрения новой системы на рабочем месте (т. Е. Настройке, совместимости оборудования, интеграции), компаниям необходимо уделять еще больше внимания привлечению работников к участию в этих изменениях - или они рискуют увидеть, как все рушится.

Но что, если все, что вы делаете, терпит неудачу? Что, если рабочие продолжат избегать новой системы, как чумы?

В этом случае, возможно, пришло время вернуться к чертежной доске, но с важным уроком: опыт работы сотрудников имеет значение. Обеспечьте рядовым сотрудникам демонстрационные системы и учитывайте удобство использования при оценке возможных вариантов, чтобы ваши сотрудники быстро освоились с новыми технологиями.

Примечание. Приложения, выбранные в этой статье, являются примерами для демонстрации функции в контексте и не предназначены для одобрения или рекомендаций. Они были получены из источников, которые на момент публикации считались надежными.