Сегментируйте пользователей программного обеспечения, чтобы эффективно обучать тех, кому требуется дополнительная помощь в изучении нового программного обеспечения.

Ваше новое программное обеспечение полезно только в том случае, если сотрудники используют его правильно. Следование рабочим процессам, заполнение важных полей, маркировка определенных коллег - существует множество способов, которыми пользователи могут не использовать систему для максимальной отдачи.

Вот почему крайне важно выполнить три шага, которые помогут вам понять самые большие проблемы, с которыми сталкиваются пользователи с существующим программным обеспечением, определить самых сильных и наименее эффективных пользователей и решить любые другие проблемы, которые у них есть, чтобы они могли правильно использовать новое программное обеспечение.

Используя опыт Gartner в этой области, мы предложим рекомендуемые действия, которые вы можете предпринять сейчас, чтобы убедиться, что сотрудники правильно используют ваше новое программное обеспечение.

Вот что мы рассмотрим:

1. Как можно раньше собирайте отзывы пользователей
2. Определите опытных пользователей и тех, кому нужна помощь
3. Устранение препятствий к усыновлению

Как можно раньше собирайте отзывы пользователей

Часто руководители предприятий принимают решения о программном обеспечении и технологиях вместе со своими коллегами, не учитывая мнения людей, которые фактически будут использовать систему изо дня в день.

Но исследование Gartner о том, что мотивирует сотрудников использовать программное обеспечение наиболее эффективно, показывает, что сбор их отзывов на ранних этапах процесса - когда вы строите бизнес-модель или когда вы составляете список функций - оказывает наибольшее положительное влияние на внедрение.

Чем позже вы будете ждать привлечения конечных пользователей, тем меньше вероятность, что они будут правильно использовать программное обеспечение. Включение их на самых ранних этапах процесса может повысить их вероятность использования программного обеспечения на 55%. К тому времени, когда вы начнете выбирать провайдеров, будет уже поздно.

Определите опытных пользователей и непользователей

Сегментирование пользователей на группы со схожими проблемами позволяет впоследствии устранить как можно больше препятствий для внедрения. А когда вы сможете отделить своих опытных пользователей от тех, кому нужна дополнительная помощь, вы сможете проводить время более эффективно.

Следует помнить о нескольких ключевых группах:

Тип пользователяКак их распознатьКак им помочь Продвинутый пользователь

• Высокое взаимодействие
• Высокий уровень владения

Используйте опытных пользователей в качестве дополнительных учителей и наставников, которые могут поощрять правильное использование программного обеспечения для других групп. Критический пользователь

• Высокое взаимодействие
• Низкий-средний уровень владения

Сосредоточьте большую часть своих усилий на обучении именно этой группе и обеспечьте постоянную обратную связь для улучшения использования. Не пользователь

• Низкое взаимодействие
• Любое владение

Проводите обучение для членов этой группы только в том случае, если вы ожидаете смены ролей, которые потребуют использования системы.

После простого опроса вы можете отнести наименее опытных пользователей к наиболее опытным и определить, как решить их проблемы.

Устранение препятствий к усыновлению

На этом этапе у вас должна быть качественная обратная связь о болевых точках, а также количественные данные, разбивающие ваших сотрудников на группы. Пришло время помочь каждому пользователю справиться с его конкретными проблемами.

Gartner рекомендует некоторые тактики, которые могут помочь стимулировать внедрение в зависимости от конкретной проблемы или мнения пользователя о новом программном обеспечении:

Информировать: для пользователей, которые сообщают об отсутствии контекста для изменения.

• Обеспечение общих бизнес-преимуществ новых технологий
• Включите их в списки рассылки для обновлений внедрения и обучения.

Уверенность: для пользователей, которые не уверены в своей роли в изменении.

• Приведите примеры ранних «побед» с новым программным обеспечением.
• Попросите опытного пользователя спланировать сеанс, чтобы ответить на конкретные вопросы

Убедить: для пользователей, устойчивых к новому программному обеспечению.

• Объясните конкретное коммерческое обоснование нового программного обеспечения.
• Делитесь только преимуществами, которые они получат лично
  от использования нового программного обеспечения

Вовлекать: для пользователей, которые понимают ценность нового программного обеспечения.

• Поощряйте их выступать в защиту новой системы.
• Попросите выявить «победы», чтобы поделиться преимуществами нового программного обеспечения.

Сначала примените эти подходы к своим критически важным пользователям, чтобы устранить наиболее распространенные препятствия для внедрения, а затем пройдите через критические и непользовательские группы по мере необходимости.

Помогите каждому сотруднику правильно использовать программное обеспечение

Любые изменения в инструментах, которые сотрудники используют ежедневно, будут встречаться с некоторым сопротивлением, но помощь им в понимании и освоении нового программного обеспечения может осуществляться так же, как и другими проектами в вашей организации. Анекдотические проблемы и достоверные данные от ваших сотрудников будут определять этот процесс.

Чтобы получить дополнительную помощь для этих нерешительных пользователей, вы можете просмотреть наши три метода, чтобы получить бай-ин на новое программное обеспечение .