5 признаков того, что это Пора получить новое программное обеспечение для управления проектами

Недавно я наблюдал, как группа первоклассников проходила тест на интеллект, который явно устарел. Их попросили определить общие объекты по картинке. Многие не справились с этим вопросом:

Ответ: градусник.

Реальность такова, что большинство детей выросли на цифровых термометрах . Вы не можете винить их в том, что они не знают, что это за старые ртутные устройства. Первоклассники рассматривали картину с неуверенностью и беспокойством - так же, как новые сотрудники могут взглянуть на ваше устаревшее программное обеспечение для управления проектами.

Нельзя сказать, что срок действия программного обеспечения истекает быстро. Обратите внимание на эти пять признаков того, что пора обновляться.

1. Вы используете слишком много инструментов.

Если вы используете облачную систему, счетчик времени и диаграмму Ганта в трех разных приложениях, самое время подумать о новом программном обеспечении для управления проектами.

Использование множества различных инструментов открывает путь к дублированию, потере времени и неэффективности.

К счастью, многие продукты предлагают решения, которые объединяют общие потребности управления проектами. Новейшая версия BaseCamp , например, может захватывать документы с Google Диска, синхронизироваться с приложениями iPhone и Android, а также усилила функциональность событий. Чтобы учесть все это, BaseCamp также создал оптимизированный процесс, позволяющий пользователям изменять свой план по мере роста их бизнеса.

2. Вы хотите, чтобы ваша работа выполнялась в облаке.

Есть только три причины, по которым вам следует продолжать использовать установленное программное обеспечение для управления проектами:

1. Если у вас настроенная система.
2. Если у вас есть проблемы с подключением к сети или устаревшее оборудование.
3. Если у вас есть серьезные проблемы с безопасностью.

За последние два года большинство поставщиков управления проектами перешли на облачное программное обеспечение для управления проектами или предоставили им варианты. Почему? Многие команды пришли к выводу, что быстрое общение, бесшовная интеграция и простота внедрения делают облачное программное обеспечение того стоит.

Лучшая часть?

Есть много бесплатных вариантов .

3. Ваше программное обеспечение не растет вместе с вами.

Ваш бизнес растет. Замечательно! Но не все инструменты легко масштабируются. С увеличением количества людей, более сложных проектов и большего количества данных, отправляемых в облако, программное обеспечение для малого бизнеса, с которым вы начинали, может не справиться с новыми задачами вашего бизнеса.

Хотя может возникнуть соблазн купить корпоративное программное обеспечение сразу же, ищите программное обеспечение, которое легко масштабировать с самого начала. Например, Microsoft Project недавно упростил переключение между планами, что сделало его универсальным вариантом для малых, средних и крупных компаний.

4. Программное обеспечение не предоставляет необходимых обновлений.

Одна из самых замечательных функций, предлагаемых программным обеспечением для управления проектами, - это обновление статуса. Если менеджеры проектов должны постоянно проводить встречи, чтобы проверить, насколько далеко продвинулся проект, или если клиент постоянно спрашивает, насколько далеко продвинулся проект, ваше программное обеспечение для управления проектами не выполняет свою работу.

Программное обеспечение для управления проектами должно позволять легко отслеживать текущее состояние любого конкретного проекта. Например, предложение по управлению проектами, такое как WorkZone, может принимать обновления от всех членов команды, а также делиться конкретными обновлениями с клиентами.

5. Ваше программное обеспечение слишком сложно для новых сотрудников.

Больше возможностей не всегда значит лучше. На самом деле, чем сложнее инструмент, тем больше обучения потребуется вашим сотрудникам. Это означает потерю времени и потерю рабочих часов. Инструменты управления проектами должны быть прежде всего практичными - если вам нужны часы инструкций по использованию программного обеспечения, оно, вероятно, будет для вас слишком тяжелым.

Пример простого инструмента PM - Trello ; Возможно, это один из самых интуитивно понятных вариантов программного обеспечения для управления проектами. Войдите, сделайте открытку, и все готово.

Более?

Вы переросли свое программное обеспечение для управления проектами? Какие были твои характерные признаки? Оставляйте свой ответ в комментариях ниже!