Вау всем с помощью этих 11 шагов презентации по управлению проектами

Когда я смотрю на пустой документ Microsoft Word, мне хочется паниковать.

Есть так много направлений, по которым я могу писать, и так много слов, которые мне нужно собрать в статью к концу дня. К счастью, я смягчаю это с помощью тщательного исследования и планирования, поэтому к тому времени, когда я пойду писать, я готов.

Речи должны вызывать такой же страх. Для многих это не так.

«Я просто займусь этим», - говорят некоторые ведущие. «Я знаю, о чем буду говорить, и все будет в порядке». Конечно, вы сможете запутаться в своей презентации, но, честно говоря: это, вероятно, не то, чем вы гордитесь.

Вот как это изменить.

Презентации проектов уникальны. Вы должны обработать огромное количество информации за короткий промежуток времени в ситуации высокого давления. Вот одиннадцать шагов , которые вы должны предпринять , чтобы убедиться , что вы доставить лучшее возможно представление.

1. Действительно понять цель презентации.

Определение причины презентации вашего проекта - ключ к подготовке всего выступления. Представляя объем проекта? Это будет совершенно другая презентация, чем о факторах успеха, основных этапах проекта или вашем управлении рисками.

Выясните, предназначена ли ваша презентация для информирования вашей аудитории - скорее всего, для руководителя проекта - или для убеждения . Знание того, какую презентацию проекта вы проводите, поможет сформировать ваш подход к выступлению. Но прежде чем вы начнете обрисовывать…

2. Знайте свою аудиторию.

Кто стоит за улыбающимися лицами, составляющими вашу аудиторию? Это твой босс? Босс твоего босса? Руководители вашей команды? Рассмотрение властных отношений между вами и вашей аудиторией поможет вам определить, какие моменты для них наиболее важны, а какие можно не учитывать. Знание своей аудитории также повлияет на то, какой язык вы используете и как излагаете свои идеи.

Знание своей аудитории не ограничивается тем, где они находятся в корпоративной цепочке по отношению к вам. Вы также должны учитывать, со сколькими людьми вы будете разговаривать. Toastmasters советует : «Разговор с 10 людьми или меньше - это разговор. Встав перед 20 людьми - это речь. Если в зале 40 человек, это спектакль. 100 человек и более - это шоу ». Планируйте соответственно.

3. Исследования.

Теперь вы знаете, почему вы проводите эту презентацию и для кого она, поэтому спросите себя: что волнует этих людей? Скорее всего, ваша презентация по управлению проектом будет охватывать множество показателей. Помимо заявленных целей и анализа масштабов, убедитесь, что ваша финансовая информация всегда доступна. Используйте свое программное обеспечение для управления проектами, чтобы определить точки риска и ход проекта. Относится ли ваш проект к проектам других компаний? Убедитесь, что у вас есть эта информация.

Не имеет значения (пока), если ваше исследование находится в одном пакете, но это поможет скомпилировать его в одном месте. Я лично использую текстовый документ с полужирным заголовком для систематизации своих выводов, но я также слышал, что Scrivener и Evernote также отлично подходят для организации исследований.

4. Выберите основные моменты.

Разложите новый лист бумаги: вы готовы выделить основные моменты. Основные моменты подобны маленьким тезисам; это утверждения, требующие обоснования. Например:

Нам следует подумать о расширении наших возможностей.

Я бы хотел попробовать использовать Scrum для этого проекта.

Давайте поработаем над исправлением нашей функции обслуживания клиентов для этого спринта.

Выбор основных моментов должен быть довольно очевидным, если вы провели исследование и знаете, почему вы представляете. Это самые важные темы, которые необходимо представить в вашей речи. Запишите их, а затем проведите мозговой штурм, какие факты подтверждают ваши утверждения.

Например, если ваша претензия: «Нам нужно продлить наш крайний срок», подкрепите ее словами «У нас на прошлой неделе был сбой в обслуживании, что затруднило своевременное получение результатов» и «Мы отработали некоторое буферное время для этого. спринт; Отодвинуть крайний срок на один дополнительный день - не проблема. Вот почему мы планируем ». Организуйте вспомогательную информацию по соответствующим основным пунктам.

Теперь вы готовы к вашему представлению.

5. Напишите свое введение.

Любое хорошее введение состоит из трех частей:

1. Тот, кто привлекает всеобщее внимание
2. Тезис
3. Предварительный просмотр

Ваше внимание будет первым, что выйдет из вашего рта, когда вы начнете презентацию - это также, пожалуй, самая важная часть вашей речи, потому что она будет охватывать первые несколько секунд, когда ваша команда будет судить вас как оратора. . Сделайте это.

Начните свою речь с цитаты, статистики или рассказа. Если вы близко не знакомы с командой, которую представляете, откажитесь от вариантов - вроде глупой шутки - которые могут поставить под угрозу ваш авторитет. Цитаты, статистика и истории, кажущиеся сухими на бумаге, могут быстро заинтересовать аудиторию и вдохновить ее на ваш проект.

Ваш тезис - это просто краткое изложение ваших основных положений - представьте себе картину в целом. Хорошим примером может быть: «В целом проект идет хорошо, но нам нужно внести некоторые небольшие изменения, чтобы двигаться вперед» или «У меня есть подробный план проекта, который я собираюсь показать вам сегодня».

Аристотель был прав: расскажите им, что вы собираетесь им сказать, скажите им, а затем скажите то, что вы им сказали. Этот риторический подход к выступлениям наиболее заметен в превью. Предварительный просмотр обрисовывает в общих чертах ваши основные моменты. Это может выглядеть примерно так:

« Сначала я расскажу о цели проекта. Затем я представлю наш график и, наконец, остановлюсь на результатах. ”

У вас написаны первые 2/3 вашей речи! Теперь осталось только заключение.

6. Напишите свое заключение.

Каждый хочет закончить свое выступление на ура - а это сложно сделать с деловой презентацией. Лучший способ удержать аудиторию в курсе последних моментов презентации - это подвести итоги и завершить .

Резюме очень похоже на предварительный просмотр; повторите то, что вы уже сказали аудитории. Взяв приведенный выше пример, вы могли бы просто сказать: «У нашего проекта четкие цели, сжатые сроки и надежные результаты».

Завершение - это просто одно предложение после «спасибо», которое позволяет аудитории узнать, что вы закончили свою презентацию. Два самых простых варианта закрытия - это задать вопросы или поблагодарить своих товарищей по команде.

Поздравляю! Вы написали основной план своей речи. Пришло время его усовершенствовать.

7. Подумайте о переходах.

На этом этапе ваш план должен выглядеть так:

Тот, кто привлекает всеобщее внимание:

Тезис:

Предварительный просмотр:

Пункт 1:

Опорная точка 1А:

Опорная точка 1B:

Опорная точка 1С:

Пункт 2:

Опорная точка 2А:

Опорная точка 2B:

Опорная точка 2C:

Пункт 3:

Опорная точка 3А:

Опорная точка 3B:

Опорная точка 3C:

Резюме:

Вывод:

Прыжки от точки к точке могут быть прерывистыми. Вот почему, когда я был речевым тренером, я рекомендовал использовать переходы и указатели. Переход довольно прост - он напоминает аудитории о том, какую тему вы только что затронули, а затем направляет их к следующему пункту. Например, вы всегда можете сказать что-то вроде: «Теперь, когда мы достигли целей нашего проекта, давайте поговорим о сроках».

Указатели - это переходы из одного слова, например «однако» или «в результате», которые помогают пролить свет на ход вашей логики. Аудитория не сможет пролистать вашу речь, если забудет, с чего началась ваша точка зрения, поэтому переходы и указатели помогают им не сбиться с пути.

8. Теперь пора подумать о стиле.

Некоторые выступления смешные. Некоторые выступления захватывающие. В других выступлениях удается собрать невероятно сухую информацию и сделать ее интересной. Все эти качества презентации проистекают из стиля докладчика.

Ваша личность будет сиять через вашу презентацию, несмотря ни на что, но важно помнить об этих трех характеристиках качественной речи.

Они ясны, лаконичны и конкретны . Ваша доставка должна быть четкой. Избегайте «умс» и жаргона. Вы должны быть краткими: все, что не обосновывает основную мысль или является переходом, следует исключить из вашей общей презентации. И вы должны быть конкретными: убедитесь, что вы предоставляете своей команде элементы действий и описательный язык, которые помогают им двигаться вперед.

9. Пора начинать тренироваться!

Вы и ваша презентация уже через многое прошли. Вы обрисовали в общих чертах свою речь, поиграли с формулировками, вставили переходы и, возможно, даже создали PowerPoint, чтобы дополнить вашу встречу. Но вы еще не совсем готовы к заседанию в зале заседаний. Вы должны практиковаться.

Практика помогает докладчикам сузить речь даже больше, чем перебирать ее для ясности и неясности. Слова, которые прекрасно звучат на бумаге, могут быть неудобными для произнесения вслух. Переход, который вы считали убийственным, может потерпеть неудачу после доставки. Эта классная шутка, которая, как вы думали, могла бы стать ледоколом? Это может звучать довольно мертво в комнате без людей (или с неотзывчивой аудиторией). Практика своей речи - единственный способ обезопасить себя от предсказуемых проблем.

Я рекомендую говорить спонтанно. Вам не обязательно запоминать свою речь - на самом деле, я думаю, что это довольно сложно сделать, и это звучит банально, - но я также не рекомендую читать по тексту. У вас должен быть готов план для переноса на карточки (вы, вероятно, единственный человек в комнате, который думает, что это выглядит глупо) или для распечатки крупным читаемым текстом.

В ваших заметках не должно быть дословного описания того, что вы собираетесь сказать, но они должны давать вам достаточно подсказок, чтобы вы продолжали говорить.

10. Научитесь сдерживать беспокойство.

Если вы попрактикуетесь в речи, вы будете меньше нервничать.

Это стоит повторить.

Упражняться.

Ваш.

Речь.

Чем удобнее вы будете использовать исходный материал, тем легче будет в день презентации. Любой, кто зарабатывает на жизнь презентациями - от танцоров до комиков и президентов - будет репетировать снова и снова, чтобы убедиться, что им удобно то, что они представляют. А если оратор расслаблен, аудитория расслабится вместе с вами, создавая общее ощущение комфорта. Использование карточек также поможет облегчить ваше беспокойство - напишите их хорошо, и вы ничего не забудете!

Если у вас все еще есть предречевое дрожание, как у большинства населения, есть способы облегчить ваш страх. Подиум, за который можно держаться, поможет справиться с любой тряской, которая может возникнуть во время выступления. Также принесите стакан воды. Время от времени делая глоток, вы делаете паузу в самой презентации, позволяя вам перегруппироваться.

И это само собой разумеется, но забота о своем теле также поможет облегчить ваше беспокойство. Высыпайтесь три ночи подряд перед презентацией. Хорошо ешьте накануне и утром перед. Упражнения - это улучшит ваше самочувствие. Наличие здорового тела дополняет ваш разум, помогая запомнить ваш сценарий и, в первую очередь, почему вы вообще выступаете.

Просто помните: вы для этого тренировались. Вы можете качать эту презентацию. Не позволяйте собственному беспокойству мешать вашему успеху.

11. Произнесите речь! У тебя все получится!

На данный момент мы прошли большой путь. Это всеобъемлющее руководство подготовит вас к игровому дню, от определения смысла речи до подготовки тела накануне. У вас все получится, потому что вы достаточно отрепетировали свою речь, а затем чувствуете себя невероятно до конца дня. Ваша речь будет четкой и интересной. И ваши коллеги будут благодарить вас за это - никто не хочет сидеть на презентации, когда докладчику неудобно, - это просто заставляет всех остальных чувствовать себя неуютно. Вы обязаны добиться успеха перед своей аудиторией - и теперь у вас есть для этого инструменты.

Более?

Это руководство охватывает очень многое. Надеюсь, к настоящему времени вы научились эффективно исследовать и обрисовывать свою речь, адаптировать свой стиль к вашим потребностям, понимать важность репетиции и находить способы помочь обуздать боль от речевого беспокойства. Как вы готовитесь к презентациям? Есть ли совет или уловка, которые я пропустил? Добавьте это в комментарии ниже!