Пятнадцать лет назад я стал соучредителем агентства веб-дизайна и разработки под названием Pelago. Мы купили несколько компьютеров, арендовали офис и начали подписывать клиентов. Вскоре мы пережили наше первое фиаско - неправильно управляемый проект превысил бюджет и лишил всяких надежд на прибыль. Когда подсчитали цифры, мы фактически потеряли деньги на проекте.

через Шерен Хастлер

Наша неудача не была уникальной. Исследования показывают, что только в 2013 году менее трети всех проектов были успешно завершены вовремя и в рамках бюджета.

Наша проблема заключалась в управлении проектами и отслеживании времени с помощью таблиц Excel - простой процесс, который оставлял нас на целую неделю позади каждого проекта. Проблемы оставались незамеченными, пока не стало слишком поздно. Чтобы избежать нашей дилеммы, нам нужно было выявлять излишки и внеплановые работы во время проекта, а не после его завершения.

Приняв меры, чтобы этого больше не повторилось, мы установили программное обеспечение для управления проектами с открытым исходным кодом и встроили в него функцию отслеживания времени. Мы старательно отслеживали каждую деталь и каждую минуту каждого проекта. Затем мы начали внимательно изучать данные.

То, что произошло потом, было поистине невероятным.

Мы отслеживали и выставляли счета больше времени, не тратя больше часов в течение дня. Время и задачи, которые раньше были провалены, теперь учитывались. Наш предыдущий метод управления задачами и учета рабочего времени был настолько неэффективен, что внедрение нового программного обеспечения привело к увеличению производительности и оплачиваемой работы на 30% .

С тех пор я разговаривал с несколькими агентствами, которые пережили ту же историю. Пытаясь добиться успеха в своих проектах, они выбросили листы Excel, стикеры и записные книжки. Они отказались от устаревших аналоговых методов и перешли на цифровые в своем рабочем процессе. И они увидели аналогичный рост.

Секрет их успеха не в поиске идеального программного обеспечения для управления проектами. Это был поиск программного обеспечения, которое им помогло. Сегодня 44% руководителей проектов не используют никакого программного обеспечения, хотя PriceWaterhouseCoopers обнаружила, что использование коммерчески доступного программного обеспечения для управления проектами повышает производительность и удовлетворенность.

Вам необходимо программное обеспечение для эффективного и точного управления проектами. Почему? Потому что в вашем рабочем процессе есть трещины. Большие бездонные расселины, поглощающие время и задачи. Программное обеспечение для управления проектами устраняет эти пробелы, выполняя три вещи, которые вы не можете сделать вручную.

1. Отслеживайте больше времени

Исследование за исследованием доказывают, что наша память ненадежна . Если вы дождетесь конца дня, чтобы заполнить табель, вы забудете некоторые детали. Отслеживание времени с использованием устаревших методов, таких как Excel, приводит к устаревшим и неточным данным, которые не могут быть полезны, кроме выставления счетов клиентам.

В недавнем опросе компании определили «сопоставление времени / затрат с проектами» как самую большую проблему управления проектами. Программное обеспечение для управления проектами может помочь в учете времени с помощью онлайн-таймеров и расписаний, что приводит к получению данных в реальном времени для анализа. Процесс управления проектом становится плавным, со свежими оценками и фактическими данными, которые дают вам возможность принимать решения в данный момент, а не на следующей неделе.

2. Управляйте большим количеством задач

Наклейки на заметки и списки дел просто не годятся, когда вы управляете командой. Держать всех в курсе последних событий - это обременительный процесс, включающий долгие утомительные встречи - пустая трата времени, если вы спросите меня. Позвольте программе обрабатывать детали (и освободить всех, чтобы сосредоточиться на выполнении задач).

Программное обеспечение для управления проектами на основе облака использует постоянно подключенный Интернет для расширения возможностей вашей команды. Все происходит в режиме реального времени, и никому не остается ждать следующей встречи, чтобы получить обновление статуса.

3. Общайтесь более четко

Распределенная команда стала нормой. Для работы в команде, состоящей из людей из разных часовых поясов, требуется больше, чем может предложить Skype . Программное обеспечение для управления проектами помещает всех в одно виртуальное место, где они могут эффективно сотрудничать и общаться.

Централизация ваших проектов делает их доступными в любое время любому члену команды. Вечер для одного человека - это утро для другого, но они оба могут получить необходимую информацию, когда она им нужна, для продвижения проекта.

Совершая прыжок

Когда дело доходит до внедрения программного обеспечения для управления проектами в ваш рабочий процесс, существует, казалось бы, бесконечное количество вариантов. Важные качества, на которые следует обратить внимание, - это надежность, простота использования, простота интеграции и оперативная поддержка. Найдите программное обеспечение, соответствующее этим критериям, и опробуйте его . Не ждите, что программное обеспечение подойдет вам как перчатка. Не будет. Возможно, вам придется адаптировать рабочий процесс, но в долгосрочной перспективе ваши проекты будут работать более эффективно.

Что вы сделали для повышения продуктивности проекта? Как ваше программное обеспечение для управления проектами смогло повысить продуктивность проекта для вашей команды? Расскажите нам в комментариях ниже!