В чем разница между управлением задачами, проектами и процессами?

Когда дело доходит до покупки подходящей технологии для вашей компании, трудно понять, с чего начать.

Есть бесконечные полки программных продуктов, которые обещают произвести революцию в способах ведения бизнеса.

Есть веб-сайт за веб-сайтом с загружаемыми программами, которые говорят, что они помогут внедрить инновации в том, как вы ведете бухгалтерский учет, маркетинг или продажи.

Но управление задачами, проектами и процессами выглядит одинаково. Как ты должен отличить?

Ниже мы отдельно разберем управление задачами, управление проектами и управление процессами.

Что делает управление задачами уникальным?

Управление задачами - это основа для создания эффективного рабочего процесса в организациях. Часто это часть как управления проектами, так и управления процессами, поэтому люди часто путают эти три понятия. Тем не менее, управление задачами не заменяет ни процессное, ни проектное управление - считайте его основой для них обоих.

Управление задачами - это процесс, который позволяет управлять задачами в течение всего жизненного цикла. В основном этот процесс используется для достижения цели отдельным человеком или группой. Для достижения этой цели задачи накапливаются, а затем ранжируются по сложности. Успешное управление этими задачами требует планирования, тестирования, отслеживания и отчетности.

Основные действия по управлению задачами включают отслеживание статуса, времени, приоритета, повторяемости, финансовых и кадровых назначений, уведомлений и т. Д.

Короче говоря, вы можете думать об управлении задачами как о списке дел. У менеджеров есть цель проекта, а затем они придумывают все задачи, необходимые для достижения этой цели. Когда у них есть задачи, они расставляют их по приоритетам, назначают их отдельным сотрудникам и назначают им сроки. По сути, это оптимальный способ определить, когда цель будет достигнута, и привлечь к ответственности членов команды за свои обязанности по достижению цели.

Когда следует использовать управление задачами?

С менее чем на треть проектов завершается в рамках бюджета и сроков, управление задачами стало рассматриваться как ключевой инструмент для достижения успеха. Управление задачами следует использовать для любого проекта или цели, над которой работает бизнес. Это не обязательно должен быть проект, который напрямую связан с продуктами или услугами организации, но может. Это также не обязательно должен быть временный проект. Это может быть обычная работа, выполняемая на регулярной и постоянной основе.

Если ваша компания разрабатывает программное обеспечение, вы должны использовать управление задачами (и программное обеспечение для управления задачами ), чтобы контролировать производство каждого разрабатываемого программного обеспечения, а также каждого добавляемого исправления или обновления. Каждую фазу разработки программного пакета можно разделить на задачи, которым назначаются крайние сроки и которые назначаются членам команды. Вам также следует использовать управление задачами для маркетинга и рекламы каждого программного обеспечения.

Каждая маркетинговая кампания также может использовать управление задачами. Их можно разбить на каждый фрагмент контента, который необходимо создать, когда он должен быть создан и кто должен его создавать.

Управление задачами может помочь даже в достижении долгосрочных целей организации. Цели, которые необходимо достичь, можно превратить в задачи, а затем назначить человеку, который будет работать над достижением этой задачи в течение более длительного периода времени.

Что делает управление проектами уникальным?

Управление проектом включает в себя инициирование, планирование, проектирование, выполнение, построение, мониторинг, контроль и закрытие конкретной цели группы. Эта цель - краткосрочный проект с очень конкретными критериями успеха - услуга или продукт с определенным началом и концом. Этот тип управления отличается от общего управления бизнесом, который имеет повторяющуюся и постоянную деятельность. Управление проектами имеет временный ограниченный объем, бюджет, качество и время.

Программное обеспечение, разработанное для управления проектами ( программное обеспечение для управления проектами ), помогает менеджерам делать все: от планирования и организации до управления ресурсами и оценки затрат, контроля рабочего процесса и составления документации.

В то время как управление задачами лучше всего описать как чрезвычайно подробный контрольный список, который может быть временным или постоянным, управление проектом носит временный характер и включает задачи, а также подробное стратегическое планирование проекта. По сути, в нем гораздо больше глубины, чем в управлении задачами.

Когда следует использовать управление проектами?

Управление проектами не должно использоваться ни в одном из постоянных аспектов бизнеса. Это временная форма управления, у которой всегда есть срок завершения.

Когда дело доходит до временной работы, управление проектом можно использовать в отношении любого бизнес-продукта или услуги для наблюдения за членами команды, бюджетом, ресурсами, коммуникациями, документацией - по сути, каждый отдельный аспект, имеющий какую-либо точку соприкосновения с проектом, будет включен в проект. управление. Это означает, что когда организация обновляет свое присутствие в социальных сетях, когда они хотят добавить продукт в свой ассортимент, когда они хотят изменить свой подход к привлечению клиентов. Любая бизнес-цель, у которой есть дата завершения, может управляться проектом.

Что делает управление процессами уникальным?

Целью управления процессами является улучшение бизнес-процессов. Этот тип управления начинается с определения процесса, которым необходимо управлять. Затем он переходит к визуализации, измерению, контролю, отчетности и, наконец, к улучшению. Цель состоит в том, чтобы сделать клиентов более счастливыми и повысить прибыльность. Как сказал Питер Франц, автор книги « Управление бизнес-процессами на основе ценности: переключение ценностей для длительного конкурентного преимущества »:

Люди в процессной культуре понимают, как концепция непрерывного бизнес-процесса обеспечивает ценность для клиентов и как их индивидуальные роли влияют на эту ценность.

Управление процессами используется для повышения повторяемости, эффективности и результативности задач. В управлении процессами нет ограничений по времени и дедлайну. Это продолжается.

Управление процессами обычно следует за пятиэтапным процессом, который постоянно повторяется, чтобы гарантировать, что все процессы постоянно улучшаются:

1. Дизайн: этот этап влечет за собой определение существующих процессов, а также проектирование потенциальных процессов. Включены поток процесса, включенные факторы, уведомления и предупреждения, эскалации, соглашения об уровне обслуживания, стандартные рабочие процедуры и другие механизмы.
2. Моделирование: на этом этапе в процессе проверяются комбинации переменных.
3. Выполнение: На этом этапе дизайн тестируется.
4. Мониторинг: на этом этапе, пока выполняется дизайн, он также отслеживается.
5. Оптимизация: последний шаг, который затем возвращается в моделирование, включает в себя определение возможностей и узких мест, корректировку дизайна и повторный запуск процесса. Если оптимизация не работает, вместо перехода к моделированию процесс будет изменен.

Когда следует использовать управление процессами?

Управление процессами - это постоянная форма управления. Однако это не означает, что его следует использовать во всех аспектах бизнеса. Управление процессами неэффективно для краткосрочных разовых проектов или, если уж на то пошло, любых временных проектов. Люди, занимающиеся управлением процессами, обычно используют программное обеспечение для управления бизнес-процессами .

В идеале управление процессами следует использовать для постоянных процедур в бизнесе. Это может включать все, от системы адаптации клиентов до методов разработки продукта. Желаемый результат - сделать то, что компания делает каждый день, лучше и лучше. Одним из примеров процесса, увеличивающего доход, является адаптация клиентов .

Резюме

Управление задачами может быть долгосрочным или краткосрочным, но оно просто разбивает проект или цель на шаги, которые необходимо выполнить, назначает крайний срок и ответственного члена команды, а также отслеживает прогресс. Управление проектами может быть только краткосрочным. Это полный и всесторонний надзор за любым временным проектом, включая задействованный персонал и ресурсы, связь, документацию, рабочий процесс и многое другое. Управление процессами только долгосрочное. Его цель - улучшить повторяющиеся бизнес-процессы.

Когда вы занимаетесь бизнесом, вы хотите, чтобы лучшие инструменты были у вас под рукой. Platforms позволяет просматривать множество инструментов. Но прежде чем вы сможете это сделать, вам необходимо понять, какие инструменты вам необходимы, и чем разные инструменты отличаются друг от друга. Когда вы овладеете этим, вы сможете легко определить программное обеспечение, которое лучше всего соответствует вашим потребностям. Обладая этой способностью, вы можете использовать каждую отдельную систему в полной мере, чтобы ваш бизнес мог получить от нее максимальную отдачу.