Вы хотите избавиться от обычных отходов и улучшить управление проектами? Для некоторых продуктивность означает увеличение производительности при меньшем использовании ресурсов. Для других это отражает улучшенное управление запасами. Как бы вы это ни определяли, продуктивность имеет решающее значение для любого проекта.

Если вы заинтересованы в повышении производительности своей компании, вы можете попробовать себя в бережливом управлении проектами.

Как руководитель проекта вы, вероятно, пробовали различные методы повышения производительности.

Но пробовали ли вы бережливое управление?

Начнем с обсуждения того, что такое бережливое управление, каковы его формы и области применения.

Что такое бережливое управление проектами?

Бережливое управление

Lean - это философия управления, созданная Toyota Production System (TPS) . TPS улучшает производство и логистику и оптимизирует взаимодействие с поставщиками и клиентами. Lean следует принципу « производства точно в срок ».

Согласно The Toyota Way , опубликованной доктором Джеффри Лайкером, TPS разработала 14 принципов бережливого управления. В книге анализируются проблемы, с которыми Toyota столкнулась при оптимизации производственной линии по производству автомобилей. Эти проблемы включали:

• Транспорт - перемещение продуктов, не требующихся в производственном процессе
• Инвентаризация - плохое управление компонентами, процессами и готовой продукцией
• Движение - ненужное перемещение людей или оборудования в процессе
• Ожидание - сотрудничество со следующим этапом производства приводит к времени ожидания
• Перепроизводство - увеличение предложения компонентов сверх фактического спроса
• Избыточная обработка - выделение большего количества ресурсов, чем того требуют стандарты
• Дефекты - риск появления брака из-за ненадлежащего контроля качества

Эти проблемы стали известны как семь муда , или отходы, которые необходимо удалить, и с этой целью Toyota применила TPS для производства автомобилей.

Как Toyota создала бережливое производство?

Toyota определила муда и разработала процессы для достижения результатов. Затем компания применила принципы бережливого производства. С тех пор бережливое управление стало инструментом, основанным на принципах Toyota.

Джон Крафчик представил принцип бережливого производства в статье 1988 года « Триумф системы бережливого производства» . Статья была написана для защиты магистерской диссертации в школе менеджмента Sloan при Массачусетском технологическом институте. Международная автомобильная программа (IMVP) Массачусетского технологического института продолжила исследования Крафчика. Результатом исследования стал международный бестселлер «Машина, изменившая мир» . Соавторами книги являются Джим Вомак, Дэниел Джонс и Дэниел Роос.

ИТ, строительство, образование и другие отрасли приняли принцип бережливого управления.

. Преимущества применения бережливого управления включают:

• Улучшенное обслуживание клиентов - доставляйте именно то, что нужно клиенту
• Повышение производительности - повышение производительности и добавленная стоимость на человека
• Качество - внедряйте строгие проверки качества, чтобы уменьшить количество дефектов продукции и переделок.
• Инновации - улучшайте проект с помощью мозгового штурма и творческих идей
• Уменьшение количества отходов - меньше транспорта, ожидания, неэффективного использования пространства и физических отходов
• Сокращение времени выполнения заказа - более быстрое реагирование на требования проекта с меньшими задержками
• Улучшенное управление запасами - меньше незавершенной работы и запасов, что приводит к меньшему количеству узких мест

Определение

Согласно Lean Enterprise Institute , «основная идея бережливого управления заключается в максимальном увеличении ценности для клиентов при минимизации потерь. Проще говоря, бережливое производство означает создание большей ценности для клиентов с меньшими ресурсами. Экономичная организация понимает ценность клиента и фокусирует свои ключевые процессы на ее постоянном увеличении. Конечная цель - предоставить покупателю безупречную ценность за счет идеального процесса создания ценности без потерь ».

Короче говоря, чтобы сократить отходы и повысить ценность на каждом этапе проекта.

Типы бережливого управления проектами включают цикл Деминга (PDCA), канбан и бережливое производство с использованием шести сигм (DMEDI).

Какие бывают типы бережливого управления проектами?

• Цикл Деминга (PDCA)

Вдохновленный Kaizen инструментами бережливого управления, У. Эдвардс создал Деминг философию . Философия определяет четыре этапа достижения стабильных результатов. Эти этапы включают:

• P lan - Проанализируйте и определите проблему
• D o - Разработать решения для решения проблемы
• C heck - Отслеживайте эффективность решений и вносите улучшения
• A ct - Выполнить и применить исправленные решения

Как вы могли заметить, первые буквы каждой фразы образуют аббревиатуру PDCA.

Одним из примеров инструментов цикла Деминга является « Пять почему» .

Цикл Деминга особенно полезен для повторяющихся проектов. Например, начните с организации мозговых штурмов по анализу воздействия на этапе планирования. Сосредоточьтесь на определении ответов на пять причин, чтобы оценить свой предыдущий процесс. Спросите себя: «Были ли проблемы с узкими местами в предыдущих проектах?»

На этапе выполнения позвольте вашей команде найти решения проблем в жизненном цикле проекта. На этапе проверки отслеживайте качество и эффективность реализованных решений . На заключительном этапе Акта внесите улучшения в проект. Теоретически цикл Деминга улучшает проект каждый раз, когда он повторяется.

Помимо производства, PDCA также используется в строительной отрасли. Фактически, этот метод бережливого управления полезен для всех отраслей, придерживающихся систематического производственного цикла.

• Бережливое производство с использованием шести сигм (DMEDI)

Lean Six Sigma ( Six Sigma или 6σ - это статистическая концепция, которая устраняет 3,4 дефектных частей на миллион (PPM) в производственном процессе) определяет первопричину проблем в управлении проектами. Этот метод направлен на устранение потери времени и ресурсов. Пять этапов (определение, измерение, изучение, разработка и реализация) управления проектами включают:

• D efine масштаба проекта, цели плана, а также определить значение для вашего клиента
• M easure как вы количественно успех на протяжении всего проекта
• E Xplore новых путей для завершения проектов по совершенствованию процесса
• D evelop полного доказательства плана проекта по оценке проектных требований
• Я дорабатываю план проекта для достижения целей проекта

Первые буквы фаз Lean Six Sigma образуют аббревиатуру DMEDI.

Для методов бережливого производства и шести сигм необходимы инструменты бережливого управления. Используйте эти инструменты для проверки данных и измерения постоянного улучшения целей проекта. Инструменты, используемые в Six Sigma для управления проектами, включают:

• Отображение потока создания ценности для визуализации процесса проекта от начала до конца
• Опросы клиентов или фокус-группы для решения повторяющихся проблем проекта
• Анализ первопричин для выявления проблем и симптомов
• Диаграммы Ганта или гистограммы для отображения хода выполнения проектов и целей
• Графики статистического управления процессом (SPC) для проверки данных

• Канбан

Канбан в переводе с японского означает «визуальный сигнал» или «карта». Эта концепция является частью бережливого управления проектами. Почему? Визуальная природа Канбана позволяет командам общаться в рабочих потоках. Все члены команды находятся на одной странице на протяжении всего проекта. Он также стандартизирует очереди задач, чтобы сократить отходы и максимизировать ценность для клиентов.

Как вы можете использовать Канбан для управления своим проектом? Вы можете разделить каждую фазу на категории «Сделать», «Выполнить» и «Готово» и назначить задачи проекта с помощью стикеров. Это ручной подход. Вы также можете использовать программное обеспечение для управления проектами, вдохновленное Канбан .

Внедрение бережливого управления проектами

Прежде чем внедрять бережливое управление проектами, ознакомьтесь с принципами Toyota .

Эти принципы помогают создать новый процесс управления проектами. Используйте их как справочник и для вдохновения. Они составляют краеугольные камни философии бережливого управления .

Вот краткое изложение принципов сокращения отходов и повышения производительности:

• Планируйте, основываясь на долгосрочной философии, а не на краткосрочных финансовых целях

Людям в вашем проекте необходимо целеустремленность для достижения целей проекта. Мотивация создает четкое видение для достижения этих целей. Выявите пробелы или потери в процессе управления проектами . Успех проекта зависит от извлеченных уроков по повышению его эффективности. Рентабельность инвестиций и прибыль - не единственные критерии успеха в бизнесе .

• Выделите проблемные области, создав непрерывный процесс

Не сосредотачивайтесь на улучшении одной задачи проекта за раз. Сосредоточьтесь на одновременном улучшении всего процесса управления проектом. Сосредоточьтесь на этом принципе, если над проектом работает более 10 сотрудников. Продолжайте внедрять инновации в новые процессы для улучшения проектного цикла .

• Используйте «вытягивающие» системы для устранения перепроизводства.

Как узнать, когда следует прекратить отправлять товар своему клиенту? По понятным причинам клиент позвонит вам и попросит остановиться. Сосредоточьтесь на эффективном общении со всеми заинтересованными сторонами. Используйте Канбан с помощью программного обеспечения, такого как Trello, для синхронизации заинтересованных сторон. Создайте процесс управления проектами на основе спроса и предложения. Каждую заинтересованную сторону уведомляют о статусе работы .

• Распределите рабочую нагрузку равномерно между вашей командой

Этот принцип помогает минимизировать потери, не перегружая участников вашего проекта. Помните, что каждая заинтересованная сторона в вашем проекте играет заранее определенную роль. Если они чувствуют себя утомленными одной задачей проекта, они не добавят качества. Как руководитель проекта, ваш ключевой вывод должен заключаться в том, чтобы отдавать предпочтение качеству по сравнению с количеством. Назначайте задачи заинтересованным сторонам в зависимости от нагрузки, с которой они могут справиться .

• Создайте культуру решения проблем, чтобы поддерживать высочайшие стандарты качества

Все участники вашего проекта имеют равное право голоса при внедрении решений. Они должны иметь право сообщать о любых проблемах с качеством. Будьте открыты для обратной связи на протяжении всего процесса управления проектом.

• Поддерживать согласованность задач и процессов для постоянного улучшения и вовлечения сотрудников

Создайте стандартизированный проект, поддерживая контрольные списки контроля качества и стандартные рабочие процедуры . Если вы не стандартизируете параметры управления проектом, качество проекта не улучшится .

• Используйте визуальные элементы управления, такие как Канбан, для выделения проблемных областей и отчетности

Этот принцип использует программу бережливого управления 5S . 5S означает:

• Сортировать
• Выпрямить
• Светить
• Стандартизировать
• Поддерживать

Используйте Канбан, чтобы выделить проблемы на каждом этапе проекта, чтобы выделить эти 5S в вашем проекте.

• Сосредоточьтесь на надежных и проверенных технологиях для вашей команды и проекта

Определите инструменты и программное обеспечение (упомянутые ниже) для улучшения управления проектом.

• Расширяйте возможности лидеров, которые понимают философию работы, и наставляют ее членов команды

Без постоянных инноваций эти принципы могут исчезнуть. Эти принципы должны быть частью процесса управления проектом. Ваши сотрудники должны пройти новейшую подготовку для создания обучающейся организации .

• Развивайте уникальных людей и команды, чтобы следовать философии вашей компании

Создавайте команды, состоящие как минимум из 4-5 человек из разных уровней управления. Успех вашего проекта зависит от команды, а не от человека .

• Уважайте своих сетевых партнеров и поставщиков, помогая им улучшить свои процессы

Этот принцип может не относиться к вам как к менеджеру проекта. Сотрудничайте с другими руководителями команд и уважайте их лучшие практики управления проектами .

• Изучите себя и членов команды по ключевым требованиям проекта

Управление проектами - это непрерывный процесс обучения. Запишите уроки неудач и успехов проекта.

• Примите решение на основе консенсуса после рассмотрения всех вариантов

Иногда план проекта не оправдывает ожиданий. Чтобы избежать подобных ситуаций, соблюдайте следующие параметры:

• Узнайте, что происходит (иди и посмотри)
• Определите первопричину проблем
• Рассмотрите другие альтернативы
• Достичь консенсуса по резолюции
• Используйте эффективные средства коммуникации

• Создайте организацию, основанную на обучении, путем постоянного размышления и улучшения

Сосредоточьтесь на создании учебной среды в вашей команде.

Эти принципы являются частью видения и философии миссии Toyota. Они широки и отражают видение и миссию Toyota как компании.

Примените первые пять принципов к управлению своим проектом. Вы можете усовершенствовать свой проект, основываясь на других принципах.

Джеффри Лайкер в своей книге The Toyota Way объясняет: «Если вы используете Toyota Way, чтобы стать бережливым, урок здесь состоит в том, что вам не нужно зацикливаться на имитации использования определенных инструментов Toyota, чтобы вы могли выглядеть бережливым. как Тойота. Toyota Way - это философия и набор инструментов, которые необходимо применить в вашей ситуации. Но поймите, что этим принципам нужно верить и к чему стремиться. Они являются частью большой системы, которая стремится к гармонии и совершенству для поддержания успеха ».

Короче говоря, не обязательно строго придерживаться всех принципов. Следуйте тем, которые, по вашему мнению, имеют решающее значение для управления вашим проектом.

Когда следует использовать бережливое управление проектами?

У бережливых проектов есть итеративная структура, такая как гибкое управление проектами. Более того, заказчик участвует в процессе управления проектами бережливого производства.

Используйте бережливое управление проектами в небольших проектах с короткими сроками выполнения. Маленькие и самоуправляющиеся команды менее эффективны в управлении крупными проектами. Бережливым командам требуется сильное общение между членами команды. Бережливое производство легко применить в небольших проектах. Он не использует дополнительные ресурсы.

Готовы применить бережливое производство?

Бережливое управление сокращает отходы и расширяет сотрудничество с клиентами, что делает его идеальным подходом для небольших проектов.

Что вы думаете о бережливом управлении проектами? Вы когда-нибудь пробовали это? Позвольте мне знать в комментариях ниже.

Просмотрите список 20 самых популярных программ для управления проектами Platforms , чтобы узнать больше о программном обеспечении, связанном с бережливым управлением.