Малым предприятиям сложно определить подходящие инструменты и технологии, которые помогут их бизнесу в развитии. В нашем опросе 699 малых и средних предприятий (SMB) в США руководители предприятий заявили, что «использование правильных технологий» было одним из трех основных препятствий для их бизнеса 1 .

Это особенно верно для малых предприятий (тех, у которых менее 100 сотрудников), которые только создают команду кадровых ресурсов (HR). Вы можете быть перегружены всеми инструментами управления персоналом, представленными на рынке. Какое решение купить? Стоит ли начинать с системы отслеживания приложений, программного обеспечения для расчета заработной платы, инструмента планирования работы сотрудников или полного пакета HR ?

Малым предприятиям, в которых очень мало или даже ноль сотрудников по персоналу, не требуется полнофункциональное решение для управления персоналом.

Фактически, наше исследование показало, что 47% малых предприятий считают программное обеспечение для управления персоналом полезным, но не необходимым для своего бизнеса. Им нужны обходные пути, а также эффективный способ управления персоналом.

Малым предприятиям необходимо в первую очередь максимизировать свое существующее программное обеспечение и инструменты. Например, если ваши самые большие потребности связаны с наймом сотрудников и отслеживанием времени, попросите персонал отдела кадров использовать существующую программу, например решение для управления проектами, которое ваши сотрудники, возможно, уже используют, для создания ресурсного центра для новых сотрудников или оценки заработной платы.

Чтобы помочь вам сэкономить на ненужных расходах на программное обеспечение, в этом отчете рассматриваются три творческих сценария использования инструментов управления проектами для сотрудников отдела кадров. Мы также покажем вам, что пользователи Platforms думают об этих инструментах, включая функции, которые им нравятся, и идеального пользователя для каждого инструмента.

Basecamp: ускоряйте прием на работу и обучение сотрудников с помощью ресурсного центра

Basecamp - это программный инструмент для управления проектами и совместной работы в команде. Специалисты по персоналу могут использовать функции управления файлами и главного календаря этого инструмента для создания ресурсных центров для более быстрой адаптации сотрудников.

Создавайте страницы профиля для новых сотрудников, где вы можете делиться и хранить важные документы, такие как справочники сотрудников, формы медицинских льгот, списки отпусков и информацию о заработной плате. Вы также можете создать список приоритетных задач для новых сотрудников, таких как заполнение форм, которые необходимо выполнить в течение первых нескольких дней после приема на работу.

Кроме того, ресурсный центр служит центральным местом, где новые сотрудники могут загружать, заполнять и отправлять формы в цифровом виде. Таким образом, работодатели и новые сотрудники экономят много времени, которое в противном случае было бы потрачено на написание и отправку нескольких электронных писем для каждой задачи.

HR-команды также могут добавлять дела в календарь нового сотрудника с помощью функции главного календаря. Эта функция автоматически предупреждает новых сотрудников о важных встречах, таких как объяснение преимуществ, предстоящее обучение или даже командные вечеринки и мероприятия.

Функция главного календаря в Basecamp ( Источник )

Общие тенденции отзывов пользователей

На основе анализа отзывов пользователей о Platforms от пользователей программного обеспечения для управления проектами на должностях отдела кадров, вот список того, что пользователям нравится в Basecamp, и что, по их мнению, можно улучшить.

Что нравится пользователям:

• Простота управления документами: рецензентам нравится функция управления файлами, которая создает архив важных документов, которыми можно поделиться с коллегами.

• Оптимизированная командная коммуникация: пользователи отмечают, что инструмент хранит всю коммуникацию в одном месте, экономя время, которое в противном случае было бы потрачено на копание в цепочках электронной почты.

Что, по мнению пользователей, можно улучшить:

• Улучшение интерфейса и функций мобильного приложения: пользователи хотели бы видеть улучшенный интерфейс мобильного приложения и улучшенную мобильную функциональность.

• Улучшение функциональности уведомлений: пользователи отмечают, что инструмент должен открывать уведомления по электронной почте в Basecamp, а не в отдельном браузере. Они думают, что эта функция больше раздражает, чем приносит пользу.

Mavenlink: лучше управляйте рабочими нагрузками сотрудников отдела кадров с помощью управления ресурсами

Mavenlink - это программное обеспечение для управления проектами, которое предлагает функции планирования ресурсов, отчетов об использовании ресурсов и прогнозирования.

Его функция отчетов об использовании ресурсов может помочь менеджерам по персоналу понять, какой сотрудник чем занимается в любой момент времени. Просмотр таких сведений, как время, потраченное на набор, адаптацию, управление заработной платой и соблюдение нормативных требований. Эти отчеты помогают менеджерам выявлять проблемы, такие как случаи чрезмерного распределения работы, и ставить реалистичные цели и задачи.

Менеджеры по персоналу также могут использовать Mavenlink для усиления навыков различных сотрудников и обеспечения их адекватного укомплектования функциями планирования ресурсов и составления расписания. Например, поручите административные задачи, такие как создание объявлений о вакансиях и оформление документов, более младшему сотруднику отдела кадров, в то время как старший сотрудник отдела кадров может выполнять более сложные задачи, такие как управление компенсациями и обучение.

Сводный план планирования также помогает понять доступность ресурсов, давая представление о том, сколько работы сотрудник может выполнить за день. Просматривайте подробную информацию о предстоящих событиях, которые отнимут время ваших сотрудников, например, о встречах команды, оплачиваемом отпуске и государственных праздниках.

Сводный план планирования в Mavenlink ( Источник )

Общие тенденции отзывов пользователей

На основе анализа отзывов пользователей о Platforms от пользователей программного обеспечения для управления проектами с должностями отдела кадров, вот обзор того, что пользователям нравится в Mavenlink и что, по их мнению, можно улучшить.

Что нравится пользователям:

• Глубокий анализ управления ресурсами: пользователям нравятся различные виды отчетов, такие как распределение ресурсов, использование ресурсов и прогнозирование ресурсов, которые помогают им сформировать четкую картину возможностей сотрудников. Это позволяет лучше управлять ресурсами на всех уровнях.

• Осведомленность о зависимостях задач с помощью диаграмм Ганта: рецензенты отмечают, что диаграмма Ганта помогает анализировать и корректировать любые узкие места, с которыми сотрудники сталкиваются при выполнении задач.

Что, по мнению пользователей, можно улучшить:

• Сделайте его более удобным для пользователя и легким в освоении: рецензенты говорят, что инструмент требует длительного обучения, поскольку он предлагает множество функций, к которым нужно время, чтобы привыкнуть.

• Упростите ценообразование: пользователи считают, что поставщик не должен взимать дополнительную плату за добавление дополнительных пользователей. Кроме того, они хотели бы, чтобы у программного обеспечения был ежемесячный тарифный план.

Paymo: отслеживайте время сотрудников и оценивайте компенсацию

Paymo - это решение для управления проектами, которое предлагает функцию учета рабочего времени, которая полезна для создания отчетов о часах работы сотрудников.

Инструмент предлагает как ручной, так и автоматический учет времени. Ручной учет рабочего времени позволяет сотрудникам записывать в цифровом виде время входа и выхода из системы. С другой стороны, автоматическое отслеживание времени выполняется в фоновом режиме устройства и записывает действия на экране. Например, он отслеживает время, которое сотрудник тратит на просмотр веб-сайта, чтение электронной почты или создание документа.

Автоматический учет времени полезен для отслеживания часов для фрилансеров и может использоваться для расчета компенсации на основе фактического времени, которое они затрачивают на проект. И наоборот, если ваш малый бизнес выполняет проектную работу для клиентов, эта функция может помочь в создании отчетов о оплачиваемых часах для сравнения заработной платы ваших сотрудников.

Вы можете запускать приложения для учета рабочего времени на разных устройствах и платформах и собирать данные от сотрудников, работающих на настольных компьютерах, ноутбуках и даже на мобильных устройствах iOS или Android.

Paymo также позволяет визуализировать все эти данные в форме онлайн-расписаний, чтобы вы могли быстро понять общее количество рабочих часов сотрудников и финансовые детали, такие как выставленные и невыплаченные задачи.

Расписания в Paymo ( источник )

Общие тенденции отзывов пользователей

На основе анализа отзывов пользователей о Platforms от пользователей программного обеспечения для управления проектами с ролями персонала, вот обзор предложений Paymo, которые нравятся пользователям, и некоторых вещей, которые можно улучшить.

Что нравится пользователям:

• Автоматическое отслеживание времени на разных устройствах: пользователям нравится удобство встроенных функций для автоматического отслеживания времени сотрудников на разных устройствах, таких как настольные компьютеры, ноутбуки и мобильные устройства.
• Простота управления счетами: рецензенты отмечают, что повторно используемые шаблоны счетов инструмента позволяют быстро и легко выставлять счета клиентам. Им нужно только добавить ссылку на способ оплаты, например PayPal и Stripe, в счет-фактуру.

Что, по мнению пользователей, можно улучшить:

• Создание функциональности повторяющихся задач: пользователи хотели бы улучшить функции управления задачами, такие как возможность настройки повторяющихся задач.

• Возможность массового импорта данных расписания из Excel: пользователи упоминают, что они хотели бы видеть функцию, которая облегчает импорт массовых отчетов о времени, которые хранятся в электронных таблицах Excel.

Следующие шаги

Три упомянутых здесь инструмента управления проектами предлагают бесплатные пробные и демонстрационные версии. Вам следует воспользоваться ими, чтобы лучше понять, предлагают ли эти инструменты функции, соответствующие конкретным потребностям вашей HR-команды.

Также важно отметить, что Basecamp и Paymo предлагают 30-дневную и 15-дневную бесплатные пробные версии соответственно. Это позволяет вам легко тестировать их функциональность в удобном для вас темпе. Однако Mavenlink предлагает демоверсию вместо пробной, поэтому не забудьте задать торговым представителям подробные вопросы, такие как:

• Можете ли вы предложить убедительные примеры использования управления ресурсами для HR-команд?
• Вы предлагаете бесплатную или платную поддержку?

Отказ от ответственности: содержание этого материала, в котором представлены мнения и точки зрения, выраженные пользователями, не отражает точку зрения Platforms .

МЕТОДОЛОГИЯ

Решения, описанные в этой статье, представляют собой программные системы для управления проектами, которые на момент написания имеют самый высокий средний пользовательский рейтинг среди специалистов по персоналу. Для этой статьи мы оценили 77 программных систем управления проектами и в общей сложности около 10 000 отзывов пользователей на веб-сайте Platforms .

Вот обзор нашего метода выбора этого списка приложений с самым высоким рейтингом:

• Мы проанализировали отзывы HR-пользователей инструментов управления проектами и составили короткий список тех продуктов, которые получили 4+ из пяти звезд и минимум 20 отзывов пользователей.
• Из этого списка мы рассмотрели только те, которые указаны на Platforms .
• Разделы «Общие отзывы пользователей» включают «что нравится пользователям» и «улучшения, рекомендованные пользователями» для каждого продукта на основе отзывов пользователей, оставивших отзывы.
• Раздел «Кому следует рассматривать это программное обеспечение» представляет собой сводку анализа, проведенного на основе общих комментариев пользователей программного обеспечения. В этом разделе описаны наиболее популярные функции программного продукта и даны рекомендации, кому следует подумать о покупке этого продукта и почему.

ИНФОРМАЦИЯ О НАШИХ ОСНОВНЫХ ТЕХНОЛОГИЧЕСКИХ ТЕНДЕНЦИЯХ ДЛЯ ИССЛЕДОВАНИЯ МСБ

Мы провели этот опрос в апреле и мае 2017 года среди 699 американских предприятий малого и среднего бизнеса с более чем 10 сотрудниками и годовым доходом менее 100 миллионов долларов. В опрос не были включены некоммерческие организации. Квалифицированные респонденты принимают решения или оказывают значительное влияние на решения, связанные с приобретением технологий для своей организации.