Программное обеспечение ERP для полевых сервисных компаний: ключ к оптимизации процессов

Обновлено 05.01.2017: мы добавили дополнительную информацию, чтобы помочь читателям лучше понять преимущества и риски, связанные с внедрением ERP.

Вы просматриваете программное обеспечение для бухгалтерского учета или управления запасами и постоянно сталкиваетесь с термином «ERP» - но что такое ERP? Программное обеспечение для планирования ресурсов предприятия - ключевой компонент для многих крупных или более сложных предприятий. Основная цель установки ERP - объединить все ваши данные под одной крышей, унифицировав способ управления своим бизнесом.

В этом посте я расскажу о преимуществах программного обеспечения ERP и расскажу о некоторых проблемах, связанных с его запуском и запуском. К концу вы должны быть готовы приступить к реализации. Или хотя бы начать думать о покупках.

Преимущества программного обеспечения ERP

Бизнес состоит из взаимосвязанных функций и обязанностей.

Даже в самом базовом бизнесе вы найдете сегмент, который производит товары для продажи, сегмент, который продает товары, и сегмент, который управляет сотрудниками. В очень маленьком бизнесе все эти обязанности могут контролироваться одним человеком, но все они по-прежнему существуют.

По мере того, как вы увеличиваете сложность и размер своего бизнеса, в игру должно входить все больше и больше функций. Однако эти роли не существуют изолированно, и эти функции должны понимать, что делают другие функции.

Возьмите своего основного производителя. У вас есть сырье, которое превращается в готовую продукцию, которая продается. В этом бизнесе финансовому отделу необходимо знать, сколько денег он тратит на материалы, сколько он взимает за готовую продукцию, как людям платят, как выглядят его запасы и где все находится.

В начале своей жизни всеми этими функциями могли управлять разные люди и части программного обеспечения.

Том знает, сколько пряжи под рукой, а Джин знает, сколько там ковров, но никто не смотрит на обе цифры. Вдобавок к этому Том может засчитывать «распродажу» по каждому произведенному ковру, в то время как Джин считает только коврики, выходящие за дверь.

ERP объединяет все эти разрозненные фрагменты информации, давая предприятиям единую версию Истины.

Используя ERP, вы можете получить четкое представление о том, что на самом деле происходит в вашем бизнесе, без необходимости собирать вместе всех, кто там работает, на одной встрече. Вы можете более точно отслеживать продажи и более эффективно управлять расходами.

Как это устроено

Программное обеспечение ERP управляет всем этим, создавая единый набор данных для вашего бизнеса. Вместо того, чтобы, например, ваши данные о продажах хранились в одном месте по финансам и в одном месте по продажам, обе организации видят только одно число.

Когда ERP впервые внедряется, компании садятся и определяют все используемые термины - продажа, расходы, сотрудник, год и т. Д. Затем компания может встроить эти определения в свою базу данных, чтобы не было путаницы в том, что записывается.

Это означает, что по мере роста и изменения бизнеса каждый может принимать решения, используя одни и те же определения. Взгляд на продажи сегодня будет таким же, как на продажи в следующем году, и это будет тот же взгляд в финансах, что и в маркетинге.

Это также означает, что ваш бизнес может быстрее принимать решения. Поскольку каждое изменение вносится в унифицированные данные, это изменение отражается во всей организации. Никому не нужно ждать ежемесячного обновления продаж, чтобы увидеть, как продажи влияют на запасы - они могут проверить в любое время.

Именно это единое представление и определение дают ERP реальную возможность изменить бизнес.

Недостатки ПО ERP

Сходите в зоомагазин, купите себе пару десятков мышей и бросьте их в фуд-корте торгового центра. Теперь попробуйте загнать этих мышей обратно в коробку, в которую вы их принесли. Это вкратце реализация ERP. Чем крупнее бизнес, тем сложнее собрать всех и вся на одной странице.

Учитывая все трудности, разочаровывает - если не удивительно, - то, что процент отказов ERP превышает 20%. Это означает, что каждая пятая реализация ERP просто не работает. Поскольку многие ERP-системы обходятся в десятки тысяч долларов, это дорогостоящие сбои.

Одна из самых больших проблем - найти эти общие определения для ваших данных. Хотя это может показаться простым исправлением, на самом деле есть несколько веских причин для того, чтобы данные могли принимать несколько форм, в зависимости от того, где они созданы и используются.

Например, отдел продаж может признать продажу, как только клиент берет на себя обязательство совершить покупку, в то время как финансовый отдел не признает продажу, пока не будет получен некоторый процент денежных средств. Это имеет смысл для обеих команд, поскольку отдел продаж должен точно и быстро расплачиваться со своими продавцами, в то время как финансовый отдел должен подождать и посмотреть, как изменятся фактические платежи.

Такого рода обсуждения следует провести до того, как вы действительно начнете изучать программные решения. В зависимости от того, как вы решите управлять своими данными, вы можете обнаружить, что одно решение лучше другого. Это детали, которые вы хотите выяснить сейчас, а не в середине реализации .

Поиск правильной версии истины или планирование обходного пути станут неотъемлемой частью успеха внедрения ERP.

Последние мысли

Прежде чем какой-либо бизнес совершит скачок к ERP, он должен понять, каковы проблемы и риски, связанные с ERP на самом деле. Несмотря на то, что они могут решить множество проблем, ERP могут быть непостоянными и неприятными чудовищами - это не серебряная пуля.

Потратьте время и деньги на раннем этапе, чтобы определить, что вашей компании действительно нужно от программного обеспечения, и является ли ERP правильным выбором. Существует множество консалтинговых фирм по ERP, которые будут рады помочь вам сделать все, чтобы ваш бизнес шел более гладко.

Чтобы ознакомиться с полным списком решений ERP, загляните в каталог программного обеспечения ERP Platforms . Вы можете видеть обзоры, функции и рекомендации других пользователей. Удачи!

Заголовок Рэйчел Вилле