Чего ожидать от полной системы регистрации

Как и большинство технологий, программное обеспечение для регистрации идет в ногу с постоянно меняющимся рынком, развиваясь и внедряя инновации.

Горстка провайдеров, которые первыми разработали решения для онлайн-регистрации на рубеже веков, сегодня конкурируют с множеством предложений, от бесплатных инструментов до самых сложных решений, частью которых являются компании с многомиллиардными доходами.

Только Platforms перечисляет более 120 поставщиков в категории программного обеспечения для регистрации своего каталога, и еще десятки можно найти в категории управления событиями .

Такое быстрое расширение продуктов и поставщиков в основном идет на пользу потребителям. Больший выбор обычно означает лучшие шансы на лучший результат и лучшую цену. Тем не менее, это сбивает с толку аспект комплексной проверки при поиске решений, задача, которая становится все труднее с каждым продуктом, поступающим на рынок.

Итак, как вам найти подходящее решение - программное обеспечение, функциональность которого соответствует потребностям вашей программы или мероприятия, цена, соответствующая вашему бюджету, и услуга, которая расширяет вашу зону комфорта?

Начните с представления о том, что вам нужно от программного обеспечения, чтобы повысить эффективность ваших мероприятий. Поговорите с провайдерами, чтобы закрепить в памяти, что необходимо для ваших программ, особенно если вы новичок в программном обеспечении для управления регистрацией.

После того, как вы вооружитесь базовой линией и желаемой функциональностью, приступайте к работе. Поставщики программного обеспечения для регистрации предлагают несколько важных функций. Обсудите их с потенциальными провайдерами, сосредоточив внимание на том, предлагают ли их основные функции инструменты, необходимые для ваших мероприятий, по доступной вам цене .

Начните со списков мероприятий / страниц

Список основных инструментов программного обеспечения для регистрации начинается с возможности создавать страницы событий и списки, которые легко вписываются в веб-сайт организации. Эта функция позволяет администраторам создавать онлайн-витрину мероприятия - настраивая процесс, в котором зарегистрированные лица узнают о мероприятии, заполняют онлайн-форму, производят оплату (при необходимости) и запускают множество действий (подтверждения по электронной почте, отчеты и т. Д. ) в зависимости от возможностей программного обеспечения и того, как настроено событие.

Доступные инструменты варьируются от бесплатных систем управления контентом (WordPress, Drupal и т. Д.) До систем , встроенных в программное обеспечение для регистрации, с различным уровнем сложности и интеграции с базами данных. Более простые платформы позволят вам отображать информацию о событии и ссылку для регистрации на белом фоне; Более сложные позволяют создавать страницы в стиле конференции - даже отдельные URL-адреса - с вкладками для регистрационной информации, повестки дня, сведений о месте проведения, размещения и т. д.

Для большинства организаций, рассматривающих программное обеспечение для регистрации, цель состоит в том, чтобы создать списки событий или календарей, в которых каждый перечисленный элемент связан со своей собственной страницей конкретного события, которая предлагает подробную информацию о функции, контактную информацию и ссылку на регистрационную форму.

С помощью более высокого уровня программного обеспечения для регистрации администраторы могут создавать списки и страницы с фоновыми цветовыми схемами и темами, которые отражают остальную часть веб-сайта. Можно подбирать шрифты, импортировать логотипы и заголовки, а также имитировать общий макет.

Фактический инструмент, используемый для создания таких страниц, будет варьироваться от программного обеспечения к программному обеспечению, но обычно он будет выглядеть как своего рода редактор страниц с различными кнопками действий и редактирования (например, шрифты, вставка изображения, таблица, HTML и т. Д.) И панель «wysiwyg» (то, что вы видите, то и получаете), которая позволяет пользователям видеть страницу в процессе ее создания. Здесь пользователи подключают соответствующие данные для отображения веб-сайта, от времени, даты и места события до его темы, докладчиков, изображений и т. Д.

Полнофункциональные программные решения позволяют пользователю легко копировать событие и изменять детали, так что провайдерам нескольких событий не нужно форматировать новую страницу с нуля для каждого события. Они также обеспечивают круглосуточный доступ администраторов с компьютера или мобильного устройства для обновления страниц и списков текущих событий, удаления завершенных событий или добавления новых событий.

Тщательно продумайте, что вам нужно в списках мероприятий и на страницах. Полные решения по регистрации - по сравнению с вариантами freemium или самостоятельной работы - часто имеют больше смысла для тех, кто предлагает несколько мероприятий, принимает онлайн-платежи (подробнее об этом ниже) и полагается на свой веб-сайт для привлечения трафика.

Страница мероприятия / Вопросы по списку

• Могу ли я сделать так, чтобы внешний вид / брендирование страниц мероприятий и / или списков соответствовал моему веб-сайту?
• Насколько легко использовать и создавать привлекательные страницы?
• Могу ли я отформатировать один раз и скопировать, чтобы упростить создание нескольких событий?

Заполните регистрационную форму

Одним из главных отличий поставщиков программного обеспечения для регистрации является возможность создания регистрационных форм. Поставщики базового уровня предлагают конструктор форм с ограниченными параметрами полей, которые обычно собирают основную контактную информацию, такую ​​как имя, организация, адрес электронной почты и номер телефона.

Более полные системы предоставляют инструменты для создания страниц регистрационных форм, которые собирают все, что может понадобиться администратору мероприятия - от информации о регистранте до оплаты - для отслеживания участия, отправки автоматических сообщений, создания именных тегов или сертификатов, присуждения кредитов для продолжения образования, экспорта финансовых отчетов и более.

С помощью программного обеспечения для регистрации на основе базы данных электронные таблицы заполняются, а функции разблокируются, когда эта регистрационная форма заполняется и нажимается кнопка «Зарегистрироваться». Контактная информация порождает запись о регистранте, автоматические сообщения электронной почты с подтверждением и напоминаниями, а также исходные данные для списков рассылки, именных тегов, сертификатов и маркетинга будущих событий. Другие вопросы конкретной формы запускают ряд мероприятий, связанных с событием.

Современное программное обеспечение для регистрации, например, позволяет администратору настраивать регистрационную форму, чтобы не только получать важную информацию, которая вам нужна, но и адаптировать события к регистранту. Конкретные вопросы выходят за рамки контактной информации человека, чтобы получить информацию о конкретном мероприятии, такую ​​как размер футболки для соревнований по шоссейным гонкам, выбор еды для обеда конференции или выбор одновременной сессии во время тренировочной программы. Более продвинутые системы также позволяют пользователям задавать вопросы с условной логикой, при этом разные ответы вызывают вторичные вопросы (например, «Вы хотите участвовать в схватке в гольф?». Если ответ «Да», вторичный вопрос может предлагать два варианта ответа: «Утро» или «полдень»). Ответы на вопросы, связанные с мероприятием, имеют решающее значение для эффективного и удобного взаимодействия с клиентами.

Некоторые конструкторы регистрационных форм могут разрешить групповую регистрацию, при которой сразу несколько человек регистрируются, например, подписка на стол на ежегодном собрании. Программное обеспечение с большей функциональностью также предлагает возможность включать коды для получения скидок и других преимуществ.

Как и в случае со страницами мероприятий и списками, более совершенное программное обеспечение для регистрации облегчает создание регистрационных форм, внешний вид которых похож на веб-сайты пользователей. Администраторы могут настраивать цветовые схемы, импортировать логотип или фоновое изображение, а также выравнивать шрифты для точного отражения их веб-формата. Эти системы позволяют пользователям упорядочивать вопросы, регулировать интервалы, предварительно просматривать окончательный вид и обозначать обязательные поля вместо необязательных.

Регистрационная форма - вопросы по созданию

• Интегрированы ли данные, собранные формой, с другими функциями, такими как автоматические уведомления по электронной почте, теги имен, отчеты и т. Д.?
• Какие у меня есть возможности для создания новых полей и вопросов для формы?
• Могу ли я делать другие вещи с помощью конструктора форм, например, оценивать сборки?
• Насколько легко внести изменения? Нужно ли мне обращаться к поставщику программного обеспечения или я могу сделать это сам?

Банк онлайн-платежей

Единый программный инструмент для регистрации решает одну из наиболее сложных задач для организаторов мероприятий и руководителей программ - получение оплаты.

Функциональность онлайн-платежей практически исключает бесконечные телефонные звонки, факсы, почтовые отправления, сборы и - ахинею - ошибки, связанные с оплатой мероприятий и финансовой отчетностью, особенно с процессами предварительной регистрации в Интернете.

Инструмент обычно объединяет торговый (банковский) счет организации с платежным шлюзом, чтобы зарегистрированные лица могли оплачивать онлайн при регистрации в программах или мероприятиях. Это естественный компонент пакета программного обеспечения для регистрации, потому что участники привыкли платить при регистрации, а администраторы мероприятий не хотят хлопот, связанных со 100% оплатой «офлайн».

С помощью некоторого программного обеспечения настройка онлайн-платежей позволяет осуществлять прямые транзакции от регистранта через шлюз к торговому счету поставщика событий. В других случаях поставщик программного обеспечения выступает в качестве обработчика платежей (обычно за плату), передавая платежи регистрантам (за вычетом комиссии) в определенное время.

Настроить довольно просто. Если у вас еще нет учетной записи продавца, ее нетрудно создать в своем банке или у торгового посредника. Многие платежные системы, наряду с PayPal, даже создадут для вас учетную запись. Самым сложным аспектом может быть рассмотрение всех ваших вариантов.

При наличии третьих сторон, занимающихся обработкой платежей, администраторы могут просто добавить варианты оплаты и вопросы в регистрационную форму. Как только эта информация будет введена регистрантом, откроется обычное платежное окно с запросом информации о конкретном платеже (например, кредитной карте). Регистрант заполняет поля, нажимает кнопку "Отправить", и процесс завершается.

Нет необходимости отправлять счет-фактуру. Не нужно ждать получения чеков или отправлять их в банк. Не беспокойтесь о поступлении платежей в любое время дня и во все дни недели - они поступят. И ожидайте меньше вопросов от финансового отдела, касающихся движения денежных средств, счетов-фактур и просроченных счетов.

Улучшенное программное обеспечение для регистрации также добавляет функциональность онлайн-платежам, что делает их похожими на офлайн-розничные предложения. Некоторые системы, например, позволяют администраторам создавать индивидуальные скидки на мероприятия для чего угодно, от ранней регистрации до конкретных предложений (например, для пожилых людей, вернувшихся участников, военных, студентов и т. Д.). Другое программное обеспечение предоставляет инструменты для создания планов платежей для регистрантов, которые распределяют стоимость мероприятия или программы на заранее определенный период.

Вопросы об онлайн-оплате

• Могу ли я интегрироваться в вашу систему с моей учетной записью продавца или провайдер программного обеспечения для регистрации облегчает оплату? В последнем случае заплачу ли я дополнительную комиссию и когда платеж поступит на мой счет?
• Могу ли я создавать скидки с помощью этого программного обеспечения?
• Можете ли вы рассказать мне о ваших мерах безопасности?
• Как происходит возврат платежей?

Автоматизация регулярных коммуникаций с регистрантами

Из многих основных инструментов программного обеспечения для регистрации мероприятий функция электронной почты считается одним из самых ценных и ценных.

Это потому, что в те времена, когда еще не было Интернета, предупреждение регистрантов об изменении расписания или отмене представляло собой незначительный кризис; отправка уведомления о подтверждении доставляла неудобства; и возвращение счетов-фактур, чтобы попытаться получить оплату, только подпитывало цикл почтовых рассылок, факсов и телефонных звонков.

«Полностью загруженные» системы регистрации позволяют администраторам быстро создавать персонализированное электронное письмо, напрямую связанное с контактной информацией регистранта, которое автоматически доставляет сообщение в заранее установленное время или при определенных условиях или после «инициирующего» действия. Это может быть электронное письмо с подтверждением регистрации, отправленное сразу после регистрации отдельного лица, электронное письмо с напоминанием, доставленное за два дня до мероприятия, или уведомления о доступности мероприятия, отправленные участникам, ранее внесенным в список ожидания.

Топовое программное обеспечение не только позволяет настраивать «внешний вид» этих автоматических электронных писем, но и предоставляет пользователям поля или «теги», которые мгновенно заполняют данные о событиях и регистрантах, уже имеющиеся в системе.

Более совершенные системы также имеют возможность предварительно устанавливать внутренние уведомления, которые передают информацию о событии и регистранте другим заинтересованным сторонам в организации или критически важным для события, например, докладчикам.

Наконец, добавьте «маркетинг по электронной почте» в список преимуществ, предоставляемых коммуникационными инструментами программного обеспечения для регистрации. Администраторы могут использовать этот инструмент для отправки уведомлений о предстоящих событиях с подробной информацией о мероприятии, а также ссылкой на страницу мероприятия и регистрацию потенциальным участникам в своей базе данных регистрантов.

Вопросы по электронной почте

• Могу ли я настроить автоматические подтверждения по электронной почте, уведомления, напоминания, отмены и т. Д.?
• Могу ли я использовать электронную почту для отправки подробностей и ссылок на предстоящие мероприятия?
• Позволяет ли эта функция сегментировать электронные письма, например, отправлять обновления списка ожидания только тем, кто находится в списке ожидания?

Извлеките эти данные

Большинство программ регистрации основано на базе данных, что дает администраторам возможность почти мгновенно импортировать или экспортировать данные. Такой легкий доступ к соответствующей информации решает некоторые из самых серьезных проблем, связанных с управлением событиями или программами.

Вам нужно импортировать список контактов, чтобы пригласить на мероприятие? Готово. Необходимо оценить текущее количество участников предстоящей программы? Найдите его в пару кликов. Хотите просмотреть финансовые результаты своих предложений за год до даты? Опять же, эта информация обычно доступна одним или двумя щелчками мыши с более совершенным программным обеспечением для регистрации.

В другой области, которая отличает его от недорогих, малофункциональных инструментов, полнофункциональные системы регистрации событий предоставляют такие функции, как импорт электронных таблиц, регистрационные вопросы, встроенные в форму регистрации, или контрольные списки посещаемости и оплаты, которые не только позволяют вам собирать данные. , но также позволяют экспортировать информацию в форме отчетов, диаграмм и графиков, почтовых этикеток, именных тегов, сертификатов и т. д.

Функциональность отчетности более высокого уровня программного обеспечения для регистрации позволяет пользователю извлекать или экспортировать данные регистранта и финансовые данные (от платежей и счетов до конкретных программных бюджетов) по событию, по серии событий, за весь год или другой период. Пользователи могут получать подробные отчеты об ответах на вопросы регистрации, журналы транзакций по кредитным картам, кредитах на дополнительное образование, посещаемости и многом другом. Они могут управлять платежами и отслеживать их, а также составлять отчеты для организаций, участвующих в их программах.

Эта функция помогает администраторам оставаться в курсе своих событий, отслеживать и составлять отчеты по ряду легко доступных показателей (посещаемость, финансовые показатели и т. Д.), Полезных для измерения успеха. Администраторы также могут объединить инструменты отчетности с функциями создания регистрационных форм для создания опросов и оценок, которые помогут улучшить их программы или мероприятия.

При ограниченном бюджете и постоянном внимании к результатам администраторы мероприятий получают большую выгоду от функций отчетности, которые могут помочь им продвигать свои предложения, упростить мероприятие, отслеживать ключевые показатели и сообщать о результатах.

Вопросы по отчетности / данным

• Могу ли я легко получить доступ к данным о таких элементах, как регистрации и оплата?
• Позволяет ли программное обеспечение импортировать и экспортировать данные регистранта?
• Могу ли я использовать инструменты программного обеспечения для создания именных бейджей и сертификатов или отслеживания образовательных кредитов?

Большая картина

Немногие покупают автомобиль только для автомобиля с четырьмя колесами. Точно так же, когда вы покупаете программное обеспечение для регистрации, имеет смысл определить ваши параметры, помимо того, что «необходимо зарегистрировать людей».

Если вы нашли каталог программного обеспечения, например Platforms , вы, вероятно, ищете более полное программное решение для регистрации, чтобы создать онлайн-платформу для продвижения ваших программ и мероприятий, приема и администрирования регистраций и многого другого.

Действительно хорошее программное обеспечение предоставляет клиентам несколько основных инструментов на безопасной, всегда доступной и простой в использовании платформе, которая работает практически с любым устройством или операционной системой. Скорее всего, он предлагает дополнительные функции, обеспечивает интеграцию и настройку, а также предоставляет квалифицированную и своевременную поддержку и обслуживание.

Подбор того, что подходит для ваших мероприятий, потребует от вас немного усилий. Поставщики не слишком прозрачны, когда дело доходит до ценообразования, и нет простого руководства по сравнению функциональных возможностей.

Подумайте, что вам нужно, и запланируйте столько демонстраций, сколько позволяет ваше время. Изучите основные функции, перечисленные выше. Спросите о ценах и скрытых комиссиях. Узнайте, чего вам следует ожидать от службы поддержки. Поговорите с одним или двумя покупателями.

Сначала это может показаться большим трудом, но поиск подходящего программного обеспечения для регистрации сэкономит вам много работы в будущем.