Что такое программное обеспечение для отслеживания активов? (и почему вам нужно использовать его в 2017 году)

Вы когда-нибудь задумывались, что нужно, чтобы оживить Таймс-сквер в канун Нового года? Менеджмент, необходимый для организации падения шара, или логистика создания фейерверка?

Все это и многое другое требует команды профессионалов, которые неустанно трудятся, чтобы доставить вам самые лучшие впечатления от гостей, спонсоров и зрителей до величия, реквизита, своевременных моментов, и давайте не будем забывать фактор ` ` Это '' .

Я перечислил некоторые из основных проблем, с которыми сталкиваются менеджеры мероприятий, преимущества программного обеспечения для отслеживания активов для управления событиями и то, как различные эти простые в использовании функции помогут вам организовать потрясающие мероприятия в 2017 году.

Важность управления событиями

Управление событиями - это быстро меняющаяся, непостоянная и непредсказуемая сфера. Даже во времена финансовых трудностей мероприятия являются надежным способом повышения узнаваемости бренда, повышения уверенности потребителей и обеспечения незабываемых впечатлений.

В бизнесе нет большего чувства, чем создание продукта, который сильно влияет на жизнь людей. Когда мы смотрим на тысячи людей, которые посетили встречи на высшем уровне, мы улыбаемся, когда видим новые дружеские отношения, деловые партнерские отношения и благотворительные инициативы, которые порождает каждое мероприятие.

- Эллиот Бисноу, основатель Summit .

После непростого 2016 года все больше и больше все больше и больше ждут потрясающей новогодней вечеринки, которую нужно собрать в этом году. Некоторые из самых больших торжеств проходят на Таймс-сквер, парках Нью-Йорка, Сиднейской гавани, Лондонской ратуше и практически во всех других крупных местах в мире. Очень немногие проведут вечер дома со своими двумя кошками, смотря романтические комедии, когда их ждет ночь фантастических праздников.

Ни для кого не секрет, что организовать эти мероприятия непросто и потребует много тяжелой работы, хорошо спланированного управления и правильных инструментов, которые помогут вам подготовиться.

Подробнее : Олимпийские игры и управление цепочками поставок

Управление оборудованием для мероприятий - непростая задача. Поиск замены неисправного оборудования, корректировка задержек с поставщиками и проверка того, что все лампочки и винты на месте, требуют вашего полного внимания и организации. Программное обеспечение для отслеживания активов поможет вам превратить эти трудности в рабочие решения для вашего мероприятия.

Подробнее: 20 вещей, с которыми, по словам организаторов мероприятий, они справятся самостоятельно

Зачем использовать программное обеспечение для отслеживания активов?

При планировании мероприятия важно спланировать, как вы будете использовать свое техническое оборудование - например, вам нужны аудиокомплекты для конференции или проекционное оборудование для семинара? Программное обеспечение для отслеживания активов поможет вам организовать ваше оборудование, составить список местоположений указанного оборудования, а также отслеживать, откуда это оборудование приходит и куда оно направляется.

Если вы этого не сделаете, это может оказать разрушительное влияние на ценность вашего бренда для гостей мероприятия. Как показал один опрос , плохо организованное мероприятие было наиболее частым разочарованием для людей, посещающих выездные встречи или конференции.

Подробнее : ошибки при планировании мероприятий

Модуль CMMS гарантирует, что ваши службы мероприятий всегда будут надежными, а мобильные приложения для сканирования QR-кода и штрих-кода будут обеспечивать мгновенные обновления с места события. Эти инструменты полезны при управлении крупными событиями, такими как канун Нового года, музыкальные концерты, распродажи в Черную пятницу, запуск продуктов и награды.

Необходимые функции для программного обеспечения для отслеживания активов

Организаторам мероприятий есть что организовать, когда на Новый год собираются сотни людей. Они отслеживают все, от покупки до производства, и все, что между ними.

Я составил список функций, которыми должно обладать эффективное программное обеспечение для отслеживания оборудования, и того, как они могут извлечь выгоду, сделав мероприятие незабываемым.

1. Управление тележкой

Для крупных мероприятий требуется оформление нескольких товаров. Модуль тележки в программном обеспечении для отслеживания активов помогает вам быть в курсе покупок и аренды оборудования. С помощью этой функции вы можете отмечать эти задания и события в своем календаре, управлять списком необходимого оборудования и инвентаря, совместно работать над необходимым оборудованием в команде и многое другое.

Предположим, вы планируете большой фейерверк, который требует передачи большого количества фейерверков на место проведения, по крайней мере, за восемь часов до главного события. Вам также потребуются защитные сетки, мешки для мусора и пищевые пленки. Согласно этому сценарию, вы будете добавлять в тележку такие предметы, как демонстрационные блоки, пакет из 200 фейерверков и связанный комплект защитных сеток, мешков для мусора и пищевой пленки. Эффективное управление тележкой позволяет добавлять в последнюю минуту актив или инвентарь.

2. Бронирование с наддувом

Подобно наводнению ваших учетных записей в социальных сетях, организация одновременного проведения чрезмерного количества мероприятий негативно влияет на их явку.

Хотя вам нужно дать вашим потенциальным посетителям возможность посетить одно из ваших мероприятий, важно найти правильное количество ежегодных мероприятий. Новогодняя ночь - это бесчисленные события, происходящие одновременно в нескольких разных местах.

Будьте в курсе каждого мероприятия с помощью модуля бронирования и планируйте все будущие мероприятия без конфликтов с доступностью участников.

3. Управление сервисным и техническим обслуживанием

На недавнем мероприятии я тесно сотрудничал с некоторыми организациями, где для повседневной работы использовалось высококачественное оборудование, и ничто не мешало нашим событиям больше, чем неисправное оборудование.

Никто не хочет, чтобы оборудование работало, когда часы идут, а все ждут начала спектакля. Для организаторов мероприятий главное - создать искру, дающую зрителям незабываемые впечатления - вы также можете назвать это «чертой перфекционизма».

Профилактическое обслуживание экономит время и деньги, а также повышает эффективность проведения мероприятия. Модуль обслуживания и ремонта дает предприятиям возможность отслеживать недоступность активов, находящихся на обслуживании, а также затраты на обслуживание в течение всего срока службы оборудования. Используйте программное обеспечение для отслеживания активов, чтобы сократить время простоя и улучшить методы, с помощью которых ваша компания, занимающаяся управлением событиями, измеряет прогнозное и профилактическое обслуживание.

4. Управление сотрудниками и волонтерами

Волонтеры и организаторы мероприятий важны практически для любого мероприятия. Они облегчают выполнение работы, однако, если сотрудничество будет слабым, ваше мероприятие может закончиться катастрофой. Например, если два организатора были случайно назначены на одно и то же мероприятие, это оставляет меньше сотрудников для проведения других одновременных мероприятий.

Все, от назначения активов до организации мероприятия, легко делегируется добровольному волонтеру или сотруднику вашей компании по организации мероприятий. События требуют, чтобы много разных команд собрались вместе, часто под несколькими внешними отделами.

Успешные мероприятия зависят от каждого организационного подразделения и каждого члена команды, которые в полной мере выполняют свою работу, улучшая командное взаимодействие. Программное обеспечение для отслеживания активов предоставляет эту организацию и многое другое в рамках модуля управления сотрудниками.

5. Управление документами

Серьезно, если вы все еще используете бумажные листы и планшеты для организации мероприятий, я бы посоветовал вам выбросить их все. Сейчас же.

Программное обеспечение позволяет вам записывать неограниченное количество и все типы документов в облаке и использовать их, когда вам нужно, так почему бы не записывать все эти документы и не тратить макулатуру ВООБЩЕ?

Пришло время осознать будущее управления цифровыми документами. Бумажные системы неэффективны, расточительны и гораздо более подвержены ошибкам. Лучше всего ваше мероприятие должно подходить к бумаге для управления участниками мероприятия - это бумажные бирки с именами и печатные этикетки для быстрой проверки и добавления активов.

6. Управление поставщиками

Организаторы мероприятий часто не связываются со своими поставщиками. Одна из причин этого - нехватка времени на организацию в самый загруженный сезон года, канун Нового года в IE. Это создает беспорядок, когда организаторы полагаются на поставщиков и ожидают своевременной доставки в день мероприятия.

Ответственность за доставку лежит на поставщиках, но для менеджеров мероприятий по-прежнему важно отслеживать и отслеживать все взаимодействия. Наладить тесное сотрудничество с вашими поставщиками - одна из важнейших обязанностей организатора мероприятий.

Управление поставщиками позволяет отслеживать поставщиков для закупок. Поставщики, которые обеспечивают техническое обслуживание и обслуживание оборудования, также могут быть отслежены по всем их записям технического обслуживания, типу обслуживания, продолжительности и понесенным расходам.

Что-то еще?

Программное обеспечение для отслеживания активов - это больше, чем вы ожидаете. Он позволяет интегрироваться с другими системами с помощью API-интерфейсов на основе REST, оставаться в курсе бизнес-событий и генерировать оповещения по электронной почте для обеспечения точных заказов на оборудование и отслеживания.

Рекомендуемое программное обеспечение для отслеживания активов

Как вы планируете сделать новогоднюю ночь 2017 лучше и интереснее? Или вообще какое-то событие? По данным Statista, стоимость мирового рынка программного обеспечения для управления событиями (EMS) в период с 2015 по 2020 год составляет 5,8 миллиарда долларов США, а в 2016 году рынок аналитики безопасности и управления событиями, по прогнозам, принесет более 2 миллиардов долларов дохода . Вот почему так важно беспрепятственно управлять своими мероприятиями.

Обязательно попробуйте одно из этих приложений, перечисленных ниже, которые, как известно, являются лучшими для отслеживания и управления оборудованием для мероприятий:

1. EZOfficeInventory - программное обеспечение для отслеживания активов, созданное для событий

У компаний, занимающихся продажей электронных билетов и регистрацией событий, есть своя задача. EZOfficeInventory позволяет им управлять оборудованием для мероприятий, гарантировать, что все идет по плану, и проводить мероприятия без сучка и задоринки!

2. Stitch Labs - для простого управления запасами

Stitch Labs - это ведущая платформа для управления запасами, выполняющая заказы на закупку и предоставляющая розничным продавцам большую прозрачность, эффективность работы и контроль над их бизнесом по организации мероприятий.

3. Netsuite - управление запасами для планирования мероприятий

Облачное интегрированное решение Netsuite обеспечивает бизнес-доступ к информации о запасах в режиме реального времени и завершает закупки для отслеживания управления оборудованием для мероприятий.

Подробнее: Список приложений для организаторов мероприятий и свадеб | Бесплатные инструменты прямой трансляции для мероприятий

Вывод

Использовали ли вы какие-либо из перечисленных выше программных средств отслеживания активов? Есть ли другие, которые вы бы порекомендовали? Дайте нам знать в разделе комментариев ниже!