Как избежать аудита OSHA в строительном бизнесе

Подрядчики должны быть готовы к сюрпризам, но они не обязательно их поклонники - особенно те, которые требуют дополнительной работы и могут привести к штрафам. Сюрпризы, с которыми сталкивается федеральное правительство? Вы можете остановиться на этом.

Довольно хлопотно делать ставки на вакансии и управлять графиками, бюджетами и субподрядчиками - даже с помощью хорошего программного обеспечения для управления строительством - без того, чтобы быть прерванным аудитором Министерства труда (DOL) или инспектором по безопасности, который хочет занять ваше время и заставляют вас копать записи прошлых лет.

Одна из стратегий - закрыть глаза и надеяться, что все аудиторы DOL переедут в Канкун.

Возможно, лучше будет сделать себя максимально защищенным от аудита путем: а) соблюдения всех правил безопасности и заработной платы и б) обеспечения возможности продемонстрировать свое согласие в случае аудита или расследования.

Почему строительный бизнес проходит инспекцию или аудит

Два основных подразделения Министерства труда, которые проводят расследования, - это Управление по охране труда (OSHA) и Отдел заработной платы и часов (WHD). Как вы, вероятно, знаете, OSHA устанавливает и обеспечивает соблюдение правил охраны труда и техники безопасности, которым компании США, включая строительных подрядчиков, должны следовать.

Поскольку строительные площадки могут быть смертельными, строительные нормы, определенные OSHA, состоят из 29 подразделов с сотнями правил и приложений, которые могут или не могут применяться, в зависимости от области работы данного подрядчика.

Проверки OSHA проводятся без предварительного уведомления. OSHA иногда нацелена на случайные предприятия из секторов промышленности с высоким уровнем травматизма или смертельного исхода. Они также могут ответить на сообщение сотрудника или конкурента о предполагаемом нарушении.

Если инспекторы OSHA обнаружат несоответствие, могут последовать цитаты и штрафы. Крупнейшие штрафы OSHA выросли на 78 процентов в 2015 году, так что одно нарушение может стоить вам более 12 000 долларов; «умышленное или повторное» нарушение - более 120 000 долларов.

В то время как OSHA стремится обеспечить безопасность работников, WHD обеспечивает соблюдение Закона о справедливых трудовых стандартах (FLSA) (приготовьтесь к другому аббревиатуре) , который регулирует, среди прочего, федеральную минимальную заработную плату, требования к сверхурочной работе и законы о детском труде.

Диаграмма составлена ​​на основе статистики на сайте Министерства труда.

Как и проверки OSHA, проверки WHD могут быть случайными, но часто происходят из-за того, что сотрудники сообщают о предполагаемом нарушении. Нарушения могут привести к задержке заработной платы, а также штрафам, в зависимости от оценки аудитора. В период с 2012 по 2016 год WHD собрал более 1,2 миллиарда долларов невыплаченной заработной платы .

Если сотрудник считает, что возмещения, взысканного DOL, недостаточно, он может подать в суд. Фактически, правительство США признало в отчете бухгалтерии, что недостаточное информирование работодателей о FLSA привело к избытку судебных исков.

Как избежать аудита

«Не ждите, пока аудитор пришлет вам письмо, - говорит Элизабет Мерфи, адвокат по вопросам занятости в Jackson Lewis в Лос-Анджелесе. «Каждый работодатель должен знать, соблюдают ли они закон о часах оплаты труда или нет, а если нет, они должны это исправить».

Веб-сайты OSHA и WHD предоставляют подробную информацию о законах, регулирующих деятельность предприятий и строительных площадок, а также номера телефонов, по которым можно позвонить с вопросами. Мерфи также предлагает провести самопроверку, чтобы убедиться, что вы соблюдаете все требования, как думаете.

Круговая диаграмма из ExakTime's « Анатомия аудита »

Короче говоря, вы можете избежать нарушения вашего бизнеса и большого штрафа, соблюдая законы.

Но независимо от того, поставите ли вы себе оценку «A +» или «C-», соблюдение нормативных требований не является одноразовой задачей: это постоянные усилия по обеспечению точности всех записей ваших сотрудников и обеспечению безопасности на каждом рабочем месте.

Где встречаются приложения и соответствие требованиям

Поскольку это постоянная работа, вам понадобится помощь на этом пути, и есть инструменты и приложения, которые вы можете использовать, чтобы соответствовать требованиям.

Подрядчики или HR-администраторы не могут держать в голове все правила и нормы - или подсчет часов каждого сотрудника. А поскольку рабочие места и бригады все больше разделены по времени и расстоянию, использование лучших доступных вспомогательных средств становится важным для надлежащего контроля за работой и ведения точных записей.

Отслеживание мер безопасности или часов с помощью приложения для управления строительством означает, что виртуальный контрольный список или табель всегда доступен через приложение (нет оправдания, если вы не заполнили его или не набрали). А поскольку большинство приложений синхронизируются с облаком, данные автоматически сохраняются для доступа в любое время (и их нелегко потерять, например, при оформлении документов).

Это значительно упрощает демонстрацию соответствия. Но отслеживание с помощью приложения также означает, что вы хорошо разбираетесь в правилах и положениях, которые регулируют вас и ваших сотрудников, что в первую очередь делает вас менее уязвимыми для аудита.

Приложения, которые помогают избавиться от DOL

Новые приложения появляются так же быстро, как шляпки грибов после дождя, и легко сделать очень простое приложение, которое отслеживает то или иное. Ключ в том, чтобы найти те, которые созданы с учетом простоты использования и некоторой предусмотрительности в отношении того, какие функции действительно помогут конечному пользователю.

SafetyCulture предлагает iAuditor , приложение для проверки и проверки безопасности. Он позволяет добавлять фотографии и местоположения в свои настраиваемые контрольные списки безопасности. Контрольный список может состоять из всего, что вам нужно, будь то ежемесячная проверка пожарной безопасности или ежедневная проверка средств индивидуальной защиты (т. Е. Безопасности). И в отличие от бумажной работы, контрольный список в iAuditor доступен любому, у кого есть приложение, а данные надежно хранятся и доступны для просмотра в офисе.

InTouchInsight - еще один надежный вариант, который позволяет создавать настраиваемые формы и контрольные списки с вопросами с несколькими вариантами ответов, полями автоматического расчета и т. Д.

Приложение ExakTime синхронизирует записи о времени и посещаемости с облаком по мере того, как сотрудники приходят и уходят, отмечая сверхурочные часы. Он также включает утверждение табелей учета рабочего времени сотрудником и руководителем, а также мобильные формы для подтверждения работником перерывов и мер безопасности.

BusyBusy и ClockShark - это другие приложения для отслеживания времени строительства с похожими функциями и удобством использования.

Когда вы знаете правила и используете приложение, которое поможет вам им следовать, вы сможете в режиме реального времени отслеживать, добиваетесь ли вы успеха, и при необходимости корректировать курс. Вы также будете уверены в том, что сможете легко доказать свое согласие дяде Сэму.

Вы прошли аудит OSHA?

Инсайдерская информация всегда полезна для людей, которые хотят избежать аудита OSHA. Вы сами прошли через это? На что это было похоже и что на это повлияло? Что вы посоветуете другим руководителям строительства? Присоединяйтесь к обсуждению в комментариях ниже.