Кому вы поверите, чтобы выбрать вашу следующую систему церковной базы данных?

Готовы ли вы выбрать вашу следующую систему церковных баз данных ?

Вы можете использовать эту систему в течение следующих семи-десяти лет. Ваша система баз данных - это электронная основа всей вашей церкви, отслеживающая членов, волонтеров, пожертвования и многое другое .

«Выбор правильного метода отбора для вашей культуры невозможно переоценить. Хорошая совместимость может привести к увлекательному и плодотворному переходу с высокими темпами принятия », - говорит Тэви Аллан, главный операционный директор Think Ministry .

Но «случайный подход может привести к тому, что (ваша команда) почувствует обиду и разочарование, а затем перестанет быть заинтересованным пользователем. Потратить время на то, чтобы выбрать процесс, который объединит вашу команду, когда он закончится, того стоит ».

Обычно мы видим, что церкви используют один из нескольких подходов к выбору следующей системы баз данных:

• Один человек выполняет весь процесс исследования и отбора в одиночку.
• Собирается внутренняя команда, чтобы привнести различные точки зрения в процесс принятия решений.
• Приглашается внешний консультант, чтобы помочь принять обоснованное решение.

Хотя каждый из вышеперечисленных подходов может работать, у них есть определенные преимущества и недостатки, которые мы рассмотрим ниже.

Но независимо от того, кому поручено выбрать вашу следующую систему церковной базы данных, обязательно придумайте письменные критерии, которые охватывают ваши критические потребности, системы, которые необходимо заменить, существующие системы, которые вы хотите интегрировать в свою новую систему, и текущие проблемы. точки.

1. Подход одного человека

Ты идешь ты

Один человек выбирает систему церковной базы данных - это более распространенный подход, чем вы думаете.

Когда я стал администратором церкви с 15 сотрудниками и еженедельной посещаемостью 1500 человек, я предпринял сольный проект по выбору нашей новой ChMS. Я получил благословение пастора и выбрал из систем, с которыми уже имел некоторый опыт. Я считаю, что большинство основателей церквей поступают именно так.

Плюсы

1. Скорость. Один человек может своевременно изучить варианты, встречи и демонстрации программного обеспечения.
2. Простота. При сопоставлении различных вариантов церковной базы данных друг с другом необходимо принять во внимание множество деталей. Осведомить команду обо всех этих деталях может быть сложно.
3. Решительность. Если за принятие решения отвечает один человек, остается только одно мнение и перспектива.

Минусы

1. Обязанность. Если вы провалите это решение, сделав неосведомленный выбор, вам придется принять все последствия и обвинить в ошибке.
2. Отсутствие перспективы. Если вы принимаете это решение самостоятельно, вы можете не знать, какие потребности есть у каждого конкретного отдела.
3. Предвзятость. У вашего личного предубеждения больше возможностей повлиять на окончательный выбор. Например, вы можете придавать непропорционально большое значение таким факторам, как низкая стоимость, узнаваемость бренда или нишевым функциям, таким как круглосуточная поддержка в чате.

Рекомендация: используйте индивидуальный подход только тогда, когда у вас нет другого выбора из-за нехватки времени или персонала. Разработайте набор требований и параметров для принятия этого решения. Поделитесь этими критериями со своей командой до начала процесса отбора и до того, как будет выбран финалист. Разрешите заинтересованным сторонам рассмотреть ведущего кандидата до того, как будет сделан окончательный выбор.

Если ваша церковь посещает в среднем более 500 человек в неделю, полностью избегайте этого подхода. При таком размере в вашей церкви неизбежно найдутся люди, способные помочь вам в этом исследовательском проекте. Скорее всего, у вас есть члены команды, которые должны формировать решение, и для них может быть полезно иметь право вето, чтобы избежать дорогостоящей ошибки.

2. Командный подход

Работа в команде заставляет мечту работать

Мы обнаружили, что сбор команды для выбора вашей следующей ChMS - наиболее распространенный подход, используемый более крупными церквями. Это имеет смысл по очевидным причинам: система должна удовлетворять потребности персонала и волонтеров, выполняющих самые разные роли, включая команду бухгалтеров, техническую команду , команду по эксплуатации оборудования, прифронтовые министерства и министерства с особыми заботами, такие как дети и члены забота, и это лишь некоторые из них.

Так разве не имеет смысла иметь несколько таких разных команд, представленных в процессе отбора?

Плюсы

1. Большая перспектива. Чем больше точек зрения используется в процессе отбора, тем больше можно будет принять решение, которое удовлетворит потребности более широкого круга ваших сотрудников.
2. Купить в. Если заинтересованные стороны чувствуют, что их вклад ценится и учитывается в процессе принятия решений, они с большей вероятностью согласятся на это после того, как выбор будет сделан.
3. Более плавная реализация. После участия в процессе исследования, демонстрации и выбора ваша группа отбора должна иметь все необходимое, чтобы превратиться в команду внедрения после того, как выбор будет сделан.

Минусы

1. Достижение консенсуса. Согласование наиболее важных критериев, не говоря уже о принятии окончательного решения, потребует больше усилий и сотрудничества, чем подход одного человека.
2. Ведомственная предвзятость. Необходимо следить за тем, чтобы голос одного отдела (например, ведущих пасторов) не стал непропорционально влиять на процесс принятия решений.
3. Рассеивание персонала. Связывание нескольких человек на длительной фазе исследования может повлиять на другие приоритеты.

Рекомендация: в большинстве случаев следует использовать именно такой подход, но старайтесь, чтобы ваша группа отбора была как можно меньше, но при этом представляла все слои персонала. Обязательно держите остальную часть персонала в курсе дела. Не пренебрегайте внутренними продажами, необходимыми после определения кандидата и до подписания контракта.

Обратитесь к этой полезной инфографике, которая показывает, как такая команда может работать вместе.

Выбор нового ChMS

3. Консультантский подход

"Если бы вы могли, вы бы провели нас через типичный для вас день?"

Правильный консультант может привнести опыт и структуру в это важное решение. Мы не видим этот подход так часто, но он всегда положительно влияет на то, насколько объективным будет процесс. Консультант должен предложить вашей команде четко сформулированный набор вопросов, чтобы определить ключевые критерии, необходимые для вашей новой системы. .

Они помогут вам расставить приоритеты по критериям и измерить системы кандидатов. Вы можете ожидать, что поставщики, которые работают с вашим консультантом, представят свою A-игру на презентации, зная, что они работают с экспертом, и даже могут попросить своего инженера по продажам вести демонстрацию программного обеспечения.

Плюсы

1. Конкретный срок. Хороший консультант сможет дать вам точный график для окончательного выбора.
2. Профессионализм. Вы можете рассчитывать на то, что хороший консультант сделает такие вещи, как разошлет профессиональный запрос предложений (RFP) потенциальным поставщикам.
3. Уверенность. Хотя поездка консультанта может стоить больше, чем принятие решения собственными силами, у вас будет уверенность, зная, что вы использовали эксперта, чтобы найти правильную систему церковной базы данных для своей церкви.

Минусы

1. Расходы. Вам придется заплатить консультанту за их услуги.
2. Невидимая предвзятость. Консультант может привнести свои предубеждения в процесс выбора, например, дружеские отношения с конкретными поставщиками.
3. Объем. Выбрав путь консультанта, вы можете исключить некоторых более мелких поставщиков, у которых нет отдела предложений для ответа на запросы предложений.

Рекомендация: если вы можете позволить себе нанять опытного консультанта, это отличный подход. Компания или частное лицо, которого вы нанимаете, должны иметь актуальное представление о рынке и лучших доступных вариантах. Их знания о различных поставщиках и системах могут помочь вам избежать выбора систем, основанных исключительно на том, что ваша команда думала о нескольких взаимодействиях с продавцом.

Мы видели несколько запросов предложений от пары хорошо зарекомендовавших себя групп, предлагающих эту услугу, включая Ministry Business Services и Enable Ministry Partners .

Осознанный выбор - хороший выбор

Независимо от того, решите ли вы в конечном итоге оставить это важное решение одному человеку, внутреннему комитету или стороннему консультанту, заблаговременное определение ожиданий является ключом к выбору системы церковной базы данных, которая будет служить вашей церкви долгие годы.

Для еще более глубокого взгляда на процесс, связанный с выбором системы управления церковью, см. «Процесс выбора системы управления церковью на основе Интернета: тематическое исследование» Уоллис К. Меттс, доктор философии .

Эти статьи также могут оказаться полезными в процессе принятия решений:

• Руководство по ценам на программное обеспечение для управления церковью
• Умное руководство по покупке программного обеспечения для управления церковью
• Вопросы, которые следует задать перед покупкой программного обеспечения для управления церковью
• Когда имеет значение номинал? Выбор правильного решения ChMS для вашей церкви
• Сравнение 5 крупнейших поставщиков программного обеспечения для управления церковью