Очень легко жить с чем-то каждый день и никогда не смотреть на это внимательно: наши дома, еда, окрестности и наше программное обеспечение. Как часто мы действительно исследуем эти вещи? Мы думаем, что знаем их, но часто то, что мы знаем о них, на удивление поверхностно.

Например, однажды жил человек, который почти полгода не осознавал, что делит свой дом с бурой медведицей и ее тремя медвежатами. Кроме того, знаете ли вы, что прямо над кухонным столом есть небольшая дыра в стене? Как давно это было?

Иногда действительно стоит присмотреться к программному обеспечению, которое вы используете, чтобы убедиться, что оно действительно работает для вас так, как должно. Я думаю, что это особенно актуально для систем управления обучением (LMS).

Изучив, как вы используете свою LMS и насколько она соответствует вашим потребностям, вы можете многое узнать о том, что работает, а что нет. Вы можете обнаружить, что в вашей существующей LMS есть некоторые функции, о которых вы никогда не знали, или, может быть, пришло время посмотреть, что еще есть.

В качестве дополнительного бонуса вы можете наконец выяснить, что оставило все эти рыбьи скелеты по всему дому.

Примерно раз в год - отличное время, чтобы по-настоящему хорошенько взглянуть на свою LMS. Год достаточно для появления новых функций (если ваша LMS размещена или управляется или SaaS) или для того, чтобы новая версия вашей LMS была доступна у вашего поставщика. Также возможно, что существующие функции в вашей LMS были изменены, обесценились или реорганизованы. Или, возможно, потребности вашей организации в LMS изменились. Возможно, сейчас хорошее время, чтобы проверить, соответствует ли ваша LMS вашим требованиям.

Эта статья поможет вам пройти через процесс составления списка ваших абсолютных требований к LMS, провести мозговой штурм по функциям, которые вы хотели бы иметь, а затем изучить текущую LMS, чтобы увидеть, предоставляет ли она все, что вам нужно. Мы также рассмотрим возможность того, что ваша LMS предоставляет гораздо больше (и если вы платите за гораздо больше) функциональных возможностей, чем вам действительно нужно.

Так что наденьте пару очков, натяните кислотостойкие ботинки и давайте приготовимся идти вглубь территории LMS. Если это будет одиночный поход, оставьте рядом с клавиатурой записку с информацией о том, куда вы собираетесь отправиться, чтобы спасательная команда могла легко найти вас.

Шаг 1. Определите свои требования

Наш первый шаг кажется смехотворно простым на первый взгляд: запишите, что вашей организации нужно сделать с помощью LMS. На ум сразу приходят ответы, состоящие из одного предложения. Но то, что мы здесь ищем, - это действительно глубоко задуматься о конкретных задачах, которые вы и ваша организация выполняете с помощью LMS. Чтобы помочь вам в этом, я буду задавать множество вопросов с двух разных точек зрения: администратор LMS и типичный ученик LMS.

Прежде чем мы перейдем к этому, у меня есть еще один, более простой вопрос: действительно ли вы используете свою LMS для обучения людей с помощью курсов и отчетов о результатах их обучения? Опять же, это может показаться глупым вопросом, но серьезно, используете ли вы свою LMS как настоящую систему управления обучением или как прославленное хранилище документов?

LMS - это сложное программное обеспечение (иногда до смешного сложное), созданное для определенной цели (часто для множества различных, но связанных между собой конкретных целей). Если вы не пользуетесь возможностью отслеживать результаты тренировок с помощью LMS, вполне возможно, что вы платите за то, что вам действительно не нужно. Существуют и другие системы, которые лучше подходят для управления документами по сети.

Предполагая, что вы ответили «да» на вопрос и отслеживание результатов обучения является одним из ваших требований, давайте воспользуемся простой техникой для составления вашего списка: прожить «день из жизни» администратора (классификация, которая предположительно включает вас) и учащийся (человек, который использует LMS строго как конечный пользователь и не имеет никакого отношения к LMS в административных целях).

Точка зрения администратора LMS

Давайте начнем с точки зрения администратора LMS, представив день, когда вам было приказано выполнить все возможные задачи LMS, которые вам когда-либо приходилось делать. Запишите любые требования, которые могут возникнуть у вас при чтении этих вопросов:

• Вам когда-нибудь приходилось добавлять человека в вашу LMS? Как прошел процесс?
• Ваша LMS синхронизируется с какой-то системой управления персоналом? Часто это чрезвычайно важное требование, и эта функция, возможно, должна быть в верхней части вашего списка.
• Как вы импортируете курсы и контент в свою LMS? И , возможно , более важно, что виды курсов и содержания вы импорт? Являются ли они модулями SCORM или AICC? Есть ли у вас что-нибудь, что обменивается данными по стандарту Tin Can? Хотя поддержка SCORM, вероятно, настолько же повсеместна, насколько это возможно, поддержка устаревшего AICC может стать большим требованием, если у вас много обучения, использующего этот стандарт.

Если вы не уверены или ответ - «ничего из вышеперечисленного», внимательно изучите типы результатов, которые ваша LMS в настоящее время отслеживает для ваших курсов. Если вы просто записываете кучу результатов «Просмотрено / Не просмотрено», возможно, между содержанием вашего курса и LMS нет реальной связи. Но если вы записываете оценки и другую конкретную информацию, попробуйте спросить у окружающих, знает ли кто-нибудь, какая форма общения используется. Это может быть важным требованием!

Отчеты! Об отчетах можно много сказать, но иногда лучше просто увидеть красоту леса, чем осматривать стволы каждого дерева. Проще говоря:

• Какие отчеты LMS вы запускаете в такой день, как сегодня?
• Есть ли другие типы отчетов, которые вам нужно составлять нечасто, например, ежемесячно, ежеквартально или даже ежегодно?

Само собой разумеется, что какая- то отчетность уже должна быть требованием. Но потребности некоторых организаций в отчетности настолько специфичны и настолько важны для использования ими LMS, что эти возможности отчетности также должны быть включены в список.

Конечно, скромная программа для работы с электронными таблицами может преобразовать экспортированные необработанные данные отчета LMS в чрезвычайно настраиваемые результаты (сколько неудачных курсов произошло в день при полной луне?), Поэтому важно подумать о том, как влияет возможность экспорта данных из вашей LMS ваши текущие потребности в отчетности. Кстати, если ваша LMS в настоящее время не экспортирует такие данные, чтобы вы могли манипулировать ими с помощью внешних инструментов (непослушно!), Представьте, что вы могли бы сделать, если бы это было возможно. Чувствую ли я, что в список добавляется новое требование?

Еще одно требование, которое часто упускается из виду, поскольку оно обычно не является частью самого программного обеспечения, - это система поддержки:

• Вы знаете, куда обратиться, если вам понадобится помощь с LMS?
• Вы когда-нибудь пользовались поддержкой и она вам понравилась?
• Вам нужна система поддержки определенного типа, которая требуется вашей организации?

Наконец, есть ли у вас особые потребности в качестве администратора, о которых я не упоминал выше?

Требуется ли вам, чтобы ваша LMS отправляла уведомления по электронной почте об определенных событиях, например о приближении курса или назначении новых курсов? Используете ли вы какую-либо форму электронной коммерции, включенную или используемую вместе с вашей LMS? Вам нужно вручную вводить записи курса для учащихся из таких мероприятий, как обучение в классе?

Эти и бесчисленное множество других специализированных потребностей могут быть очень важны для того, как вы в настоящее время используете LMS. Постарайтесь перечислить все остальные функции, которые необходимо использовать вам или любому другому администратору, независимо от того, насколько часто такая необходимость может возникать.

Точка зрения учащегося

Теперь давайте перейдем к точке зрения этого благороднейшего существа, повседневного ученика. Это люди, которые время от времени входят в систему, чтобы пройти обучение, посмотреть, как они это сделали, и выйти из системы. Давайте посмотрим, с чем они столкнутся, и, возможно, добавим еще несколько требований в свой список.

Во-первых, входили ли вы когда-нибудь в систему как учащийся, или ваша LMS позволяет вам видеть точку зрения учащегося, когда вы входите в систему как администратор? Если нет, вы можете воспользоваться возможностью, чтобы попробовать это. Это может дать представление о том, как LMS используется в вашей организации.

• Как выглядит ваш процесс входа в систему, если вы обучаетесь?
• Что учащиеся видят в первую очередь при входе в LMS?
• Является ли что-либо из этого специфическим для вашей организации и есть ли что-нибудь достаточно важное в этом процессе, чтобы это было фактическим требованием для вашей LMS?

И, как мы это делали, рассматривая вашу административную точку зрения, давайте также посмотрим на систему поддержки ваших учащихся. Предоставляет ли ваша организация это им, или ваш поставщик LMS или какая-либо другая организация несет ответственность за их помощь? Если это поставщик LMS, это также важная часть вашего списка требований LMS.

Собираем вместе

С точки зрения администратора и учащегося у вас должен быть хороший список требований. Более длинный список означает, что вы, вероятно, будете немного более ограничены в количестве LMS, которые могут удовлетворить ваши потребности, и может просто означать, что вы застряли на той, которая у вас есть, если у вас нет средств для оплаты. для разработки функций у другого поставщика. Более короткий список может означать большую свободу в выборе другой LMS, если вы хотите посмотреть на доступные варианты.

В частях II и III этой статьи мы рассмотрим шаги 2-5, на которых мы составим список полезных вещей, задокументируем те функции в вашей LMS, которые вы не используете, и посмотрим, будет ли ваша LMS идет в ногу со временем, и подумайте о пьянящем сочетании боли и удовольствия, которое приходит с переключением LMS.