Ключевым первым шагом при покупке программного обеспечения для бизнеса является определение целей, которых вы хотите достичь. Сосредоточение внимания на этих целях поможет вам найти программное обеспечение, которое лучше всего подходит для вас и вашего бизнеса. Обдумывая свои цели, важно, чтобы вы включили в процесс конечных пользователей. Люди, которые в конечном итоге будут использовать выбранное вами программное обеспечение, будут иметь наиболее уместную информацию о функциях, которые оно должно включать.

Отзывы конечных пользователей важны по нескольким причинам:

1. Конечные пользователи имеют практические знания о проблемах, которые необходимо решить с помощью нового программного обеспечения. Их опыт и близость к проблемам делают их квалифицированными, чтобы давать предложения, как лучше всего решить эти проблемы.
2. Конечные пользователи имеют опыт работы с предыдущим программным приложением. Этот опыт превращается в ценные знания о том, что работает, а что нет. Если в предыдущем решении была функция, которая действительно хорошо обрабатывала заказы, но не могла печатать необходимые транспортные этикетки, лучший способ узнать это - поговорить с людьми, которые ее знают: с конечными пользователями. Это подводит нас к:
3. Конечные пользователи могут посоветовать, какие функции наиболее необходимы. Имея глубокие знания о проблемах, которые необходимо решить, а также опыт работы с сопоставимым программным обеспечением, конечные пользователи могут предоставить вам ценные сведения о том, какие функции должно выполнять новое программное обеспечение. Хотите знать, что важнее: планирование ресурсов или отслеживание сроков? Спросите этих людей!
4. Это будет стимулировать принятие конечными пользователями. Программное обеспечение, как известно, используется недостаточно, и многие функции остаются незамеченными конечными пользователями после совершения покупки. Включение конечных пользователей (особенно влиятельных) в решение о покупке и их присутствие на демонстрациях и живых презентациях позволит им узнать о полезных функциях и подготовиться к полноценному использованию программного обеспечения. Кроме того, запрос их идей заставит конечных пользователей почувствовать, что их мнение имеет значение, и даст им большую заинтересованность в обеспечении успеха программного обеспечения.

Хотя конечные пользователи, как правило, наиболее квалифицированы для того, чтобы прокомментировать недостатки текущего программного обеспечения и «потребности» в новом программном обеспечении, беспрекословное прислушивание к их советам может привести к потенциальным ошибкам:

1. Пользователи склонны сосредотачиваться на 10% вещей, которые не работают с текущим программным обеспечением, а не на 90%, которые работают. Части старого программного обеспечения, над которыми пользователи тратили больше всего времени и которые доставили им наибольшее горе, могут составлять лишь небольшую часть того, что делает программное обеспечение. Когда функции программного обеспечения работают хорошо и не требуют от пользователя дополнительной мысли, их часто можно игнорировать. Пользователи, думающие о том, какие функции включить в новое программное обеспечение, обычно сосредотачиваются на проблемных местах старого программного обеспечения. Этот фокус заставляет их давать советы, которые могут заставить вас упустить из виду другие функции, которые могут вам также понадобиться, но которые не так заметны.
2. Слишком много поваров на кухне могут «испортить бульон». Получение совета полезно, но если вы спросите 10 разных людей, их мнение о программном обеспечении, вы, вероятно, получите 10 разных ответов. Вы не можете удовлетворить потребности каждого, но давление со стороны различных групп конечных пользователей может привести к неоптимальным решениям при покупке нового программного обеспечения.

Есть множество способов получить информацию от конечного пользователя. Помимо простого запроса об этом лично или по электронной почте, опросы в масштабах компании также могут оказаться полезными. Однако важно, независимо от того, какой метод вы используете, убедиться, что вводимые вами данные конечным пользователем являются как можно более конкретными. Например, общей целью может быть «лучшее отслеживание отгрузки заказов», но это описание расплывчато. Лучшим вариантом может быть «необходимость получать электронные уведомления об отправке, когда товар покидает склад».

Наконец, хотя важно вовлекать конечных пользователей в процесс принятия решения о покупке программного обеспечения, вам также следует в той или иной степени привлекать все заинтересованные стороны. Новая система затронет не только конечных пользователей программного обеспечения. А как насчет вашего ИТ-отдела? Как изменится их работа (в лучшую или худшую сторону) из-за необходимости управлять новым программным обеспечением? Увидит ли финансовый отдел, как они будут сообщать о расходах или управлять изменениями в заработной плате? Ответы на эти вопросы существенно повлияют на прибыль вашей компании, поэтому при покупке программного обеспечения для бизнеса решающее значение имеет уделение времени их получению.