Вы находитесь на рынке программного обеспечения для бизнеса. Вы уже нашли время, чтобы выяснить, что вам нужно, исследовали типы имеющихся решений и сузили их до короткого списка из 3-8 поставщиков, которые вас интересуют. Теперь самое сложное.

Выбор окончательного программного решения и определение того, с каким поставщиком будет лучше всего работать, включает в себя больше, чем просто просмотр их веб-сайтов и отправку сообщений в службу поддержки клиентов по электронной почте. Демонстрации программного обеспечения в реальном времени являются одним из ключевых компонентов для оценки того, соответствует ли программное обеспечение вашим требованиям и будет ли поставщик удовлетворять ваши потребности.

К сожалению, многим организациям не удается получить максимальную отдачу от демонстрации программного обеспечения в реальном времени. Не имея представления о процессе, которому они должны следовать, компании могут упустить важную информацию о продукте и его жизнеспособности для своего бизнеса. Чтобы этого избежать, воспользуйтесь пятью простыми советами.

1. Определите свои потребности

На этом этапе процесса выбора программного обеспечения ваши потребности уже должны быть определены и сформулированы. Найдите время, чтобы просмотреть и прояснить их. Для чего вам нужно новое программное обеспечение? Какие бизнес-цели у вас есть и как новая программная система поможет вам их достичь? Какие конкретные функции программного обеспечения являются наиболее важными «необходимыми», а какие просто «приятно иметь»?

2. Запишите сценарий процесса.

Поставщики программного обеспечения часто говорят о функциях продукта, которые им нравятся больше всего, с пустым чеком, позволяющим проводить демонстрацию в любом месте. К сожалению, они могут не соответствовать вашим потребностям. Чтобы этого избежать, важно иметь письменный сценарий для процессов, которые поставщик программного обеспечения должен описать в своей презентации. Эти процессы должны включать бизнес-функции и задачи - «обязательные элементы», которые наиболее важны для вашей организации в программной платформе.

3. Создайте подробные оценочные карты.

В процессе выбора желательно просмотреть более одной демонстрации программного обеспечения. К сожалению, после первых двух или трех может стать трудно запомнить конкретные детали каждой презентации и, таким образом, эффективно сравнивать различные программные пакеты. Создание стандартной системы показателей для оценки пакетов программного обеспечения не только поможет вам записать ваше впечатление о программном обеспечении, когда оно наиболее свежо в вашей памяти, но также позволит вам объективно сравнивать рейтинги различных программных решений, которые вы просмотрели. Карты показателей также можно использовать, чтобы убедиться, что поставщики придерживаются вашего сценария процесса, сообщив им, что вы будете давать более низкие оценки тем, кто этого не делает.

4. Подведение итогов после демонстрации. 

После того, как демонстрация закончится и поставщик уйдет, дайте членам команды от 20 минут до часа рассказать о программном решении. Это позволяет команде сформулировать свои впечатления и обсудить любые проблемы или детали, которые они заметили или подумали во время презентации. Часть этого времени также можно использовать для заполнения оценочных карточек и записи последних минутных заметок.

5. Не делайте больше 5 демонстраций. 

Если оставить в стороне тот факт, что просмотр слишком большого количества демоверсий неизбежно приведет к их слиянию; есть и другие причины ограничить количество отображаемых презентаций программного обеспечения. Демонстрации программного обеспечения отнимают много времени, некоторые длятся в течение нескольких дней, и они требуют значительных дополнительных затрат для сотрудников, которые могли бы сосредоточить свою энергию на другом месте. Кроме того, этап демонстрации программного обеспечения - это не повод рассматривать десятки поставщиков и программных платформ. Поскольку это длительный, более поздний этап процесса покупки программного обеспечения, демонстрацию лучше всего использовать в качестве метода для более глубокого знакомства с тремя-пятью поставщиками и решениями, которые уже кажутся наиболее соответствующими потребностям вашей компании.