Покупка нового программного обеспечения для вашего бизнеса может оказаться дорогостоящим. И доллары, потраченные на программное обеспечение, и человеко-часы, потраченные на преобразование данных, обучение конечных пользователей и другие задачи, могут быстро возрасти. И менеджеры, и генеральные директора захотят увидеть веские причины для принятия нового программного обеспечения. Таким образом, обоснование стоимости покупки и внедрения нового программного обеспечения для бизнеса является ключевым компонентом процесса покупки программного обеспечения.

Обоснование затрат состоит из определения общих затрат и выгод от внедрения и использования нового программного обеспечения, а затем сравнения этих цифр с затратами и выгодами существующей программной системы - или с отсутствием какого-либо программного обеспечения вообще. В этот процесс также входит определение всех заинтересованных сторон и их влияние, расчет рентабельности инвестиций (ROI) в программное обеспечение и того, сколько времени потребуется новой системе, чтобы окупить себя (период окупаемости).

Определите общую стоимость программного обеспечения

Первым шагом в обосновании затрат является определение общих затрат, связанных с приобретением, внедрением и обслуживанием нового программного пакета в течение его срока службы, часто называемых совокупной стоимостью владения (TCO). Решающее значение в этом процессе имеет расчет затрат на лицензии на программное обеспечение, а также затраты на обучение персонала работе с новой системой, установку программного обеспечения, обновление и обслуживание программного обеспечения, получение поддержки для программного обеспечения или время, потраченное на устранение ошибок, и, возможно, даже обновление оборудования для запуска программного обеспечения. Для более точной оценки не забудьте дисконтировать будущие затраты к их текущей стоимости, используя безрисковую ставку 1  или внутреннюю норму доходности 2 .

Определите общую экономию средств и преимущества нового программного обеспечения

Оцените, сколько денег новое программное обеспечение после установки и запуска может сэкономить или заработать за период, в течение которого вы его используете. Этот расчет должен быть основан как минимум на пару лет использования, в зависимости от того, насколько быстро растет ваш бизнес. Чем быстрее рост, тем больше вероятность, что вы перерастете определенное программное обеспечение за более короткий промежуток времени.

Важно смотреть как на потенциальную экономию затрат, так и на возможность получения дополнительных доходов. Например, если решение увеличивает доход, поскольку сокращает время на обработку заказа и позволяет выполнять больше заказов, это является преимуществом для дохода. Если ее обслуживание в год обходится дешевле, чем старая система, это означает экономию средств. В ваших оценках должны быть полностью учтены оба типа выгод.

Многие ожидаемые выгоды трудно определить количественно. Однако попытка сделать это не только поможет вам принять решение, но также поможет вам понять, почему вы покупаете программное обеспечение в первую очередь, и поможет вам максимизировать выгоды, которые вы получаете.

Например, одно из преимуществ программного обеспечения для электронного маркетинга заключается в том, что вы помогаете поддерживать более тесный контакт со своими клиентами. Как это влияет на увеличение вашего дохода? Чтобы определить это, вы можете определить, сколько клиентов вы можете привлечь с помощью программного обеспечения, чем без него, и оценить, сколько из них, как можно разумно ожидать, превратятся в повторные продажи.

Сравнение затрат и выгод

Определившись с оценками потенциальных общих затрат и выгод от внедрения нового программного обеспечения, сравните эти цифры за весь срок службы системы, чтобы определить, оправдана ли покупка. Для этого дисконтируйте все будущие затраты и выгоды до их текущей стоимости, используя безрисковую ставку или внутреннюю норму прибыли, а затем вычтите затраты из выгод.

Кроме того, может быть полезно включить показатель окупаемости инвестиций (ROI) в документ с обоснованием затрат. Это число довольно легко найти после оценки общих затрат и выгод. Рентабельность инвестиций - это показатель эффективности инвестиций с точки зрения получения прибыли: чем выше, тем лучше. Формула ROI:

ROI = (Прибыль от инвестиций - Стоимость инвестиций) / Стоимость инвестиций

Наконец, включение периода окупаемости программного обеспечения является еще одним полезным показателем при принятии решения о внедрении нового программного обеспечения. Срок окупаемости - это время, необходимое для экономии средств и получения дополнительных доходов от нового программного обеспечения для компенсации первоначальных затрат.

Использование вышеуказанных инструментов и показателей - полезный способ обосновать покупку конкретной системы для ваших пользователей и заинтересованных сторон. Наличие цифр, подтверждающих ваши утверждения, сделает ваши аргументы еще более убедительными.

—–

1. Безрисковая норма прибыли - это теоретическая доходность инвестиций с нулевым риском. Безрисковая ставка представляет собой процент, который инвестор ожидал бы от абсолютно безрисковых инвестиций в течение определенного периода времени  (от  Investopedia.com ).
2. Внутренняя норма прибыли - это ставка дисконтирования, часто используемая при планировании капитальных вложений, которая делает чистую приведенную стоимость всех денежных потоков от конкретного проекта равной нулю  (от  Investopedia.com ).