В Platforms мы разрешаем покупателям представлять свои потребности в программном обеспечении, которые мы затем передаем соответствующим поставщикам. Покупатели часто вводят заниженную оценку в строке своего бюджета. Они делают это, потому что либо не уверены в том, на что рассчитывать бюджет, либо потому, что (по понятным причинам) не хотят давать чаевые. Однако, когда поставщики видят эти низкие оценки бюджета, они часто даже не хотят разговаривать с этими покупателями, потому что считают их несерьезными или законными.

Стратегия переговоров с низким баллом - это одно, но простое предположение - не лучший способ покупать программное обеспечение для бизнеса. Множество опросов показали, что многие покупатели программного обеспечения сталкиваются с непредвиденными расходами, которые значительно увеличивают окончательную цену.

Процесс бюджетирования программных продуктов для вашего бизнеса будет сильно различаться в зависимости от того, что вы пытаетесь автоматизировать. Однако одна из важнейших основ точного составления бюджета - точно знать, что вам нужно. Если вы исследуете дорогостоящий продукт или ожидаете, что вам потребуется большая настройка, знание того, какие функции являются «обязательными» и «полезными», очень поможет вам в ваших переговорах. После того, как вы точно определились с тем, что вам нужно от вашего программного решения, позвольте следующим трем темам направить ваш мозговой штурм:

1) Если вы не используете программное обеспечение, сколько вы уже тратите на задачу, которую оно заменит? Проще всего это измерить в часах заработной платы, посвященных задаче, и альтернативных издержках неиспользования программного обеспечения. Если ваша команда продаж занята этой задачей, потеря дохода, когда они были отвлечены от «продажи», является вашей альтернативной стоимостью неиспользования программного обеспечения.

2) Во-вторых, это общая стоимость владения (TCO). Это финансовая оценка, используемая для определения прямых и косвенных затрат на новый продукт. Большинство компонентов этого расчета, такие как плата за лицензию или настройку, будут довольно очевидными. Важно действительно попытаться включить в эту оценку все затраты, связанные с владением программным обеспечением. Вот несколько примеров «не столь очевидных факторов», которые вам, возможно, придется учитывать:

• Будете ли вы использовать параллельные системы на этапе установки новой системы?
• Если нет, будет ли время простоя между тем, когда вы перестанете использовать старую и начнете использовать новую систему?
• Каков ваш план резервного копирования на случай отказа системы? Потребуются ли для этого плана постоянные профилактические расходы или расходы на безопасность?
• Будут ли возникать текущие затраты на соблюдение требований?
• Потребуется ли система обучения сотрудников?
• Вам нужно будет рассмотреть дополнительную защиту данных?
• Будет ли перенос данных между старой и новой системами трудным или дорогостоящим?
• Затраты на интеграцию: будет ли новое программное обеспечение интегрироваться с другими программными решениями, которые у вас уже есть? Потребуется ли вам обновить какое-либо из этих существующих решений, чтобы оно было совместимо с новым программным обеспечением?

3) После того, как вы обдумали затраты, самое время напомнить себе, зачем вам это программное решение. Пришло время оценить рентабельность вашего программного решения. Какова будет ваша экономия на эксплуатационных расходах со временем? Как вы оцениваете дополнительные доходы и денежные потоки от использования программного обеспечения? Если вам нужна дополнительная помощь в обосновании стоимости покупки программного обеспечения, ознакомьтесь с нашей статьей Ресурсы для покупателей программного обеспечения .

Обдумывание этих шагов поможет вам принять правильное решение для вашей компании. Вы будете лучше понимать не только то, что вам нужно от программного решения, но и будете чувствовать себя более уверенно, приняв решение, когда начнете переговоры с поставщиками. Независимо от того, какую сумму бюджета вы решите сообщить продавцам, это полностью ваша прерогатива. Просто помните, что самая выгодная сделка - не обязательно самая дешевая.