Эффективное администрирование вашего офиса жизненно важно для его успеха. Если вы гонитесь за просроченными отчетами о времени и расходах или собираете воедино заметки и записи в электронной таблице, чтобы принять решение о незавершенном производстве для выставления счетов, ваше соблюдение требований и денежный поток не являются оптимальными. Если вы не можете найти доступного эксперта в предметной области, возможно, вы не сможете включить важную информацию, необходимую для предложения заслуживающего доверия и выигрышного предложения. Если вы не можете измерить степень использования своих специалистов по обслуживанию клиентов, возможно, вы упускаете значительные возможности.

Ключ к ведению «плотного корабля», так сказать, заключается в том, чтобы рассматривать управление всей фирмой как единый интегрированный процесс, а не как отдельные задачи, которые могут легко превратиться в разрозненную функциональность или, что еще хуже, «несоответствие функциональности». Инвестирование в правильные интегрированные инструменты для поддержки администрации вашей фирмы может стать кошмаром, когда вы сделаете неправильный выбор.

Управляйте перспективами

Используйте инструмент CRM, который интегрируется с вашими инструментами управления проектами, чтобы искать новых клиентов и проводить повторные продажи с существующими клиентами. Наиболее важным качеством этой возможности является «простота использования», поскольку большая часть квалифицирующей информации и потребностей будет фиксироваться в «реальном времени», когда потенциальный клиент разговаривает по телефону. Есть два ключевых преимущества использования CRM-инструмента для управления вашими потенциальными и существующими клиентами:

1. Возможность делиться информацией о перспективах и потребностях с другими сотрудниками вашей фирмы.
2. Возможность искать похожие задания для оценки или рефералов.

Закрыть продажи

Ваши инструменты CRM должны позволять вам определять конкретные возможности, связанные с потенциальным клиентом, чтобы при закрытии продажи эти возможности могли автоматически заполнять записи о взаимодействии / управлении проектом, не требуя повторной записи в другом приложении. Экономится время и сохраняется точность.

Управлять проектами

После преобразования возможности в соглашение необходимо указать платежные данные для контрактов с фиксированной ценой или сроков и материалов. Правильный интегрированный инструмент будет включать в себя показатели «процента выполнения» и напоминания о «выставлении счетов за события», чтобы гарантировать точные и своевременные решения о выставлении счетов за участие. Возможность отслеживать статус прошлых и будущих счетов в одном окне имеет важное значение.

Планируйте ресурсы

Планирование ресурсов позволяет быстро и эффективно укомплектовать ваши задания. Вашим менеджерам по персоналу необходимо знать расположение каждого сотрудника - вовлечены ли они или готовы ли они грамотно назначить новую команду. Интеллектуальное планирование ресурсов включает в себя расписание и интеграцию личного времени, чтобы менеджеры знали, когда сотрудник свободен или будет «освобожден» и имеет право на назначение. Интеллектуальное распределение позволяет избежать «двойных» заданий и избавляет от часов работы наугад и прерывания общения с профессионалами фирмы.

Планирование ресурсов должно быть интегрировано с информацией о личном отпуске или с отслеживанием «PTO». Отслеживание PTO автоматически заполняет расписания сотрудников запланированными отпусками или другими отсутствиями, что уменьшит конфликты и значительно повысит точность планировщика ресурсов.

Время и затраты на захват

Точный и своевременный учет времени и расходов - это вопрос соблюдения политики компании. Иногда это представляет собой одиозную задачу, которая откладывается до последней минуты или завершается после установленных фирмой сроков выставления счетов. Ключевые особенности, необходимые для улучшения соответствия, - это простота использования и универсальный доступ.

Простота использования означает, что вам не нужно запоминать коды клиентов, названия обязательств или категории расходов. Если их нет, введите списки вперед, чем вы просите об отсрочке, разочаровании, сопротивлении и несоблюдении. Запись в табеле рабочего времени должна иметь удобные опции, такие как предварительное заполнение времени прошлой недели на текущую неделю или автоматическое заполнение табеля с помощью инструмента планирования ресурсов или календаря Microsoft Outlook. Другие варианты должны разрешать самоутверждение и исправление проверенного расписания.

Универсальный доступ означает, что запись о времени и расходах доступна в Интернете, поэтому «воины на дороге» и домашний персонал могут соблюдать требования независимо от того, где они находятся, в какой день или время.

Счет и отчет

Выставление счетов и отчетность должны быть полностью интегрированы с отслеживанием времени и расходов и управлением вовлечением. Отчет о незавершенной работе перед выставлением счетов должен быть доступен для всех сотрудников компании, менеджера по взаимодействию или менеджера по выставлению счетов, а также для клиента. Менеджеры должны иметь возможность распечатать подробный или сводный счет в соответствии с требованиями клиента, а также иметь возможность перепечатать любой счет в любое время.

По истечении расчетного периода отчеты об использовании персонала должны быть доступны и включать атрибуты сортировки, такие как Тип взаимодействия, Отдел, Отчеты для, Местоположение и т. Д. Все отчеты следует загружать в Excel для отслеживания и анализа.

Другое «Приятно иметь»

На современном рынке многие инструменты интегрируются с инструментами Microsoft Office, такими как Excel и Outlook. Например, двусторонняя интеграция между календарем Outlook и интегрированным набором инструментов для планирования времени, ресурсов и отслеживания личного времени может улучшить соблюдение требований, выставить счета и упростить использование для ваших сотрудников.

В заключение

Администраторы фирм CPA являются ценным активом фирмы и должны быть вооружены правильными инструментами для повышения точности, эффективности и уменьшения препятствий на пути к соблюдению требований членами фирмы. Если вы помните только две идеи из этой статьи, это должны быть «Администрирование как единый процесс» и «Интегрированный набор инструментов».