Контракты создают финансовую основу для процветания или разорения вашего бизнеса. Контракты с невыгодными условиями явно лишают бизнес успеха. Положения о резком повышении цен, права досрочного прекращения, принадлежащие контрагенту, неадекватные положения о возмещении убытков и плохо составленные обязательства к исполнению - все это может нанести вред вашему бизнесу. 

Даже хорошие контракты могут поставить под угрозу финансовый успех. Все дело в менеджменте. Не управление людьми; управление контрактами. Контракты часто «хранятся и забываются» после подписания. Плохое управление контрактами вызывает четыре финансовые проблемы:

1. Контракты на выручку истекают непреднамеренно.
2. Контракты на оплату возобновляются автоматически без оценки.
3. Контракты не проходят проверку соответствия.
4. Юридические риски остаются неустановленными и неуправляемыми.

Программное обеспечение для управления контрактами может превратить эти четыре распространенные ошибки финансового управления в серьезные конкурентные преимущества.

Контракты на выручку истекают непреднамеренно

Доход драгоценен: его трудно получить; легко потерять. Для владельца актива существует несколько классов контрактов, поддерживающих доход. Цифровые товары и интеллектуальная собственность приносят доход через лицензионные соглашения. Продажа оборудования и расходных материалов осуществляется по договорам купли-продажи. Аренда недвижимости - это договор о доходах для собственника.

Помимо прямых продаж, предприятия получают доход через дистрибьюторские соглашения на определенной территории или на определенном рынке. Совместные предприятия и альянсы также приносят доход, дополняющий основной бизнес.

Контракты о доходах, которые обеспечивают регулярный доход , особенно ценны. Они обеспечивают финансовую стабильность в будущие годы с базовым уровнем дохода. Они часто увеличивают жизненную ценность отношений с клиентами. Контракты с повторяющейся выручкой также могут увеличить первоначальные продажи, поскольку они снижают предполагаемый риск для новых покупателей.

Без эффективного программного обеспечения для управления контрактами контракты на выручку в целом и контракты на периодическую выручку в частности могут истечь без предварительного уведомления. Дата истечения срока действия контракта слишком часто остается в памяти человека, записывается в личный календарь или файл электронной таблицы. По мере того, как проходит время между исполнением контракта и датой истечения срока, роли и обязанности меняются, а воспоминания исчезают. Когда платежи прекращаются или приходит уведомление от клиента, организация узнает, что срок действия контракта истек.

Программное обеспечение для управления контрактами предотвращает непреднамеренное и слишком частое истечение контракта с помощью автоматических предупреждений, создаваемых во время выполнения контракта. Программное обеспечение для управления контрактами также может отслеживать каждую веху в течение жизненного цикла контракта, например, поправки.

Контракты на оплату возобновляются автоматически без оценки

Обратным случаем непреднамеренного истечения срока действия контракта является невнимательное автоматическое продление. Положения об автоматическом продлении являются редакционным решением для сроков истечения контрактов. Они обеспечивают удобство сторон, продлевая срок действия контракта. Цена такого удобства - риск того, что контракт будет длиться дольше, чем вы хотите, при изменении обстоятельств. На момент подписания контракта условия автоматического продления кажутся хорошей идеей.

Большинство положений об автоматическом продлении дают одной или обеим сторонам право расторгнуть договор, если прекращающая сторона предоставит предварительное уведомление (обычно за 30, 60 или 90 дней до истечения срока). Чтобы предотвратить автоматическое продление, программное обеспечение для управления контрактами должно предоставлять вам три уведомления:

• Внутренняя проверка, чтобы ваша организация могла решить, хочет ли она продлить контракт
• Срок подачи уведомления, чтобы вы не забыли отправить решение другой стороне.
• Дата истечения срока действия договора, чтобы вы знали, когда договор истекает на основании вашего решения.

С помощью этих автоматических уведомлений программное обеспечение для управления контрактами может предотвратить нежелательное автоматическое продление.

Контракты не проходят проверку соответствия

Многие предприятия работают в строго регулируемых отраслях, включая финансовые услуги, здравоохранение и транспорт. Характер некоторых законов также может повлиять на ваш бизнес независимо от отрасли. Например, Закон о борьбе с коррупцией за рубежом (FCPA) является частью программы соблюдения нормативных требований для всех предприятий в США, которые продают товары или услуги за рубежом.

Условия контрактов и поведение сторон требуют регулярных проверок соблюдения множества нормативных требований. В контрактах нет ничего необычного в том, чтобы содержать условия соответствия со ссылкой на закон или постановление вместо того, чтобы прописать обязательство. Например, Заявление или Гарантия («Заявление и гарантия») могут предусматривать, что Сторона А соблюдает и будет соблюдать «Раздел 123 Закона ABC».

Внезапно Стороне А необходимо обеспечить постоянное соблюдение этого раздела. В противном случае Сторона A нарушит соглашение и задействует средства правовой защиты для Стороны B. Сторона B может также задействовать права аудита или проверки в другом месте контракта, чтобы оценить соблюдение Стороной A того же раздела.

Для контроля соответствия ваше программное обеспечение для управления контрактами должно:

• Храните подробную информацию о нормативных требованиях, включая юридическую ссылку
• Свяжите нормативное требование с деталями контракта
• Запланируйте и уведомите вашу организацию о сроках выполнения проверки соответствия
• Сохраняйте подробности проверки соответствия, включая рекомендуемые действия
• Автоматически предупреждать высшее руководство о проблемах с соблюдением нормативных требований

Отслеживание соответствия - важная часть программного обеспечения для управления контрактами.

Правовые риски остаются неустановленными и неуправляемыми

Существует четыре типа правового риска: структурный, судебный, нормативный и договорный. «Структурный правовой риск» - редкость для большинства организаций. Структурные правовые риски возникают из-за неуверенности в основах конкретной отрасли, технологии или метода ведения бизнеса.

«Судебный риск» - наиболее обсуждаемый правовой риск в организациях. Тяжба часто бывает публичной и всегда отвлекает. Спектр событий, вызывающих судебные тяжбы, широк: неправомерное поведение сотрудников, несчастные случаи, ответственность за качество продукции и так далее. Список может показаться бесконечным. Средства правовой защиты могут варьироваться от компенсационных убытков до штрафных санкций и судебного запрета.

«Регулирующий риск» представляет собой неопределенность последствий действий агентства. Наказания варьируются от штрафов до административных постановлений.

«Контрактный риск» - самый пагубный и трудно отслеживаемый среди юридических рисков. Традиционный подход к риску контракта фокусируется на нарушении контракта одной стороной и внеконтрактных обязательствах, которые могут возникнуть.

Большинство организаций сосредотачивают свою стратегию управления рисками контрактов на составлении эффективных соглашений. Бывают случаи, когда один контракт может создать значительный риск, например:

• Исключительная доля дохода связана с одним контрактом
• Контракт на поставку или обслуживание критически важных компонентов допускает перебои в работе или рост цен
• Контрагент не возмещает вам убытки, которые имеют исключительные последствия, такие как неуплата налогов и экологические проблемы.

Однако во многих случаях индивидуальные контракты сами по себе не имеют силы судебного разбирательства. Риск контракта на самом деле связан с управлением всем портфелем контрактов. Программное обеспечение для управления контрактами должно помочь вам выявлять, измерять и управлять юридическими рисками, связанными с контрактами. Он также должен предоставить вам возможность отчетности по управлению рисками.

Вывод

Программное обеспечение для управления контрактами улучшает ваши финансовые показатели, защищая доходы, контролируя расходы, контролируя соблюдение требований и управляя рисками.