Управление контрактами не важно; управление контрактами есть. Риск портфеля контрактов нависает над вашей организацией. Вы готовы?

Неудача в управлении контрактами

Руководители высшего звена рассматривают управление контрактами как административные хлопоты, с которыми трудно мириться. Управление контрактами не имеет ни стратегического, ни финансового значения. Риск плохого контракта бледнеет по сравнению с серьезными судебными тяжбами в сфере занятости и интеллектуальной собственности.

Эти предположения понятны и неверны. Контрактный риск реален и серьезен. По результатам глобального опроса юристов, он был назван юридическим риском номер один .

Чтобы увидеть ценность и срочность программного обеспечения для управления контрактами, очень важно перейти от близорукого внимания к конкретному контракту к общему обзору всего портфеля контрактов. Даже если отдельные контракты не оказывают существенного влияния на финансовые результаты, группы контрактов, безусловно, имеют значение.

Риск портфеля контрактов угрожает вашей организации, даже если:

• Ни один контракт не оказывает существенного влияния на финансовые результаты,
• Ваши юристы составили и заключили хорошие контракты, и
• Судебные тяжбы по вопросам занятости и интеллектуальной собственности привлекают больше внимания руководства.

Анализируйте контракты вашей организации как портфель активов и обязательств, чтобы быстро получить широкие финансовые выгоды.

Анализ портфеля контрактов

Задайте себе четыре вопроса о своей организации:

1. Известна ли ваша организация обо всех договорах купли-продажи, срок действия которых истекает в ближайшие 30, 60 или 90 дней?
2. Измеряет ли ваша организация юридический риск своего портфеля договоров?
3. Есть ли у вашей организации список собственных нарушений действующих контрактов?
4. Знает ли ваша организация, сколько контрактов будет автоматически продлеваться в этом году и хорошо ли продление для организации?

Если вы ответили «нет» на один или несколько вопросов, вы не одиноки. Многие организации отвечают «нет».

У всех этих вопросов есть одна общая черта: чтобы ответить «да», требуется понимание всего портфеля контрактов. Недостаточно тщательно составить договор на основе каждого документа. Контракты являются критически важными активами для вашей организации, но они также сопряжены с уникальными и существенными рисками.

Руководители бизнеса несут ответственность за портфель контрактов и риски, связанные с этим портфелем. Хорошо управляемый портфель контрактов может защитить доходы, контролировать расходы и избежать неприятных сюрпризов. Плохо управляемый портфель контрактов вызывает утечку финансовых средств, которая снижает прибыльность и подвергает организацию потрясениям из-за судебных разбирательств, несостоятельности контрагентов и нарушений нормативно-правового соответствия.

Легко полагаться исключительно на защитный язык, который адвокат разрабатывает в конкретном контракте. Однако слишком часто контракты регистрируются и забываются. Ваша организация может иметь законные права помогать вам управлять контрактом и отношениями до того, как возникнут проблемы, но детали контракта со временем теряются, а эти превентивные положения используются недостаточно.

Какие результаты может дать ваша организация, рассматривая контракты как портфель?

Более точные прогнозы доходов и приоритеты продаж

Доходы драгоценны для каждой организации. Значительные ресурсы тратятся на заключение договоров купли-продажи. Сколько ваша организация тратит на защиту контракта и отношений?

Программное обеспечение для управления контрактами, которое дает вам представление о портфеле, обеспечивает быструю финансовую выгоду на нескольких уровнях:

1. Определите возможности продления: отделы продаж могут получать отчеты обо всех контрактах, срок действия которых истекает в ближайшем будущем.
2. Точно прогнозируйте доход: при прогнозировании дохода теперь можно использовать конкретные данные по контракту в качестве основы, поэтому вы можете рассчитать разницу между суммой по контракту и целевым бюджетом.
3. Расставьте приоритеты в отношениях с клиентами: имея полную пожизненную стоимость контракта, руководители продаж могут сосредоточиться на сохранении наиболее важных отношений и преобразовании других в более долгосрочные обязательства.
4. Сократите неожиданное расторжение: отчеты по портфелю контрактов предупреждают вашу организацию об общих потенциальных убытках за определенный период (месяц, квартал или год).

Системный контроль расходов

Подход портфеля контрактов к управлению расходами и составлению бюджета напрямую влияет на прибыльность. Как и анализ доходов, портфель договоров о расходах показывает, какая часть расходов обязана. Эта информация имеет решающее значение в ситуации сокращения штата, потому что вы знаете, что нужно сосредоточиться на расходах, которые легко сократить.

Анализ портфеля договоров о расходах может выявить юридические рычаги для сокращения расходов. Например, если многие из ваших договоров о расходах являются переменными и привязаны к продажам, то рост продаж не обязательно приведет к росту прибыльности.

Изучите этот анализ глубже, чтобы определить контракты, которые являются привлекательными, поскольку они содержат возможности переоценки с ростом объема. Подобная категоризация вашего портфеля контрактов позволяет вам нацелить на пересмотр тех контрактов, которые не позволяют вам увеличивать прибыльность.

Сузить поле непредвиденных потерь и снизить непогашенные риски

Контракты налагают на ваших контрагентов обязательства по защите вашей организации от неожиданностей. Например, подрядчики несут гарантийные обязательства или гарантии, которые защищают вас от их невыполнения.

Портфолио ваших контрактов позволяет вам с уверенностью ответить на следующие вопросы:

• Сколько наших контрактов не застрахованы или недостаточно застрахованы облигациями или страховыми полисами?
• Как мы связаны с облигационными компаниями? У нас много подрядчиков, которые все используют одну и ту же компанию по склеиванию?
• Сколько контрактов истекли по облигациям или страховкам? Знаем ли мы, какие контракты нужно отслеживать для продолжения покрытия?

Вид портфеля ваших контрактов особенно ценен, когда ваша организация внедряет оценочные карты рисков для контрактов. Аналитик портфеля объединяет данные карты оценок рисков, чтобы дать вам целостное представление о риске.

Последние мысли

Контракты встроены в каждую ячейку организации, часто способами, которые не видны в финансовой отчетности. Чтобы судить не только о текущем состоянии организации, но и о наиболее вероятных угрозах, вам необходимо целостное представление о ваших контрактах. Вам необходимо программное обеспечение для управления контрактами, которое управляет как конкретным контрактом, так и всем портфелем контрактов.

Это может показаться большим шагом для некоторых организаций, где контракты хранятся в файлах и управляются с помощью электронных таблиц. Однако вы можете использовать вложения в программное обеспечение для управления контрактами, чтобы обеспечить ценность анализа портфеля контрактов, при условии, что ваш поставщик обладает необходимыми знаниями в области управления рисками.