Таблицы - это простой в использовании и хорошо известный способ организации данных. Многие компании используют электронные таблицы для отслеживания продаж, данных о клиентах и ​​создания отчетов. Эта проблема? Электронные таблицы имеют множество недостатков: вам нужно несколько листов для отслеживания различных типов данных, вы не можете отслеживать отношения с клиентами, и вся ваша информация распространяется по разным устройствам и продавцам.

Из-за этих недостатков все больше и больше предприятий обращаются к CRM или менеджерам по работе с клиентами. CRM - это онлайн-база данных с информацией о клиентах, продажах и даже маркетинговой информации. С помощью CRM компании могут хранить все свои данные в одном месте, отслеживать действия отдельных продавцов и легко получать отчеты.

Хотите знать, нужна ли вам CRM вместо таблиц? Давайте поговорим о том, что CRM может сделать лучше, чем электронные таблицы.

1. Покажите хронологическую историю ваших отношений с каждым контактом.

Это, безусловно, самая важная функция CRM. С помощью CRM вы можете отслеживать каждый телефонный звонок, электронную почту и встречу с потенциальным клиентом или клиентом, не удаляя и не теряя старые данные или не переключая электронные таблицы. Если вы удаляете свою последнюю заметку о звонке, чтобы добавить в свое последнее взаимодействие, вы теряете ценные данные. CRM может вести хронологическую историю ваших отношений, не жертвуя прошлыми заметками или ясностью. С помощью CRM, оставляя заметки о каждом звонке или встрече, вы будете в курсе для будущих разговоров, а также дадите вам журнал прошлых контактов. Кроме того, вы можете регистрировать цепочки писем для контактов, без необходимости копирования или вставки.

2. Храните всю вашу информацию в одном месте.

Если вы используете электронные таблицы для отслеживания своего бизнеса, вам понадобится не только несколько листов для отслеживания всех ваших данных, но и несколько приложений, чтобы ваш бизнес продолжал работать. В CRM все ваши данные собраны вместе. Одна CRM может содержать содержимое десятков электронных таблиц и функциональные возможности нескольких приложений: отчеты об активности каждого члена вашей команды, контактные данные, данные о продажах, ваш календарь, электронные письма, документы и многое другое. Вам не нужно искать информацию в нескольких электронных таблицах, цепочках электронной почты или папках с файлами - все это будет в вашей CRM.

Кроме того, вы знаете, что информация точна, когда она хранится и обновляется в одном месте. Вам не нужно будет перекрестно ссылаться на листы или получать отдельные отчеты от каждого продавца, чтобы иметь полное представление о вашем бизнесе и воронке продаж.

3. Активно напоминайте вам о последующих действиях.

Таблица не может сказать вам, кому вы должны звонить каждый день, когда состоятся ваши встречи или какие действия вы забыли сделать накануне. CRM может. Он будет заранее напоминать вам о том, что вам нужно делать каждый день, а также поможет запланировать любые будущие звонки, последующие действия или встречи.

С помощью CRM вы будете получать ежедневное электронное письмо с повесткой дня, которая включает в себя задачи на день, события и все, что просрочено. Кроме того, вы можете получать напоминания по электронной почте и текстовыми сообщениями перед мероприятиями, чтобы у вас было время подготовить любые материалы или добраться до нужного места. В CRM вы можете проверить свой календарь и отчет о задачах на предмет событий и задач; вы также можете просмотреть запись каждого контакта, чтобы увидеть будущие запланированные прикосновения и свою прошлую историю последующих действий.

4. Поощряйте команду к сотрудничеству.

В отличие от электронной таблицы, CRM может осмысленно обмениваться данными , задачами и событиями между несколькими пользователями. Несколько человек могут войти в систему одновременно, вносить изменения и назначать друг другу элементы календаря или контакты, а CRM может отслеживать активность каждого отдельно. В зависимости от желаемого уровня совместной работы вы можете установить разрешения для пользователей на доступ к контактам и календарям других пользователей или сохранить все личные данные. Если ваша команда работает над проектом клиента вместе, вы можете проверять заметки и электронные письма друг друга в записи клиента, чтобы вы всегда были в курсе того, где находится проект. Вы также можете назначать задачи друг другу и планировать внутренние встречи с помощью календаря CRM без необходимости пересылать по электронной почте туда и обратно, чтобы узнать, кто свободен.

5. Держите свою команду подотчетной.

CRM будет более ценным, чем таблица с оценкой времени оценки эффективности или встреч 1: 1 с вашими сотрудниками. С помощью отчетов о задачах и активности в вашей CRM вы можете быть уверены, что ваши сотрудники выполняют свои последующие действия, отправляют электронные письма и обзванивают потенциальных клиентов. В электронной таблице не будут отображаться отправленные электронные письма или отмеченные задачи, и может быть сложно найти обновления, сделанные одним сотрудником. С помощью CRM вы можете назначать потенциальных клиентов и задачи своим сотрудникам, получать отчеты об активности и проверять их конвейеры для проверки.

6. Дайте вам доступ к данным на ходу.

Таблицы не совсем удобны для путешествий; их нелегко просматривать через мобильный телефон, и вы можете просто подождать, пока не вернетесь в офис, чтобы сообщить своей команде о встречах дня. С помощью CRM вы можете искать и создавать контакты, оставлять заметки о собраниях и просматривать свою ежедневную повестку дня со своего телефона или планшета. Немедленно записав свои заметки и контактную информацию, вы с меньшей вероятностью забудете, что произошло во время встречи, или потеряете новый номер телефона или адрес электронной почты.

Облачные CRM-системы могут синхронизироваться между пользователями и устройствами, поэтому независимо от того, где вы находитесь, вы можете поддерживать точность своей базы данных и обновлять свою команду. Вам не придется ждать конца дня, чтобы делать заметки, или пока вы не сможете вернуться в офис, чтобы получить доступ к электронной таблице.

7. Автоматическое резервное копирование ваших данных.

Многие компании CRM автоматически создают резервную копию данных вашей учетной записи. В экстренных случаях - допустим, вы случайно удалили запись или недовольный сотрудник испортил записи в вашей учетной записи - компания CRM может восстановить потерянные или измененные данные. Большинство CRM-компаний собираются надежно шифровать и хранить ваши данные в нескольких удаленных местах. При использовании электронной таблицы резервное копирование данных - это ваша личная ответственность, и вам придется разработать свою собственную систему для защиты и хранения этих резервных копий.

8. Получите поддержку клиентов.

Если вы храните данные в электронной таблице, вам необходимо обучить свою команду, стандартизировать ввод данных и, возможно, даже нанять мастера Excel, который поможет вам создавать отчеты. С помощью CRM вы можете попросить службу поддержки сделать все это за вас. Отличное обслуживание клиентов продемонстрирует программное обеспечение вашей команде, настроит вашу учетную запись, обсудит рабочие процессы и покажет вам, как создавать отчеты, импортировать данные и многое другое.

Суть

Вы уже знаете, что можете хранить все свои данные в одном месте в CRM, но представьте, что это будет делать для вашего бизнеса. Вместо того, чтобы просматривать несколько таблиц, дублировать данные и манипулировать ими, чтобы получить отчет, и отправлять своим сотрудникам их данные по электронной почте, вы можете пойти в одно место до встреч по продажам или ежемесячных обзоров, чтобы найти все, что вам нужно знать. Это сэкономит ваше время и даст более точное представление о том, как обстоят дела у вашего бизнеса.

Теперь, когда вы лучше ориентируетесь в своем бизнесе и имеете систему, которая будет напоминать вам об элементах календаря, вы действительно можете начать следить за старыми клиентами и строить более крепкие отношения. С помощью данных CRM вы можете определить узкие места в процессе продаж, разработать более эффективные методы отслеживания или определить среднее количество касаний, необходимых для совершения продажи. Имея больше данных и лучшую организацию, вы можете внести реальные изменения в свой бизнес. CRM может помочь вам улучшить ваш бизнес, потому что дает вам пространство и инструменты для роста!

Уже ищете замену электронной таблице? Ознакомьтесь со списком лучших программ CRM Platforms .