41 100 000

Это количество результатов поиска, которые вы увидите, если наберете «Программа для учета времени» в поисковой строке Google!

Так как же во всем этом разобраться? Что подходит вам и / или вашей компании? С чего начать, имея ошеломляющее количество доступных опций?

Вот 5 вопросов, которые помогут начать процесс оценки:

1. Почему вы в первую очередь отслеживаете время?

Это простой, но часто упускаемый из виду вопрос. Наиболее популярные причины для отслеживания времени:

• Учет оплачиваемых часов - когда вы выставляете счет за свое время, важно фиксировать каждую минуту вашей работы. 
• Управление проектами. Хотя вы можете выставлять счет за проект, а не за отработанную минуту, вам все равно необходимо измерять затраченное время.

Отслеживание оплачиваемых часов часто требует высокой точности. Классическим примером здесь является поверенный, который выставляет счет с точностью до 6 минут. А адвокаты часто находятся здесь в компании с CPA, консультантами, фрилансерами и другими профессионалами, которые напрямую выставляют счет за свое время и должны внимательно его отслеживать.

Отслеживание проекта обычно используется для измерения количества часов, затраченных на данный проект или усилия. Часто отдельные лица и фирмы, выставляющие счета по фиксированной цене, по-прежнему отслеживают свое время на каждый проект, чтобы измерить уровень прибыльности для данного взаимодействия.

2. Насколько сложно у вас хронометраж?

Чем больше клиентов и / или проектов у вас есть, тем сложнее будет уложиться в него. Точно так же, чем больше вы выполняете несколько задач в течение рабочего дня, тем сложнее точно отслеживать и распределять свое время. Некоторые системы предназначены для профессионалов, которые в течение рабочего дня работают над одним или двумя делами. А некоторые созданы для более занятых, многозадачных профессионалов. Мы рассмотрим особенности этого в следующем вопросе.

3. Достаточно ли ввода времени или следует рассмотреть возможность автоматического ввода времени?

Классические способы сохранить время:

• Введите время вручную в табель учета рабочего времени 
• Запуск / остановка таймера при переключении задач в течение дня

Помните нашего однопоточного профессионала, который работает над одним или двумя проектами в день? В этих случаях, вероятно, будет достаточно ручного ввода времени и / или секундомера.

Но что, если вы слишком заняты, чтобы точно согласовать свое время постфактум? В этих случаях вам следует подумать о продукте, который включает автоматический учет времени. Это относительно новая возможность, и многие люди не осознают, что она существует.

Благодаря автоматическому захвату времени программа фиксирует и анализирует ваше время во время работы, при этом вам не нужно ничего делать. Другими словами, когда вы просматриваете электронную почту, составляете документы, редактируете электронные таблицы и посещаете веб-сайты, программное обеспечение для захвата времени будет сохранять это время для вас, пока вы работаете. Эта возможность часто бывает чрезвычайно удобной для людей, которые одновременно выполняют несколько разных задач.

4. Что вы делаете со временем, когда снимаете его?

Когда ваше время введено и / или зафиксировано, куда его нужно направить? Достаточно ли просто захватить его? Или вам нужно синхронизировать его с системой выставления счетов или управления проектами?

Продумайте свой рабочий процесс, особенно «финал» вашего хронометража. Если возможно, возьмите потенциальные продукты для отслеживания времени на тест-драйв, чтобы вы могли испытать, как будет выглядеть сквозной опыт.

5. Какой уровень сотрудничества требуется от нашей команды с этими временными данными?

Наконец, если вы работаете в группе или управляете ею, вам может потребоваться программное обеспечение, позволяющее сотрудничать между членами команды. Вы можете захотеть или не захотеть, чтобы менеджеры могли видеть данные о времени, полученные отдельными членами команды. И вы можете захотеть, а можете и не захотеть, чтобы члены команды могли сотрудничать и просматривать данные друг друга.

Эти предпочтения, скорее всего, специфичны для вашей компании, вашей команды или даже для вас самих. Например, некоторые системы хронометража позволяют менеджеру видеть, что все делают. Это может быть именно то, что вы хотите, или может быть полная противоположность, если вы боитесь сопротивления системе, подобной «Большому брату». Только вы знаете свою команду и бизнес-ситуацию.

Опять же, я настоятельно рекомендую здесь пройти тест-драйв, желательно такой, в котором участвуют и другие члены команды. Ничто не сравнится с живым вращением, чтобы определить, подойдет ли вам продукт.

Следующие шаги

Как только у вас будут ответы на эти начальные вопросы, вы можете приступить к поиску программного обеспечения для отслеживания времени своей мечты. Ваша собственная отрасль - всегда отличное место для начала. Узнайте, какие решения широко используются аналогичными специалистами, фирмами и компаниями в вашей отрасли.