Готовы к быстрой викторине ??

Совместное использование ресурсов как часть вашего плана управления проектом может:

A.  Сэкономьте деньги своего бизнеса
B.  Избавьтесь от простоев для различных ресурсов в ряде проектов
C.  Оставьте вас в покое в решающий момент проекта
D.  Все вышеперечисленное

Если вы выбрали D, вы правы, но если вы добавите программное решение для управления проектами , вам не нужно беспокоиться о возможности C. Вот четыре способа, которыми приложение для управления проектами может помочь вам успешно совместно использовать ресурсы:

1. Согласуйте, кто что и когда делает

Может быть сложно спланировать только один долгосрочный проект, и это даже без учета многих других, которыми занимается ваша компания. Добавьте к этому попытки согласовать, кто, над чем и когда должен работать, и вы увидите логистический кошмар.

С программным обеспечением для управления проектами этого не должно происходить. Вы можете точно планировать назначения с самого начала и будете знать, когда вам понадобятся ресурсы каждого типа для каждого проекта. Это помогает  избежать простоя  для сотрудников, которые заняты проектами, в которых они в настоящее время не нужны.

Программное обеспечение для управления проектами также помогает вам определить сроки для различных результатов и  определить, когда наступит критический момент . Это позволяет вам стратегически распределять критически важные ресурсы, чтобы уложиться в сроки и сохранить все в соответствии с графиком.

2. Определите препятствия, чтобы вы могли направить ресурсы туда, где они больше всего нужны.

Если процесс продвигается медленно, может быть трудно точно определить, какой шаг вызывает задержку и где дополнительные ресурсы будут иметь наибольшее значение. Инструменты мониторинга, предоставляемые системами управления проектами, позволяют выявлять проблемные области, чтобы вы могли размещать дополнительные ресурсы  именно там ,  где они необходимы.

Одной из распространенных функций, поддерживающих этот вид функции, является  автоматический отчет о ходе выполнения , который вычисляет время, которое вы запланировали потратить на задачу, по сравнению с фактическим временем, которое она потребовала. Еще одна полезная функция -  просмотр страницы отдельного сотрудника , которая позволяет вам точно увидеть, как каждый человек проводит свое время. Вы можете увидеть, когда у рабочего слишком много работы, и пригласить кого-то еще, чтобы ускорить производство.

3. Оптимизируйте обмен мнениями с помощью обмена знаниями и четкой централизованной коммуникации.

Если вы думаете, что может быть сложно научить людей быстро переходить от одного проекта к другому, вы правы. Программное обеспечение для управления проектами может помочь упростить этот процесс за счет  централизации необходимых дополнительных знаний  с возможностями размещения документов.

Кроме того,  оптимизированная коммуникация,  предлагаемая программным обеспечением PM, может помочь новому ресурсу связаться со знающими людьми, чтобы быстро получить ответы и избежать ненужных задержек. Программное обеспечение также обеспечивает удобную совместную работу с  групповой редакцией документов в реальном времени  и позволяет легко связываться с коллегами из других отделов для быстрого ввода. Их ответы можно даже автоматически записывать в систему!

4. Не позволяйте себе стать препятствием.

Если вы занимаетесь руководителем, вы играете центральную роль в каждом проекте, над которым работаете. Вы сами являетесь «общим ресурсом». Программное обеспечение для управления проектами позволит вам  отслеживать утверждения или другие задачи, за которые вы отвечаете  по всем своим различным проектам, так что вы никогда не будете мешать эффективной работе. Он также может отправлять вам оповещения по электронной почте, когда проблема обостряется или возникает препятствие, чтобы вы могли знать, когда возникают срочные задачи, требующие вашего внимания.