Поправьте меня, если я ошибаюсь, но я не думаю, что Майкл Скотт много сделал для повышения производительности.

Те из вас, кто смотрел  «Офис»,   знают, о чем я. Для тех из вас, кто этого не сделал, Скотт - менеджер, который:

•  Прервал рабочий день, заставив сотрудников пробежать 5 км, чтобы повысить осведомленность о бешенстве.
•  Ударить сотрудника его машиной
•  Поджечь офис

Предоставлено NBC

Скорее всего, вы, вероятно, не так сильно мешаете производительности своих сотрудников, как Майкл, но  задумывались ли вы когда-нибудь о том, что планирование частых встреч, создание сложных отчетов и отсутствие четкого общения со своими сотрудниками отнимают у вас больше времени, чем у вас? может себе позволить?

Если у вас когда-либо были эти опасения, подумайте о том, как программное обеспечение для управления проектами может помочь вам лучше управлять своими сотрудниками и экономить их время. Это может вам помочь…

Избегайте выгорания своих сотрудников, пытаясь сделать невозможное

Программное обеспечение для управления проектами позволяет основывать первоначальные оценки на аналогичных проектах прошлого. Это помогает вам ставить правдоподобные цели, к которым ваши сотрудники могут неуклонно стремиться, вместо невозможных подвигов, ради которых они стремятся. Если вы попытаетесь сделать невозможное, то ваши сотрудники всегда будут позади, и вы всегда будете приставать к ним по поводу их прогресса.

Привлекайте к работе нужных людей с самого начала

Если вы возьмете на работу подходящего человека и должным образом его обучите, он станет достаточно самодостаточным. Если вы поручите работу не тому человеку, вы будете постоянно исправлять их ошибки или нависать над ними, чтобы предотвратить ошибки. Очевидно, что ни то, ни другое не годится для производства.

Программное обеспечение для управления проектами может помочь вам найти  нужных  людей, упростив вам  определение задач и координацию ресурсов . Инструменты постановки  задач помогут вам увидеть более широкую картину, связывая взаимозависимые задачи , и будут поддерживать порядок, поскольку вы разбиваете каждую на более мелкие подзадачи. Кроме того, инструменты отслеживания могут помочь вам определить доступные ресурсы с помощью страниц сотрудников, на которых отображается рабочая нагрузка и запланированные задачи каждого человека.

В совокупности эти функции позволяют вам точно увидеть, что нужно сделать, что нужно сделать в первую очередь и кто на самом деле может это сделать. Лучше всего то, что вы все это узнаете до того,  как  настанет время кризиса.

Упростите и ускорьте отчетность

Важность отчетности очевидна - это единственный способ измерить ваш прогресс. Тем не менее, если вы просите своих сотрудников извлекать данные из разных мест, выполнять сложные вычисления или обрабатывать большой объем данных для создания отчетов, вы теряете много времени, которое было бы лучше потратить на собственное производство.

Используйте решение для управления проектами для автоматического  создания множества настраиваемых отчетов,  чтобы вы могли делать обоснованные суждения на основе данных в реальном времени и при этом экономить вашей команде массу времени.

Централизовать коммуникации

Согласно  отчету McKinsey Global Institute , 28% времени сотрудники тратят на чтение и ответы на электронную почту. Какой процент этого времени тратится на чтение ваших писем и ответы на них  ?

Платформа управления проектами позволяет отображать результаты и сроки их выполнения в централизованном месте, чтобы  люди могли отслеживать прогресс самостоятельно . Это помогает избежать беспорядочных сообщений электронной почты или разрозненных сообщений о назначениях и спецификациях задач.

Следите за прогрессом, не прерывая его

Когда программное обеспечение для управления проектами предоставляет вам подробные данные о статусе каждой задачи, вам не нужно постоянно спрашивать свою команду об обновлениях статуса. Кроме того, поскольку программное обеспечение для управления проектами четко отображает информацию о выставлении счетов для каждого проекта и может отслеживать несколько проектов одновременно, вы сможете  увидеть, когда время ваших сотрудников уходит на одни проекты, и узнать, почему производительность труда в других снизилась .

Знайте, когда нужно работать

Конечно, дать вашим сотрудникам место для работы - это здорово, но также важно знать, когда вам следует вмешаться и играть более активную роль в том, что происходит. Благодаря программному обеспечению для управления проектами вы сможете увидеть задержки или другие признаки того, что ваше присутствие действительно необходимо.

Например, во многие инструменты управления проектами включены возможности управления рисками. Они могут  помочь идентифицировать риски, а затем следить за ними,  чтобы вы получали уведомление, когда вам нужно спасти проект от определенного риска. Инструменты управления проектами также часто включают функции управления запросами, чтобы вы могли отслеживать новые запросы и определять, когда вам необходимо убедиться, что они плавно интегрируются с существующими планами.