Встречи призваны быть двигателем для генерации мощных идей, повышения производительности и достижения согласованности для достижения общего успеха, но то, что должно быть эффективным способом для людей собраться вместе и сотрудничать, часто не оправдывает ожиданий. Фактически, треть из более чем 11 миллионов встреч, проводимых в Америке каждый день, считаются непродуктивными - статистика, которая обходится примерно в 37 миллиардов долларов в год.

Для некоторых из нас еженедельные статусные встречи могут казаться одной из самых непродуктивных и страшных задач в повестке дня на день. Большую часть времени вы сидите за столом для переговоров без четкого плана, участвуете в нескончаемых обсуждениях и слушаете, как члены команды высказывают противоположные идеи, только чтобы выйти из комнаты в таком же замешательстве, как и раньше, без плана действий .

Когда вы объединяете все эти непродуктивные практики в одну встречу, это идеальная смесь для паралича анализа - это означает, что вокруг стола крутится много хороших идей, но окончательный план действий никогда не высечен на камне или не выполнен.

Как остановить этот токсический цикл?

Ответ заключается в соблюдении правильных процессов и использовании технологий. В прошлом компаниям приходилось полагаться на того, чтобы кто-то писал протокол собрания, чтобы запомнить, что обсуждалось и кто что должен был делать, но теперь у предприятий есть доступ к платформам для повышения производительности, где вы можете создать проект для встречи, назначить пункты действий и т. Д. устанавливать целевые даты и предоставлять обновления в режиме реального времени для каждой задачи.

Большинство предпринимателей знают, насколько важно для бизнеса управление временем . Время, потраченное на непродуктивные встречи, приводит к беспорядку в командах, и эта непродуктивность со временем усугубляется и в конечном итоге может принести успех или разрушить ваш бизнес. Не говоря уже о риске подрыва исполнительных возможностей и подрыва морального духа вашей компании.

В наше время компаниям крайне необходимо использовать преимущества технологии, которая так легко доступна, чтобы упростить встречи и помочь привлечь сотрудников к ответственности за выполнение поставленных задач. Тот факт, что люди по своей природе сопротивляются изменениям, неоспорим. Однако те компании, которые отказываются внедрять новые технологии, уже на шаг отстают в получении конкурентного преимущества.

Управляя восемью разными компаниями в разных часовых поясах, я стандартизировал процесс содержательных обсуждений. Мы начали использовать собственное программное обеспечение для управления проектами во время встреч, чтобы все были сосредоточены и ориентированы на действия. Для этого мы следуем десяти простым шагам.

1. Составьте четкую повестку дня и установите временные рамки.

Перед тем, как начать встречу, все участники должны четко представлять себе цель, ожидаемые результаты и сколько времени доступно для достижения заранее определенных целей. Без ясности обсуждения будут смещаться в сторону тех, у кого есть личная повестка дня, и не обязательно в сторону того, чего команда должна достичь в целом.

2. Пригласите правильных людей за стол

Лучшие собрания активно вовлекают участников, поэтому вам нужно подумать о том, кто должен присутствовать за столом, чтобы вызвать продуктивные обсуждения. Приглашайте только тех членов команды, которые могут принести пользу, тех, кого нужно проинформировать, и тех, кто может извлечь уроки из присутствия.  

3. Создайте проект встречи.

Высокопроизводительному менеджеру нужен способ отслеживать проекты от начала до конца, вовлекать команду в совместную работу над достижением общей цели и делать больше вовремя и в рамках бюджета. Электронные таблицы и электронные письма Excel имеют свои ограничения. Используйте инструмент управления проектами, чтобы создать проект для встречи и пригласить заинтересованных членов команды. Это повысит прозрачность, подотчетность и эффективность управления командами и проектами.

4. Обсудите разные точки зрения.

Цель встречи - в полной мере использовать интеллектуальный капитал в зале. Для этого требуется сбалансированное эфирное время, обсуждение нескольких точек зрения и механизм принятия окончательных решений. Если вы решите проголосовать за принятие определенных решений, убедитесь, что в конечном итоге те, кто не голосовал за вариант, выбранный большинством, по-прежнему полностью привержены его реализации.  

5. Полностью присутствовать

Продуктивные встречи требуют пристального внимания. Если вы смотрите на экран мобильного телефона или ноутбука, это будет сигналом для всех, что вы отключились и у вас есть другие более важные приоритеты. Если это действительно не ваше намерение, сконцентрируйтесь на встрече на 100% и уберите телефон из виду.   

6. Превратите идеи в задачи.

Идеи без действия остаются просто идеями в воображаемом мире. Чтобы реализовать ценность, решения необходимо разбить на практические задачи, поручить их нужным людям и, в большинстве случаев, определить, когда они должны быть выполнены. Это основные строительные блоки, из которых любая команда может предпринять согласованные действия.

7. Назначьте работу на лету

Облачные инструменты управления проектами позволяют назначать задачи во время встречи и в присутствии всех участников. Команда может прийти к единому мнению о том, что нужно сделать, кто несет ответственность и когда задача должна быть завершена. Благодаря этому вся команда находится на одной и той же странице.   

8. Сообщите свежие новости перед следующей встречей.

Традиционно большинство людей предоставляли обновления во время следующей встречи, основываясь на протоколе предыдущей встречи. С помощью платформ управления проектами вы можете обновить задачу или проект, как только у вас появится свежая информация, которой можно поделиться. Вся информация будет храниться в одном месте с четкой историей последовательности событий. Кроме того, каждый, кто участвует в этой задаче, может быть уведомлен о добавлении обновления. Информация передается намного быстрее и в режиме реального времени.  

9. Выйдите из комнаты, зная, что нужно для победы.

Нет ничего более приятного, чем покинуть встречу с ясностью и убежденностью в том, что нужно сделать, чтобы победить. Любая другая мысль истощит энергию и демотивирует команду.  

10. Встречайтесь снова, пока есть ясная и сильная цель.

Встречи имеют свою цель на рабочем месте. Личные встречи по-прежнему являются самым богатым средством обмена информацией, ощущения энергии и возможности повлиять на эмоциональное состояние людей в комнате. Просто убедитесь, что на каждом собрании, которое вы посещаете, создается ценность, и для этого требуется сочетание цели и процессов.

В следующий раз, когда вы будете председательствовать на собрании, спросите себя и других, что прошло хорошо, а что нет. Продолжайте выявлять возможности для улучшения, вносить необходимые изменения и продолжать практиковаться, так что проведение продуктивных встреч станет естественным.