Я считаю, что первопричину большинства несчастий, как в жизни, так и на работе, можно проследить по двум причинам: плохо сформированные и / или нереализованные ожидания. Первое часто приводит ко второму.

Это не значит, что если бы мы никогда не представляли себе будущих возможностей и результатов, мы были бы всегда счастливы и свободны от разочарований. Ожидания, также известные как мечты и цели, необходимы для продвижения вперед, личного развития и роста организации.

Но также важно сохранять реалистичность наших ожиданий, особенно когда вы говорите о программном обеспечении для управления проектами .

В книге Джима Коллинза От хорошего к великому , Вьетнам военнопленного адмирал Джим Стокдейлом заметил , что это был оптимисты в лагере , который умер первым. Те, кто держался день за днем ​​и в конце концов выжил, были реалистами - теми, кто столкнулся с жестокими фактами своей нынешней реальности, сохраняя веру в то, что в конце концов они победят.

В гораздо менее драматическом смысле этот принцип также применим к внедрению программного обеспечения для управления проектами, где разрыв между ожиданиями и реальностью может повлиять на успех предприятия. Умышленно слепой оптимизм ни к чему не приведет.

Хорошая новость в том, что мы контролируем ожидания, которые мы создаем, когда внедряем новое решение для управления проектами. Вот восемь быстрых советов, которые значительно улучшат ваши шансы на успешное выполнение ожиданий при следующем выпуске нового программного обеспечения для управления проектами.

1. Говорите об этом рано и часто

Любой новый инструмент управления персоналом, который вы используете, нарушит привычный распорядок работы ваших сотрудников. (Если этого не происходит, вероятно, он вам не нужен или вы не используете его на полную мощность.) Людям не нравится, когда их отвлекают, даже когда это в конечном итоге делает их жизнь лучше. Так что дайте им как можно больше времени, чтобы они могли привыкнуть к идее грядущих изменений. Убедитесь, что вы вовлекаете, консультируетесь и готовите людей, на которых новое решение больше всего повлияет. Это отличный способ сформировать их ожидания относительно будущего.

Также лучше заранее избавиться от очагов сопротивления, чтобы вы могли выслушать и подтвердить опасения, проверить свои собственные предположения и узнать, какие функции наиболее важны для команды, которую вы возглавляете, - и чтобы вы знали, с чем столкнетесь в будущем. .  

2. Убедитесь, что время выбрано правильно

Сделайте шаг назад и посмотрите на все, что происходит в организации. Грядут ли другие большие изменения? Существует ли риск того, что ваша реализация программного обеспечения для управления персоналом перегружает сотрудников сразу слишком большим количеством ресурсов?

По словам архитектора программных решений Кайлы Ламоро :

«Вам необходимо оценить каждую группу, принимая во внимание то, что изменение повлияет, другие элементы, помимо изменения, над которым они работают, а также основные цели организации, которые могут в дальнейшем повлиять на их способность успешно меняться».

Вы можете решить, что лучше отложить внедрение на пару месяцев. В конце концов, успешное развертывание в марте намного лучше, чем провальное в январе.  

3. Сосредоточьтесь на другом, а не на лучшем

Бизнес-стратег Джей Баер рекомендует направить ваши усилия на программные решения для PM, которые полностью отличаются от всего, что вы используете сейчас, - которые предлагают возможности и идеи, которые недоступны вам в ваших текущих инструментах PM.

«Если вы собираетесь заменить существующий программный инструмент, - говорит он , - новый инструмент должен быть  намного лучше старого и / или значительно дешевле. В противном случае время персонала, хлопоты, потеря импульса и другие «затраты на переключение» делают маловероятным, что изменение того стоит. И, откровенно говоря, большинство программ не  намного  лучше. Так немного лучше ».

4. Сделайте усыновление обязательным

После того, как решение принято и решение запущено и работает, не допускайте гибкости в принятии решения. Им это не обязательно должно нравиться (а некоторым определенно сначала не понравится), но они должны это использовать. Единственный способ узнать, может ли ваше новое программное обеспечение PM выполнить то, что обещает, - это пойти ва-банк.

После оценки опыта сотен клиентов Workfront была выявлена убедительная тенденция : если компания превзошла 75% внедрения решений, они достигают своих бизнес-целей в 95% случаев. Вы не могли бы сказать то же самое, если бы уровень принятия составлял 50% или меньше.

5. Откажитесь от резервного копирования - в нужное время

В случаях, когда вы заменяете старый инструмент или систему PM на новую, ожидайте короткий период дублирования. Не отменяйте старую систему в течение месяца или двух, поскольку может потребоваться оплата обеих одновременно. Это не так болезненно, как кажется, если вы планируете с самого начала покрыть эти дополнительные расходы.

Баер рекомендует минимум 60 дней. «Вы не можете« перерезать шнур », - говорит он, - пока у вас не будут полностью запущены и используются в вашей организации как минимум две, а в оптимальном случае все три наиболее важных функции. Только тогда можно безопасно отключить предыдущий инструмент ».

Но убедитесь , что вы делаете закат , что старый инструмент управления проектом. Не создавайте у ваших сотрудников впечатление, что они могут просто вернуться к своим предыдущим процессам, как только в новой системе возникнет сбой. Если они думают, что еще есть шанс избежать необходимости перемен, они могут не полностью согласиться на переход.

6. Имейте внутреннего евангелиста

При любом значительном внедрении программного обеспечения для управления проектами у вас будет много продавцов и консультантов, готовых удовлетворить ваши потребности. Но для среднего сотрудника, который будет использовать новое решение, он каждый раз будет взвешивать мнение коллеги над обещаниями поставщика.

Найдите одного или нескольких внутренних сотрудников, которые, кажется, сразу уловили видение новой системы. Вовлекайте этих людей в процесс и дайте им возможность помочь в распространении этого инструмента, помогая в продвижении и обучении по мере необходимости. Вы можете даже сначала попробовать полностью внедрить решение в одном небольшом отделе, чтобы они могли пройти через кривую обучения в более контролируемой среде. Таким образом, у вас будут реальные данные и внутренние эксперты, на которых можно будет положиться при более широком развертывании системы.

7. Документирование обучения

Учитывая текущую текучесть кадров, вы не можете предсказать, как долго команда, которую вы тренируете с помощью вашего нового решения PM, будет работать. Новое исследование от LinkedIn обнаружили , что рабочие изменения Millennials почти в два раза чаще, чем Gen Xers сделал на той же стадии в их карьере.

Да, это правда, что некоторые ведущие решения для PM назначат вас консультантом, который будет вашим постоянным контактным лицом, но новые сотрудники часто сначала обращаются к тем, кто их окружает. И вы можете сэкономить этим внутренним евангелистам и поборникам массу времени, отвечая на вопросы, следуя советам Джея Бэра:

«Каждый раз, когда ваш чемпион обучает члена команды тому, как использовать функцию нового программного обеспечения, записывайте аудио и экранное видео и архивируйте их для дальнейшего использования. В следующий раз, когда у вас появится новый член команды, он или она сможет легко просмотреть записанные видео, чтобы быстро освоить основные инструкции по работе с программным обеспечением ». 

8. Продолжайте ездить долго после внедрения

Постоянное лидерство важно, особенно если вы столкнулись с некоторым сопротивлением на начальном этапе внедрения и / или все еще слышите некоторое ворчание от тех, кто предпочел предыдущее решение PM. Каждый раз, когда кто-то пытается обойти или подорвать систему, вы должны немедленно заняться этим.

Не просто подключите инструмент и ожидайте, что он будет работать в режиме автопилота. Важно регулярно связываться с вашими внутренними евангелистами, оценивать, как происходит внедрение, отправлять избранных членов команды на пользовательские конференции и даже при необходимости возвращать вашего поставщика для некоторых настроек и переподготовки. Возможно, вы нашли подходящий автомобиль, который доставит вас туда, куда вы хотите, но все равно должен быть кто-то, сидящий на водительском месте и выполняющий плановое обслуживание.

Большие надежды на внедрение программного обеспечения для управления проектами

Многие из этих советов направлены на то, чтобы ваши ожидания совпадали с реальностью, а также на установление правильных ожиданий для вашей команды.

Решения для управления проектами могут сэкономить время, повысить производительность и даже изменить жизнь… но только в том случае, если вы можете заставить людей использовать их. Привлечение людей к их использованию может во многом зависеть от того, как и когда вы представляете идею изменения, вносите ли вы изменение в нужное время, действительно ли решение отличается или просто немного лучше того, что у вас есть, и насколько хорошо вы управлять каждым дополнительным этапом процесса усыновления.

Более?

Есть ли советы, которые я пропустил, чтобы правильно внедрить программное обеспечение для управления проектами? Вы с чем не согласны? Оставляйте свои мысли в комментариях ниже!