Одна вещь, которая не изменилась за многие годы, прошедшие с моей первой некоммерческой работы, - это то, что сотрудники и волонтеры в небольших членских организациях все еще «носят много шляп» и жонглируют множеством конкурирующих приоритетов. Снимок типичной небольшой ассоциации или клуба, сделанный нами в ходе нашего обзора малого членства, изображает группу преданных делу добровольцев и сотрудников, работающих много часов с небольшим бюджетом и ограниченными ресурсами для достижения своих главных приоритетов: увеличения членства и вовлеченности членов. Результаты нашего опроса также показали, что в большинстве небольших членских организаций ответственность за финансы, управление членами и волонтерами, а также за мероприятия и функции веб-сайтов часто берут на себя ограниченные во времени волонтеры, а не персонал.

Устаревшие административные процедуры и системы тормозят успех?

Ограниченные бюджеты и ресурсы - не единственные проблемы, с которыми сталкиваются трудолюбивые волонтеры и сотрудники небольших членских организаций. Иногда внедряемые и передаваемые административные системы устаревают, вызывая разочарование, тратя время и приводя к тому, что добровольцы и персонал работают над разными целями. Например, организации, использующие различные базовые инструменты, такие как электронные таблицы Excel и другие готовые системы, могут столкнуться с такими проблемами, как:

• Мания по поводу нескольких электронных таблиц: когда организации используют несколько таблиц для управления членством, регистрацией на мероприятия и даже пожертвованиями, это может стать сложной задачей и привести к:
• Потраченное впустую время и усилия: требуется много времени и усилий, чтобы вручную изменить информацию и попытаться сохранить данные в чистоте. Если у вас есть один и тот же контакт в нескольких списках, вам необходимо обеспечить внесение любых изменений в информацию во всех списках или таблицах.
• Проблемы с совместным использованием: когда сотрудникам, членам правления и другим добровольцам необходимо просмотреть или обновить какие-либо электронные таблицы или списки за пределами офиса, файл необходимо экспортировать, отправить по электронной почте или скопировать на USB-накопитель. Это создает проблемы с безопасностью, а также может привести к дальнейшим ошибкам или дублированию записей.
• Ошибки и дублирование данных: такое ручное администрирование данных и совместное использование файлов может привести к ошибкам и дублированию записей, а также к проблемам при попытке объединить данные для почтовых кампаний или отслеживания финансовых отчетов на разных платформах. И если вы используете эти электронные таблицы для обновления своего онлайн-каталога участников или списка участников регистрации на своем веб-сайте, это может означать частые изменения веб-сайта для обеспечения актуальности записей.
• Трудности видеть и сообщать о «общей картине»: наличие отдельных таблиц для членства, событий и т. Д. Затрудняет составление отчетов или просмотр всей картины всей работы организации, а также понимание вовлеченности или вовлеченности членов.
• Отсутствие системной / ИТ-поддержки. Немногие небольшие организации имеют внутренние ресурсы, необходимые для регулярного обновления своих компьютерных систем, что может привести к устаревшим версиям программного обеспечения, сбоям компьютеров, дырам в безопасности и отсутствию эффективного резервного копирования данных.

Ищем решения в онлайн-технологиях

Хотя волонтеры и сотрудники небольших организаций все еще пытаются сделать многое с небольшим, сейчас доступны некоторые технологические решения, которых не было в старые добрые времена при моем первом объединении. Например, существует ряд систем или программного обеспечения для управления членством, специально разработанных для автоматизации и оптимизации административных задач для ассоциаций, некоммерческих организаций и клубов. Эти системы управления ассоциациями или членством предлагают ряд интегрированных модулей, которые работают вместе для управления вашим веб-сайтом, наряду с вашей базой данных членства, регистрацией на мероприятия и пожертвованиями.

Многие из этих систем управления членством работают «в облаке », что обеспечивает доступ в любое время и в любом месте как для тех, кто управляет администрацией, так и для членов или сторонников, желающих изменить контактную информацию, зарегистрироваться для участия в мероприятии или продлить свое членство. Например, использование интегрированной системы членства может упростить продление членства, позволяя автоматически отправлять напоминания о продлении по электронной почте и позволяя участникам продлевать и оплачивать свое членство онлайн через самообслуживание.

Как могут помочь системы управления членством?

Внедрение системы управления членством, особенно облачной, может иметь большое значение для помощи нуждающимся во времени волонтерам и персоналу в небольших членских организациях. Например, они:

• Упростите обновление и обмен данными: при использовании интегрированной облачной системы управления членством все данные или файлы хранятся в Интернете, поэтому данные о членах и контактные данные могут быть обновлены и переданы где угодно через любой компьютер с подключением к Интернету. Это означает, что все всегда работают с одним и тем же набором записей, поэтому при внесении изменений в контактную информацию участника, статус продления членства, регистрацию событий и т. Д. Все записи обновляются одновременно. Это предотвращает дублирование баз данных участников или устаревшие списки контактов и избавляет от необходимости отправлять по электронной почте или копировать файлы для совместного использования.
• Может помочь вам увидеть «полную картину». Благодаря интегрированной системе управления членством люди, управляющие базой данных и каталогом членства, а также те, кто занимается регистрацией и продвижением событий, могут работать вместе, обновляя данные и отчеты удаленно, но все вместе.
• Экономьте время: вместо того, чтобы сотрудники вносили изменения в контактную информацию или статус членства, с помощью онлайн-управления членством ваши члены и сторонники могут быстро и легко обновлять свои собственные данные.
• Сократите инфраструктуру и предложите встроенное резервное копирование: хотя программное обеспечение, которое вы загружаете на отдельные компьютеры, необходимо часто обновлять, с облачным управлением членством поставщик услуг автоматически обновляет программное обеспечение, чтобы ваша система всегда была актуальной. Кроме того, они предлагают автоматические обновления, резервное копирование и техническую поддержку, экономя ваше время и усилия. Кроме того, облачные системы должны иметь ограниченное время простоя, поскольку у них есть резервные серверы, а также экспертная поддержка для управления и минимизации сбоев в обслуживании.

Обоснование использования технических решений

Хотя существуют интегрированные решения для членства, которые могут помочь, участники нашего опроса сказали нам: «Члены правления все еще неохотно принимают новые технологии, такие как [программное обеспечение для управления членством в Интернете]». Итак, если вам нужна помощь в обосновании внедрения интегрированной системы управления членством в вашей организации, вот четыре преимущества централизованной системы, которые были определены экспертом по базам данных Весом Трочлилом ( Эффективное управление базами данных ):

• Преимущество №1: целостность данных - одно из основных правил проектирования базы данных - недопустимость избыточности. … Централизованная база данных означает, что каждый член имеет одну первичную запись с первичной контактной информацией. Таким образом, когда требуется изменение (например, новый номер телефона), есть только одно место, где можно найти эти изменения.
• Преимущество № 2: Ценная обширная маркетинговая информация / история. Благодаря централизованной информации, намного проще разрабатывать отчеты, отражающие широкий спектр действий, которыми занимаются ваши участники. При наличии нескольких баз данных записи должны быть сопоставлены, де- должен произойти дублирование, и возможность дублирования записей значительно возрастет.
• Преимущество № 3: Простота обучения (это одна и та же система для всего) - Если все процессы (членство, встречи, продукты и т. Д.) Находятся в одной базе данных, то пользователям нужно изучить только одну систему, а не несколько систем.
• Преимущество №4: Поддержка. В централизованной системе поддержка сосредоточена на одном продукте. Для многих баз данных, даже если они построены на одной платформе, для каждой требуется отдельная поддержка.

Поскольку мир - включая членов даже самой маленькой членской организации - переместился в онлайн, возможно, пришло время вашей организации (членам правления и всем остальным) полностью принять технологии, особенно когда есть технические решения, которые могут помочь волонтерам и персоналу в решении ваших задач. миссия.