Прежде чем вы начнете настраивать свою программную систему, рекомендуется разобраться в рабочем процессе в вашей организации. Рабочий процесс - это серия задач или событий. Это порядок, в котором они должны выполняться для достижения желаемого результата. Например, должны ли документы идти в отдел обслуживания участников до того, как они перейдут в бухгалтерский учет, или после? Могут ли участники добавлять учетные данные онлайн или их нужно сначала проверить? Список рабочих процессов может быть бесконечным.

Если ваши процессы записаны, поздравляем! Теперь нужно понять, практикуются ли они. За ними следует один человек или все члены команды? Не все лица, ответственные за выполнение процессов, могут делать это одинаково. Если он функционирует на оптимальном уровне, это может не иметь значения, но если вы хотите автоматизировать некоторые функции с помощью программного обеспечения, эти шаги необходимо изучить подробно.

Понимание того, что в настоящее время работает, что можно улучшить, а также потенциально устранить, является важной частью процесса. Оптимизация рабочего процесса - ключ к успеху любого бизнеса. Превосходная оптимизация рабочего процесса дает компании огромное конкурентное преимущество. Возможность выполнять работу с использованием меньшего количества ресурсов при одновременной экономии времени оказывает немедленное влияние на чистую прибыль.

Если у вас их нет, пора собрать «нужных» людей за столом и начать анализировать и документировать свои рабочие процессы. Кто ключевые люди в вашей команде? Кто на самом деле работает? Убедитесь, что у всех есть право голоса. Высшее руководство может не знать, что на самом деле нужно на передовой, чтобы улучшить поток своих рабочих мест.

Говоря о рабочем процессе и проектировании процессов, следует иметь в виду три основных вопроса:

1. Право собственности: кому принадлежит процесс?
2. Понимание результатов: что произойдет, если рабочий процесс будет оптимизирован и реализован? Будет ли людям легче работать? Менее сложно ?.
3. Участие пользователей: ваши клиенты и человек, выполняющий работу, действительно определяют успех процесса. Убедитесь, что они выровнены, чтобы обеспечить успех.

Людям нелегко принять изменение рабочего процесса. Понимание причины, участие в настройке и тестирование программного обеспечения действительно может повысить успех проекта. При правильной системе рабочего процесса ваша организация может:

• Работайте с максимальной производительностью: это не означает, что работы больше, это означает, что работать лучше.
• Знайте статус заданий: если что-то пойдет не так, вы очень быстро узнаете.
• Отвечая на вопросы клиентов: улучшайте обслуживание клиентов.
• Эффективное управление ресурсами: знание того, какие ресурсы необходимы и когда, помогает вашей организации планировать заранее.
• Удобство: процессы могут стать предсказуемыми и работать бесперебойно.