Нет сомнений в том, что автоматическое продление с помощью программы управления членством значительно экономит время. Наличие этого процесса также гарантирует, что обновления будут запланированы, а электронные письма с напоминаниями и подтверждениями будут автоматически отправлены участникам. 

Но продление членства - это больше, чем просто процесс - это, вероятно, САМОЕ важное взаимодействие, которое у вас будет с каждым членом в этом году. В конце концов, ваши участники - это причина вашего существования, поэтому удержание участников и их участие имеет решающее значение. Не забудьте воспользоваться этой возможностью, чтобы ваши сообщения о продлении действительно имели значение.

Ваша технология членства делает за вас большую часть работы во время продления. Однако легко упустить из виду тот факт, что вы обращаетесь к отдельным участникам. Это означает, что вам нужно поставить себя на их место и подумать о том, как каждый участник отреагирует на ваше электронное письмо с обновлением .

Конечно, не существует установленной книги этикета, которая применяется, но есть несколько неписаных правил, которым вы, возможно, захотите следовать, чтобы ваше электронное письмо с обновлением мотивировало ваших членов продлеваться и вдохновляло их на то, чтобы оставаться в вашей организации в наступающем году.

Вот несколько советов и идей по эффективному обновлению коммуникаций.

Убедитесь, что приветствие не является препятствием для шоу!

Помните знаменитую фразу из фильма  Джерри Магуайра : «Ты меня поздоровался»? Итак, ваши первые два слова - «Уважаемый xxx» могут иметь огромное влияние на то, будут ли ваше письмо или электронное письмо прочитаны или приняты всерьез. Если вы промахнетесь с приветствием, ваш участник может так и не добраться до вашей замечательной прозы о том, насколько он / она важен или о том, какую удивительную работу ваша организация проделала за последний год.

Итак, вот несколько советов, как правильно приветствовать или приветствовать:

• Никогда не говорите «Дорогой участник» - помните, что это должно быть личным
• «Уважаемый [имя]» - вероятно, лучший вариант, но убедитесь, что в вашей базе данных указаны правильные имена для всех участников, чтобы в итоге вы не получили «Уважаемый пробел» или, что еще хуже, «Уважаемое имя»!
• Избегайте использования мисс, мистера или миссис - поскольку любой сбой в вашей базе данных может быть «смертельным поцелуем» - когда сотрудник или система неправильно определяют пол участника! Подобные ошибки, безусловно, предполагают, что вы не знаете этого участника.

Сделайте их сильными и личными

Ваше письмо о продлении или электронное письмо должно быть обращено к каждому участнику и заставить его почувствовать, что он лично связан с важной организацией и является ее неотъемлемой частью. Это должно быть мощное сообщение, которое напоминает и усиливает ценность, которую ваша организация привносит в их личную и / или профессиональную жизнь. Также необходимо признать как приверженность организации члену, так и важность его / ее поддержки.

Настройте свое сообщение как можно лучше

Вы, вероятно, храните множество данных в своей базе данных членства, поэтому обязательно используйте свои данные для персонализации электронных писем с продлением. Начните процесс с размышлений о том, что отличает ваших участников, например:

• У вас есть несколько уровней или категорий членства? (например, студент, активный участник, пенсионер, партнер и т. д.)
• Вы сегментируете свой список по статусу членства? (новый член, активный член; давний член, неактивный / истекший член, бывший / вернувшийся член)
• Собираете ли вы данные о вовлеченности (например, волонтерская деятельность; посещение мероприятий или занятий по повышению квалификации; участие в комитетах или целевых группах и т. Д.)

Чем больше вы знаете о своих участниках, тем лучше вы можете персонализировать электронную почту, чтобы общаться с ними напрямую. Например, если вы знаете, что группа членов была активна в вашем комитете по адвокации или была заинтересована в какой-либо инициативе, вы можете подчеркнуть успех ассоциации за последний год и поблагодарить и признать их вклад, который сделал это возможным, в своем письме о продлении. . В качестве альтернативы, если у вас есть категория членства студентов, вы можете выделить определенные преимущества для членов, которые эта группа считает наиболее полезными (например, такие как профессиональное развитие или сетевые мероприятия).

Покажи мне преимущества

Когда ваш участник получит ваше электронное письмо с просьбой о продлении, он может вспомнить еще одну строчку из фильма Джерри Магуайра: «Покажи мне [преимущества]». Когда они получают ваше электронное письмо с ежегодным обновлением, они автоматически думают: «Что моя ассоциация / клуб сделала для меня в последнее время?» Они задаются вопросом о ценности своего членства и преимуществах, которые вы предоставили.

Ваш обзор преимуществ не должен быть многословным - он должен быть актуальным и ориентированным на результат. Если вы подумали о настройке, подходящей для вашей аудитории, это может быть краткий список из маркированных списков, который обращен непосредственно к участнику.

Reminder de Rigueur о продлении

Мы говорим здесь об электронных письмах о продлении, но ваша организация может думать о продлении с точки зрения «уведомлений о продлении», «напоминаний о продлении» или даже «счетов за продление». Но независимо от того, как работает ваш процесс или система управления членством, вы должны воспользоваться возможностью во время продления, чтобы обратиться ко всем своим участникам с персонализированным сообщением.

Если ваша организация использует программное обеспечение для онлайн- управления членством , многие из ваших участников могли воспользоваться преимуществами регистрации для автоматической регулярной (ежегодной, ежеквартальной, ежемесячной) оплаты членских взносов. Но даже несмотря на то, что технологии могут сэкономить огромное количество времени и усилий при администрировании продления, если участники платят через процессы повторяющихся платежей вашей системы управления членством, все же важно воспользоваться возможностью связаться с участниками. В конце концов, это вежливость - уведомить их о приближающемся обновлении членства и о том, что с их кредитной карты будет снята оплата. Это также возможность повторно связаться с ними на личном уровне, как с другими членами, которые получают письмо о продлении или электронное письмо.