Годовые отчеты некоммерческих организаций не являются требованием IRS или какого-либо государственного агентства.

Однако держать сторонников в неведении о вашей организации не одобряется. Доноры хотят знать, насколько далеко зашли их деньги и какой эффект имело их пожертвование.

Ваш годовой отчет не только является признаком вашей прозрачности и доброй воли, но также дает вам возможность рассказать о своем успехе.

Ваш отчет должен эффективно сообщать о том, как пожертвования использовались и какое влияние они оказали, а также убеждать жертвователей продолжать поддерживать вас. Я собрал пять советов по составлению вашего отчета на следующий финансовый год, ресурсы для реализации этих советов и примеры из других годовых отчетов.

К счастью, большая часть тяжелой работы уже сделана, так как вся необходимая информация хранится в вашем программном обеспечении для управления членством и в программном обеспечении для бухгалтерского учета .

1. Сосредоточьтесь на своих достижениях, связанных с миссией

Ваш годовой отчет - это возможность показать весь прогресс, которого вы достигли как организация. Воспринимайте это как бесплатную возможность реализовать свое право на хвастовство.

Причина, по которой я говорю «достижения», заключается в том, что в вашем годовом отчете нет места для описания вашей деятельности. Вот для чего нужны электронные письма с обновлениями и отчеты на форумах. Вместо этого вы хотите сосредоточиться на том, что было достигнуто благодаря той деятельности, которую вы выполняете в течение года.

Вопросы, на которые нужно ответить в этом разделе:

• Какое влияние вы оказали на дело, за которое боретесь (или против)?

• Со сколькими людьми вы обратились?

• Достигли ли вы своих целей по сбору средств?

• Ваша работа вдохновила других присоединиться к вашему делу? Как?

• Какая у вас рентабельность инвестиций?

Фонд Arthritis Foundation делает это эффективно в своем отчете :

Их влияние ясно передается с помощью инфографики, коротких цитат и кратких пояснений.

Чем больше доноров узнают о ваших победах, тем больше у них шансов продолжить свой вклад в вашу организацию. Они хотят знать, что их деньги идут на благое дело и используются эффективно.

2. Прикрывайте, но не забивайте финансовые дела до смерти.

Нет ничего, что я предпочел бы прочитать, кроме страницы за страницей увлекательного и глубокого финансового анализа некоторых из моих любимых некоммерческих организаций. Ладно, не совсем.

Хотя я хотел бы знать, находятся ли организации, которым я делаю пожертвования, хорошее финансовое положение, мне очень мало интересно читать длинные финансовые отчеты.

Подробные финансовые отчеты лучше сохранять для заседаний совета директоров. Вместо этого вам следует максимально четко и кратко осветить эту тему в своем годовом отчете некоммерческой организации. Этот раздел должен состоять из повествовательного описания финансового состояния вашей организации, включая такую ​​информацию, как уровни сбора средств и потраченные суммы.

Не забудьте включить круговые диаграммы и графики, чтобы донорам было легче понять эти повествования. Кливлендский клуб мальчиков и девочек упрощает свои финансовые показатели до двух простых диаграмм в своем отчете , которые отражают их ситуацию, не вдаваясь в мучительные детали:

Эти диаграммы просты для понимания, на их прочтение и понимание уходит менее двадцати секунд.

3. Ваш отчет требует большего количества наглядных материалов.

Я только что коснулся необходимости визуализации при составлении отчета о финансовых показателях вашей организации, но правда в том, что весь ваш годовой отчет некоммерческой организации нуждается в визуальных элементах, чтобы разбить текст.

Этот отчет должен отражать волнение вас и ваших коллег за то, что вы делаете. Некоммерческие организации, в которых я работал в прошлом, включали фотографии местных отделений, которые проводят мероприятия и набирают новых членов - поскольку цель этих организаций - набирать и информировать студентов колледжей о текущих политических проблемах, каждое из этих изображений сообщает о победе некоммерческой организации. .

Эти изображения создают визуальный контекст для текста в вашем отчете и оживляют ваши успехи. Есть множество наглядных пособий на выбор, в том числе:

• Диаграммы, графики и инфографика
• Фотографии сотрудников и волонтеров на работе
• Фотографии счастливых бенефициаров вашей работы
• Цитаты сторонников или бенефициаров
• Мультяшные изображения ваших работ

Наконец, изображения помогают избежать синдрома TL; DR (слишком длинный; не читал) . Стены текста устрашающие и скучные. Я составил краткий список бесплатных инструментов для создания графики в блоге мероприятий Platforms - эти инструменты столь же полезны для создания визуальных элементов для годовых отчетов вашей некоммерческой организации.

4. Всегда благодарите своих жертвователей.

Я не могу достаточно подчеркнуть этот момент. Ваши жертвователи хотят, чтобы их благодарили за помощь. Они хотят, чтобы их ценили за их вклад.

Один из способов узнать ваших спонсоров - это приложить благодарственное письмо от исполнительного директора, в котором он выражает признательность донорам за все, что они сделали для успеха миссии организации. «Девочки, которые кодируют» использовали этот подход, когда благодарили жертвователей в своем собственном отчете .

Вы также можете узнать доноров, создав страницу с благодарностью, на которой перечислены основные доноры, начиная с определенного порога пожертвований. Этот порог будет варьироваться в зависимости от размера вашей организации и размера пожертвований, так как вам следует постараться ограничить этот раздел небольшим количеством страниц.

Детский адвокатский центр Далласа придерживался этого подхода в своем отчете и посвятил две страницы донорам, которые пожертвовали организации 5000 долларов и более:

Как бы вы ни решили поблагодарить своих сторонников, убедитесь, что ваша благодарность им выражена.

5. Добавьте призыв к действию.

Наконец, пришло время получить какую-то чистую выгоду для вашей организации из этих некоммерческих годовых отчетов, которые вы рассылаете каждый год. Вы изложили весь свой прогресс за год и рассказали, как ваши доноры помогли в этом, но работа еще не закончена.

Скажите вашим читателям, что вам нужно, чтобы эти результаты были достигнуты в следующем году, будь то больше пожертвований, больше волонтеров или какая-то другая форма поддержки. Если ваш отчет является цифровым, включите в него ссылки на формы для пожертвований и добровольной регистрации.

Что касается печатных отчетов, то включение в отчет форм пожертвований и волонтеров повышает вероятность продолжения поддержки. Помните, вы получаете только то, о чем просите.

Дополнительные ресурсы для некоммерческих организаций

Есть ли у вас другие советы по составлению годовых отчетов некоммерческих организаций? Какие еще ресурсы вы бы порекомендовали нашим читателям? Оставьте комментарий ниже!

Некоммерческий технологический блог Platforms полон списков ресурсов, инструментов и руководств, которые помогут вашей организации добиться успеха. Вот еще несколько списков советов и руководств, на которые стоит обратить внимание:

• 3 ценных совета для успешной некоммерческой маркетинговой кампании для миллениалов
• 3 совета по поддержанию выдающегося рейтинга благотворительного навигатора
• Как увеличить доход некоммерческой организации при сохранении статуса освобожденного от налогов 501c3
• 6 вредных ошибок при сборе средств, которые вы не хотите совершать
• 5 важных советов по работе с донорами, которые нужно правильно начать год