Рынок программного обеспечения, отвечающего требованиям HIPAA, полон сбивающих с толку и вводящих в заблуждение обещаний и гарантий. Чтобы преодолеть шум, полезно начать с вопроса: что означает соблюдение HIPAA для малых и средних организаций здравоохранения?

Управление по гражданским правам (OCR) Министерства здравоохранения и социальных служб (HHS) регулярно публикует обновления правил HIPAA через официальные инструкции на своем веб-сайте . Меняющееся лицо регулирования HIPAA означает, что одноразовое исправление его не решит - вот почему вам нужно программное обеспечение соответствия HIPAA, которое может адаптироваться к повседневным задачам вашей организации.

Кроме того, регулирование обширное. Даже с обычными инструкциями и полезными часто задаваемыми вопросами реальная работа по обеспечению соответствия должна исходить изнутри вашей организации.

Программное обеспечение соответствия HIPAA может быть именно тем, что вам нужно, чтобы помочь вам управлять своим соответствием. Доступен ряд вариантов, и в зависимости от размера и объема вашей организации вы можете обнаружить, что у вас есть разные потребности, которые вы хотите, чтобы ваше программное обеспечение удовлетворяло.

Однако, независимо от особенностей вашей организации, важно помнить, что все организации здравоохранения обязаны соблюдать одни и те же нормативные требования HIPAA. Независимо от того, являетесь ли вы окулистом или анестезиологом, вам необходимо соблюдать одни и те же строгие стандарты конфиденциальности и безопасности в своей практике, чтобы защитить конфиденциальную информацию о здоровье пациентов.

Семь Элементов

Несколько лет назад Управление генерального инспектора HHS (OIG) опубликовало « Семь фундаментальных элементов эффективной программы соблюдения нормативных требований» . Это стало золотым правилом соблюдения HIPAA.

Семь фундаментальных элементов ни в коем случае не являются исчерпывающими. Но это мощный ресурс, который может принести пользу всем специалистам в области здравоохранения. Семь элементов - это важная структура, на которой должны строиться все хорошие планы соответствия, и вы должны использовать их в качестве руководства при навигации в сложном мире регулирования HIPAA.

Если вы уберете одну вещь из этой статьи, это должно быть следующее: прежде чем выбирать программное обеспечение, соответствующее требованиям HIPAA для вашей компании, убедитесь, что вы проверили его на соответствие семи элементам. Если рассматриваемое вами программное обеспечение не имеет механизмов для решения всех вопросов из этого списка, это не полное решение и оно не сможет полностью защитить вас от проверок OCR и штрафов.

Ниже мы обсудим наиболее важные функции, которые должно включать хорошее программное обеспечение, отвечающее требованиям HIPAA. Во время чтения держите под рукой Семь элементов, чтобы знать, что искать во время поиска.

Вот шесть функций, которые действительно должны иметь ваше программное обеспечение, отвечающее требованиям HIPAA:

1. Самостоятельная проверка

Анкета «да» или «нет» функционирует как эффективный механизм самопроверки, который должен быть встроен в ваше программное обеспечение, отвечающее требованиям HIPAA.

Регламент HIPAA требует проведения серии обязательных аудитов, которые медицинские работники должны проводить в своих организациях. Эти аудиты должны охватывать инфраструктуру конфиденциальности и безопасности вашей организации и должны помочь выявить области риска.

Хорошее программное обеспечение соответствия HIPAA будет использовать эти аудиты, чтобы дать вам полное представление о текущем статусе соответствия вашей организации. Они являются отличной отправной точкой, которая должна действовать в качестве вашего руководства при создании остальной части вашего плана соблюдения требований.

Вы захотите убедиться, что эти самоаудиты принимают форму оценок или анкет, которые дают вам возможность продемонстрировать текущее состояние мер соответствия вашей организации.

Большинство программных решений отличаются от найма консультанта, потому что они больше предназначены для самостоятельной работы. Программное обеспечение соответствия HIPAA обычно требует, чтобы вы проводили эти аудиты вручную, и должно включать механизм «самоаудита». Самоаудит - это экономически эффективная альтернатива найму консультанта, и он даст те же данные, если вы проведете их правильно.

2. Планы реабилитации

На панели инструментов показано количество пробелов, обнаруженных в ходе самоаудита, и состояние ваших планов исправления, предназначенных для устранения этих пробелов.

Ваш самоаудит выявит «пробелы» или «недостатки» в вашем соответствии требованиям HIPAA. Заполнение этих пробелов ляжет в основу ваших планов исправления.

Планы исправления являются уникальными для вашей компании и должны конкретно указывать, как вы планируете устранять пробелы в соответствии с вашими требованиями. В зависимости от характера и объема обнаруженных вами пробелов, планы исправления будут действенными, многоэтапными планами с явным указанием того, как и когда будут устранены пробелы.

Эффективное программное обеспечение, отвечающее требованиям HIPAA, должно обрабатывать создание и выполнение ваших планов исправления. Данные, которые вы ввели в свой самоаудит, напрямую заполнят необходимые планы исправления, чтобы исправить обнаруженные вами пробелы. Другой важный элемент - это документирование того, как и когда эти планы будут выполнены. Мы обсудим документацию более подробно позже, а пока: если ваше программное обеспечение, отвечающее требованиям HIPAA, не включает механизм документации для планов исправления, оно не выполняет то, что нужно.

3. Политики, процедуры и обучение сотрудников

Модуль обучения сотрудников содержит информацию, взятую непосредственно из политик и процедур вашей организации.

После того, как вы определили и исправили пробелы в своей организации, вам понадобится инструмент, гарантирующий, что они не станут повторяющимися областями риска. Вот где в игру вступают политики и процедуры.

Существует множество различных решений, к которым компании могут обратиться за политиками и процедурами, но в большинстве случаев они не соответствуют нормативным требованиям и оставят вашу организацию незащищенной в случае аудита OCR.

Политики и процедуры должны соответствовать потребностям вашей организации. Вот почему так опасно покупать связующие с общими политиками и процедурами. Если в ваших политиках и процедурах конкретно не устранены пробелы, обнаруженные вами в ходе самоаудита и планов исправления, они не предлагают то, что вам нужно. В вашем программном обеспечении соответствия HIPAA должны быть средства для создания политик и процедур, которые вы можете реализовать в своей практике. Часто они проявляются в виде базовых шаблонов, которые вы можете заполнить и адаптировать к конкретным потребностям вашей собственной практики.

После того, как вы внедрили эти политики и процедуры, ваше программное обеспечение, отвечающее требованиям HIPAA, должно включать средства обучения ваших сотрудников. Это обучение обычно находится в модуле программного обеспечения. Сотрудники будут читать документы и просматривать обучающие материалы, которые устанавливают общие практики и стандарты для обеспечения безопасности и защиты данных о здоровье.

Сотрудники должны подтвердить, что они поняли полученное обучение, чтобы защитить вашу организацию от ответственности в случае нарушения. Еще раз: хорошее программное обеспечение соответствия документирует обучение и аттестацию сотрудников, чтобы вы могли продемонстрировать свое соответствие аудитору в случае расследования OCR.

4. Документация

Документация является наиболее важным элементом при рассмотрении программного обеспечения, соответствующего требованиям HIPAA. Это не только предусмотрено федеральным законодательством, но также важно для фактического доказательства того, что вы проделали всю работу по обеспечению соответствия.

Документация, вероятно, является самым сильным преимуществом внедрения программного обеспечения, отвечающего требованиям HIPAA, в вашей организации. Ваше программное обеспечение должно строить ваш план и документировать процесс год за годом, чтобы вы были готовы к аудиту со всеми вашими ресурсами в одном месте.

5. Управление бизнес-партнером

Еще один важный элемент соответствия HIPAA - это управление вашими отношениями с деловыми партнерами. Деловым партнером можно условно определить любую организацию, которую вы наняли для обработки PHI.

Программное обеспечение, отвечающее требованиям HIPAA, должно позволять вам управлять и отслеживать ваши отношения с деловыми партнерами, включая выполнение соглашений о деловых партнерах (BAA). Эти соглашения предусмотрены Общим правилом HIPAA и должны пересматриваться каждый год, чтобы гарантировать, что условия соглашений все еще выполняются.

Соглашения о деловых партнерах стали одной из основных проблем OCR. После урегулирования спора в размере 750 000 долларов в апреле 2016 года директор OCR Джоселин Сэмюэлс прокомментировала, что «обязательство HIPAA для застрахованных организаций по заключению соглашений о бизнес-партнерах - это больше, чем простая проверка документов». Она продолжила: «Для организаций крайне важно знать, кому они передают PHI, и получать гарантии того, что информация будет защищена». Эффективное программное обеспечение соответствия HIPAA предоставит вам инструменты, необходимые для управления этими отношениями.

6. Управление инцидентами

Наконец, есть проблема управления инцидентами. Даже при наличии самой эффективной программы соблюдения требований, которую только можно представить, нарушения PHI всегда возможны. Такая простая вещь, как потерянный портативный компьютер или неотредактированный документ, может привести к крупным штрафам в случае расследования OCR.

Вот почему вам нужно программное обеспечение, отвечающее требованиям HIPAA, которое поможет отслеживать нарушения и управлять ими по мере их возникновения. В случае нарушения, ваше программное обеспечение должно позволять вам документировать нарушение и сообщать о нем в OCR. И пока ваше программное обеспечение обладает всеми возможностями, которые мы обсуждали в этой статье, у вас не должно возникнуть проблем с демонстрацией соответствия вашей организации аудиторам.

В этом реальная ценность программного обеспечения, отвечающего требованиям HIPAA: душевное спокойствие, которое вы получаете, зная, что весь ваш план соответствия хранится в одном центральном месте.

Это важный шаг, который вы можете сделать на пути к защите данных ваших пациентов и защите своей репутации, за которую вы боролись.

Вывод

Программное обеспечение соответствия HIPAA может предоставить простое решение сложной проблемы. Время и деньги, которые ваша практика может сэкономить благодаря внедрению программы соответствия, стоит минимизировать риск нарушений HIPAA и штрафов.

Поиск программного обеспечения HIPAA соответствия , который подходит для вашей практика дает вам спокойствие , что данные вашим пациентам в настоящее время хранятся в безопасности.