Адвокаты, возможно, не особо разбираются в технологиях, но даже в этом случае я был удивлен, узнав, что только около половины адвокатов, опрошенных в отчете ABA Legal Technology Survey за 2014 год, сообщили, что у них есть доступное программное обеспечение для управления практикой .

Для некоторых это терпимо. Для других, таких как «Mr. Мой иск был отклонен, потому что я не мог понять, как использовать Microsoft Calendar », - не так уж и много. Большинство юристов просто тратят время и деньги, вручную выполняя задачи, которые можно автоматизировать.

Что меня удивило в низком уровне принятия, так это то, что в этой профессии так ценно время. Программное обеспечение существует для экономии времени, поэтому может показаться, что правильно реализованное программное решение не окупится.

«Адвокаты фирм любого размера могут извлечь выгоду из интегрированного решения для управления практикой», - сказал мне Дерек Болен из Clio по электронной почте. «Независимо от того, работаете ли вы в крупном юридическом бизнесе или ведете виртуальную индивидуальную практику, вы уже используете отдельные технологии для управления различными аспектами своей юридической работы: CRM, управление документами, программное обеспечение для учета рабочего времени и выставления счетов и многое другое. Объединение этих решений в одном продукте помогает оптимизировать вашу фирму и повысить эффективность - что является обязательным в условиях все более конкурентной правовой среды ».

Ниже приведены основные способы экономии времени с помощью программного обеспечения для управления юридической практикой. Если вы тратите на любую из этих задач более нескольких часов в день, вы, вероятно, выиграете от автоматизации процесса с помощью программного обеспечения.

Хронометраж и выставление счетов

В упомянутом выше отчете ABA Legal Technology Survey за 2014 год 85% респондентов заявили, что в их фирмах есть программное обеспечение для учета рабочего времени и выставления счетов , но только 62% фактически используют это программное обеспечение. Казалось бы, адвокаты вручную отслеживают свое время и заставляют кого-то вводить его. Согласно отчету, «Само собой разумеется, что это неэффективный механизм, который подвержен ошибкам».

Преимущества интегрированной системы хронометража и выставления счетов очевидны, возможно, больше, чем у любой другой категории. Из отчета:

Добавьте часовую встречу с клиентом в свой календарь в Outlook, и в конечном итоге вам придется согласовать этот час в отдельной системе учета времени. Используйте интегрированную систему, и час, который вы указали в своем календаре, можно будет автоматически отслеживать и добавлять к оплачиваемому времени для данного вопроса. Более того, это время может быть автоматически включено в следующий счет, который вы создаете для клиента.

Каждое программное обеспечение объединяет хронометраж и биллинг. Разница, опять же, сводится к изысканности. Например, таймер Clio позволяет запускать таймер для одного клиента, приостанавливать его и запускать новый для другого клиента. Так что, если вы хотите ответить на телефонный звонок одному клиенту, не сохраняя свою работу для другого, вы можете это сделать.

Большинство программных продуктов для практического управления интегрируются с бухгалтерскими программами, такими как QuickBooks или Xero . Однако степень их интеграции значительно различается .

Документы

Предполагая, что вы хотите оставаться на практике с прибылью, составление счетов и хронометраж могут быть самыми важными вещами, которые нужно сделать правильно. Но это определенно не самый трудоемкий аспект вашего дня. Прежде чем вы получите эту бумагу , вы должны систематизировать свои бумаги. «Юристы целыми днями занимаются составлением, редактированием, сбором, проверкой и систематизацией огромного количества документов; теперь они просто делают это на компьютере или планшете, а не на бумаге », - говорится в отчете ABA Legal Technology Survey за 2014 год .

Только около трети практикующих, летающих в одиночку, имеют доступ к программному обеспечению для управления документами , но 96% юристов в крупнейших фирмах сообщили, что у них есть доступ к такому программному обеспечению, согласно отчету.

Когда дело доходит до экономии времени, одной только автоматизации документооборота является достаточная причина, чтобы инвестировать в программное обеспечение для управления юридической фирмой. Большинство поверенных создают множество однотипных документов с одинаковой информацией. Программное обеспечение автоматизирует создание документов и полей и вводит информацию за вас.

Уровень автоматизации варьируется. Некоторые программные продукты позволяют использовать несколько шаблонов, другие, например MyCase , имеют одинаковые поля для каждого типа материалов.

Переписка

Пока судьи, клиенты и адвокаты противной стороны не смогут читать ваши мысли, вам нужно будет регулярно отправлять им электронные письма. Задача состоит в том, чтобы связать все эти электронные письма с нужными материалами.

Почти каждый программный продукт для управления юридической практикой интегрируется с электронной почтой. Обычно это включает автоматическую пересылку писем в вашу учетную запись. Но будьте осторожны, потому что некоторые программные продукты не будут автоматически связывать электронные письма с вопросами. Но даже без этого дополнительного автоматизированного шага интеграция электронной почты значительно экономит время.

Некоторые продукты позволяют создавать электронные письма из программного обеспечения. Некоторые будут связывать только исходящие письма, но не входящие.

Календари

Судьи не играют в сроки. Вы должны быть уверены, что ваш календарь тоже не работает.

Вы используете свой календарь ежедневно, поэтому очень приятно иметь программный продукт для управления юридической практикой, который интегрируется с календарем, который вы используете чаще всего. Некоторые будут синхронизироваться только с Outlook или календарем Google, некоторые будут работать с обоими. Вам также понадобится тот, который тесно интегрируется. Если вы только начинаете, возможно, не проблема, что существующие встречи не переносятся автоматически в ваше программное обеспечение. В противном случае это может быть решающим фактором.

Контакты

Большинство адвокатов используют Outlook в качестве единственного менеджера по контактам. Это лениво и недальновидно. Конечно, есть смысл держать ваши контакты близко к переписке. Но имеет смысл держать ваши контакты близко к вашим документам, делам, хронометражу и счетам. Без подключения программного обеспечения связать контактную информацию в Outlook с этой информацией сложно.

«Представьте себе, например, использование инструмента для сборки документов для автоматического создания письма-требования от имени вашего клиента», - говорится в отчете ABA Legal Technology Survey за 2014 год . «Информация о вашем клиенте, которую вы, возможно, захотите включить в это письмо - его имя, название компании и т. Д. - уже была тщательно введена в Outlook, но вам придется повторить этот ввод данных с вашей сборкой документа. орудие труда. То же самое может быть верно для времени и выставления счетов, управления проектами или любого числа других функций, которые могут и должны использовать контактную информацию фирмы ».

В конце концов, время - деньги. Когда вам нужно программное обеспечение для управления практикой? Как только ты начнешь тренироваться. Единственный вопрос: какую систему вы будете использовать чаще всего? Наше сравнение программного обеспечения для управления юридической практикой может помочь вам принять решение.