Каждый бизнес-профессионал знает, что соблюдение требований имеет решающее значение для успеха вашей компании.

Неэтичные или неорганизованные методы ведения бизнеса могут стоить компании тысячи потерянных доходов, судебных разбирательств и непоправимого ущерба репутации. Подавляющее большинство (более 80%) транзакций привязано к контракту . Провал с контрактом может изменить направление или стратегию компании или даже остановить бизнес . Ранее в этом году нарушение сроков контракта повлияло на Суперкубок XLVIII. Приближался крайний срок, игрок Элвис Думервил не смог найти Kinko's, чтобы отправить по факсу свой новый контракт. Таким образом, в 15:59 Broncos уволили его, вместо того чтобы уплатить предельный взнос в размере 13 миллионов долларов.

Внедрение программного решения для управления контрактами может помочь минимизировать некоторые риски, связанные с соблюдением контрактов, и управлять ими. Это помогает вам контролировать и отслеживать состояние ваших контрактов и соблюдать сроки. С его помощью вы можете отслеживать изменения в контрактах и ​​делиться ими с коллегами и клиентами.

Недостатки в управлении контрактами приводят к падению чистой прибыли среднего бизнеса на 9,15% .

Вот лишь несколько функций, которые следует искать в программном продукте для управления контрактами, которые могут помочь вашей организации повысить соответствие контрактам.

Обеспечьте централизованное хранилище

Программное обеспечение для управления контрактами существует для обеспечения централизованного репозитория, в котором хранится вся важная информация, относящаяся к контракту. Когда вам нужно сослаться на соглашение или завершить обзор, вся необходимая информация всегда у вас под рукой. Некоторые системы позволяют настраивать соглашения об именах, настраивать поля, которые вы хотите отслеживать, и хранить неограниченные объемы данных и документов. Многие системы также позволят вам искать и составлять отчеты по любой информации, хранящейся в системе, что может предоставить важную бизнес-аналитику и помочь в процессе аудита.

Предоставлять оповещения

Большинство систем также предоставляют предупреждения о ключевых датах, задачах и контрольных точках контракта. Своевременные оповещения позволяют своевременно совершать и получать платежи, заполнять соответствующие проверки, отправлять формы и выполнять поставленные задачи для обеспечения тщательной и ответственной деловой практики. Некоторые системы также интегрируются с вашей электронной почтой и системой календаря, чтобы вы вовремя видели предупреждения, чтобы принять меры.

Эти оповещения можно использовать для автоматизации рабочих процессов прямо в самом приложении. Некоторые программные продукты для управления жизненным циклом контрактов даже позволяют создавать шаблоны документов, используя утвержденные термины и язык, чтобы ускорить процесс составления документов и стандартизировать контракты. Некоторые продукты могут также интегрироваться с внешней платформой электронной подписи (или предоставлять свой собственный проприетарный продукт электронной подписи), чтобы упростить процесс выполнения контракта.

Повышение безопасности

Программное обеспечение для управления контрактами также повышает безопасность ваших контрактов. Определенное программное обеспечение позволяет заблокировать важные и конфиденциальные записи, документы и личную информацию, чтобы ограничить риски безопасности и утечки данных. Многие системы также позволяют настраивать разрешения пользователей, чтобы гарантировать, что к данным будут иметь доступ только лица, обладающие соответствующими полномочиями для просмотра этой информации. Некоторые системы также предоставляют полный контрольный журнал для отслеживания контрактов, снижения рисков и привлечения сотрудников к ответственности за любые изменения, которые они вносят.

Если ваша организация в настоящее время борется с соблюдением нормативных требований, программный продукт для управления контрактами может стать выгодным вложением для улучшения функциональности и успеха вашего бизнеса. Создание позитивной культуры соответствия в вашей организации гарантирует, что вы выполняете или превышаете свои обязательства по обслуживанию, сохраняете репутацию вашей организации, укрепляете прочные отношения между поставщиком и клиентом и сохраняете базу лояльных клиентов.
Чтобы узнать больше о том, какое программное обеспечение для управления контрактами используют люди, ознакомьтесь с нашим сравнением 20 лучших программ для управления контрактами . Чтобы отфильтровать варианты по функциям, загляните в наш интерактивный каталог .