Представьте себе, как два месяца и сотни часов работы стираются на ваших глазах.

Это случилось с Ореном Джейкобом, бывшим техническим директором Pixar, когда он работал над «Историей игрушек 2». Коллега Джейкоба Ларри Катлер просматривал каталог из 40 файлов в поисках исправления для шляпы Вуди. «Он посмотрел еще раз, и там было четыре файла». Ошибочная команда означала, что фильм исчез с серверов компании. «Я схватил телефон ... отключи машину!»

Как правило, проблемы с управлением файлами вызывают гораздо меньший ужас. Проблема для большинства юристов как раз в том, что систематизация, перемещение, поиск и совместное использование документов требует больше времени и труда, чем необходимо. Хитрость заключается в том, чтобы выяснить, сколько и какие части управления файлами вы хотите автоматизировать.

«У каждого есть свой процесс», - сказал Райан Йоман. Райан помогает людям находить программное обеспечение здесь, в Platforms . Когда покупатели программного обеспечения для бизнеса звонят ему за помощью в поиске программного обеспечения для управления файлами или документами , он всегда спрашивает, какую систему они сейчас используют. Звонящие неизбежно скажут ему, что они не используют систему. « Даже если он редактирует документ, распечатывает его и подносит к столу вашего коллеги, у каждого есть система управления файлами», - пояснил Райан. «Вопрос в том, какие шаги вы хотите автоматизировать?»

Управление файлами - это ваша система для организации и хранения ваших юридических файлов.

Программное обеспечение для управления документами включает в себя возможности управления файлами, а также надежные функции индексирования и поиска. Он также предлагает рабочий процесс, то есть автоматизирует путь к файлу в вашей организации. Некоторые решения для управления файлами и почти все программное обеспечение для управления документами предлагают контроль версий, выделение и редактирование, электронные подписи и шаблоны документов.

Аспект рабочего процесса - самое важное отличие. Рабочий процесс заменяет хождение к столу коллеги, электронную почту, общение в чате и т. ответил кому и когда. Workflow настраивает автоматическую отправку и уведомление на всех этапах процесса.

Кроме того, программное обеспечение для управления документами предлагает параллельное сравнение версий в управлении документами. Он также обычно предлагает захват документов, чтобы упростить оцифровку бумажных документов, чем часто занимаются юристы.

Так как же получить выгоду от программного обеспечения для управления документами? Вот три основных подсказки.

1. Слишком много пользователей

2. Слишком много файлов / папок.

3. Слишком много ручной работы.

Итак, сколько это слишком много?

Слишком много поваров

Потребность юридической практики в рабочем процессе часто зависит от масштаба. Один человек, подносящий один распечатанный документ в день к столу коллеги, - не так уж много времени. Но чем больше людей это делают, тем дороже это становится. Кроме того, ручные рабочие процессы обычно более подвержены ошибкам, чем автоматизированные. Чем больше людей, тем больше ошибок.

Программное обеспечение для управления файлами SmartFile создано для бизнес-ситуаций, когда огромное количество людей должны совместно работать над документами. «SmartFile - это совместная работа над контентом в рамках всего бизнеса», - пояснил продавец Брайан. На вопрос, чем SmartFile отличается от облачных решений для хранения файлов, таких как Google Drive или Microsoft OneDrive. Брайан сказал: «Мы считаем себя более ориентированными на управление файлами в бизнесе и на предприятии. Они больше ориентированы на отдельного пользователя ».

Утопление в файлах

Огромное количество файлов, папок и подпапок, которыми вам нужно управлять, - это только часть проблемы. Правила управления документами, особенно касающиеся конфиденциальности, также усложняют ситуацию.

Даже если закон не требует этого, установка контроля конфиденциальности, как правило, является хорошей практикой. Конфиденциальность важна для людей, как Target узнал после того, как это стало поучительной историей, попавшей в мировые новости, когда их таргетированная реклама проинформировала отца девочки-подростка о том, что она беременна.

Поскольку большинство данных нарушений в результате неправомерных действий сотрудников или ошибок, гарантируя , что только люди , которые нуждаются разрешения у них может спасти компанию много денег и головной боли, млн $ 7,2 для восстановления от среднего нарушения данных, согласно Jaspreet Сингх, основатель и генеральный директор компании Druva, занимающейся защитой данных конечных точек.

Чем больше документов и соавторов задействовано, тем сложнее становится конфиденциальность. Автоматическое наследование настроек прав доступа к файлам - это один из способов, которым программное обеспечение для управления документами упрощает конфиденциальность.

Делаем это вручную

Даже если ваша команда невелика, если они выполняют множество одних и тех же задач снова и снова, автоматизация может значительно повысить их эффективность. И это не только вопрос немедленной эффективности. Также есть невидимое преимущество более счастливого сотрудника. Людям нравятся задачи, требующие творчества, с которыми могут справиться только они. И снова машины делают меньше ошибок, чем люди.

Другие преимущества

Дополнительные преимущества различных программных решений для управления документами могут помочь вам определить, нужно ли вам решение и какое из них подходит именно вам.

Хотя у SmartFile нет рабочего процесса, его целевая аудитория - компании, у которых много данных хранится на серверах. Брайан рассказал мне об одном заказчике, архитектурной фирме из Флориды с несколькими офисами в Майами, Орландо и Филадельфии. «Они хотели поделиться информацией о проекте с клиентами. Но их контент находится на отдельных серверах в разных офисах. Им придется синхронизироваться с облаком или переместиться на FTP-сервер ». Благодаря SmartFile каждый сервер подключен к одной панели администратора, что позволяет им легко делиться информацией. Это также упрощает для ИТ-специалистов администрирование контента. SmartFile сообщает об активности сервера, файлах и пользователях, поэтому вы можете легко получить статистику использования и легко увидеть, какие файлы наиболее активны.

Гуадалупе из Alfresco объяснила, что ее решение предлагает интеграцию с drupal для простого и надежного управления веб-контентом. На самом деле это скорее система управления знаниями, охватывающая не только документы или файлы, но и процессы. Activity - это их движок BMP, в котором задачи могут автоматически появляться на вашем портале. После просмотра документа он автоматически отправляется следующему человеку, которому необходимо его просмотреть.

Вопрос о том, пора ли переходить на программное обеспечение для управления документами, сводится к тому, тратите ли вы на то, чтобы сотрудники выполняли ручные задачи, больше, чем стоили бы программное обеспечение и внедрение. Если да, то пора обновиться.

Если вам нужно программное обеспечение для управления документами, инфографика Platforms поможет вам выбрать один из вариантов. Platforms может помочь вам найти правильное решение для вашего бизнеса. Просмотрите наши списки или поговорите со специализированным консультантом по программному обеспечению сегодня.