Цель большинства  бухгалтерских программ - сократить объем работы, которую вам нужно сделать. Вы вводите меньше цифр, отслеживаете меньше чеков и тратите меньше времени на то, чтобы все было в порядке. Услуги по расчету заработной платы предоставляют аналогичное преимущество, позволяя вам сосредоточиться на управлении повседневной деятельностью вашего бизнеса, а не на том, чтобы убедиться, что каждый получает свои деньги правильно.

Если вы используете сервис расчета заработной платы и бухгалтерский пакет, в какой-то момент им нужно будет поговорить друг с другом. В очень малом бизнесе вам может не понадобиться время - это не так много, и вам совершенно необходимо время, но я понимаю - связать все ваши системы вместе. По сути, вы действуете как посредник для двух решений, вручную вводя платежную ведомость.

У крупных компаний нет времени или терпения для такой ручной ерунды, поэтому они просто собирают всех на одной странице. К счастью, интегрировать службу расчета заработной платы с бухгалтерским программным обеспечением обычно просто для предприятий любого размера.

В этой статье мы будем использовать  Xero и  ADP в качестве примеров просто потому, что они оба популярны, и компании  позаботились о том, чтобы их продукты хорошо сочетались друг с другом .

Шаг 1. Заставьте всех поговорить

Прежде чем вы сможете начать перенос информации между системами, вам необходимо сообщить поставщику платежной ведомости и поставщику программного обеспечения для бухгалтерского учета, что а) вы являетесь вами и б) вы готовы поделиться своей информацией. В наши дни это довольно стандартно для любой интеграции в любой области.

Ключевым моментом здесь является обеспечение того, чтобы информация, которую вы передаете, была именно той, которую вы хотите передать. Убедитесь, что вам удобен доступ, который требуется каждой стороне уравнения, прежде чем вы дадите программе зеленый свет и начнете делиться информацией.

Для подключения ADP-Xero вам необходимо войти в ADP RUN и активировать функцию «Главная книга для Xero» для своей компании. Затем вы можете войти в систему или зарегистрироваться в Xero, чтобы соединить эти две службы.

Шаг второй: составьте карту

В зависимости от вашей системы этот шаг может происходить практически в любом месте рабочего процесса. Как оказалось, именно здесь он работает в системе ADP-Xero.

В какой-то момент вы должны указать своей системе бухгалтерского учета, как обрабатывать информацию, поступающую от службы расчета заработной платы. Иногда это будет на стороне бухгалтерского программного обеспечения, иногда вы скажете службе расчета заработной платы, как экспортировать данные.

Что касается ADP, вы возьмете план счетов, который вы создали в Xero, и сопоставьте его с системой ADP. Это означает, что теперь ADP может отправлять информацию о заработной плате в нужное место в ваших книгах. Без этого шага вы получите кучу транзакций, которые необходимо вручную назначить вашим учетным записям. Не хорошо.

Шаг третий: проверьте и завершите процесс

Эту систему нетрудно настроить или объяснить. Все, что вы делаете с любой из этих привязок, - это берете числа из одного места и вставляете их в другое место в больших количествах. Прелесть этой системы в том, что вам не нужно делать оклейку самостоятельно.

Однако, если вы пропустите часть этого шага «проверьте это», вы подвергнете себя серьезной неудаче. Все дело в сокращении работы. Если в будущем вы обнаружите, что вы неправильно нанесли на карту все или что у вас есть сотрудник, неправильно обозначенный в вашей системе расчета заработной платы, это не приведет к сокращению объема работы.

В мире ADP-Xero последнее, что вам нужно сделать, это экспортировать платежную ведомость из ADP и проверить ее в Xero.

Последние мысли

Практически для каждой системы это несложный процесс. Другой важный путь интеграции - это, в общем, менее интегрированный. Существует множество систем, в которых вы просто загружаете файл, а затем загружаете его в свою бухгалтерскую систему. Это не самая красивая вещь в мире, но работает.

Ваша бухгалтерская программа - хорошее место для начала интеграции. QuickBooks предлагает хороший выбор приложений для  расчета заработной платы на своем рынке . Вы также можете уточнить у поставщика платежной ведомости. Например, Gusto  интегрируется с четырьмя наиболее популярными поставщиками программного обеспечения для бухгалтерского учета .

Какие комбинации заработной платы и учета вы пробовали? Дайте мне знать, какие из них сработали хорошо, а какие не так хороши, в комментариях ниже.